Какие отчеты сдавать по договору ГПХ в 2025-2026 годах

Отчетность по ГПХ в 2026 году

Предоставление отчетности перед госорганами в 2026 году по договорам ГПХ сильно зависит от выбора исполнителя.

Не знаете, как правильно заключить ГПХ с физическим лицом? Узнайте в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Отчеты по ГПХ с физлицами в 2026 году

По договорам ГПХ с физлицами в 2025–2026 годах заказчик обязан сдавать отчетность в ФНС и СФР, если на выплаты начисляются НДФЛ и страховые взносы (ОПС, ОМС, ВНиМ, ОСС - 30% в пределах ЕПВБ, а с выплат сверх предельной величины базы — 15,1%), взносы на «травматизм» в размере от 0,2% до 8,5%, когда предусмотрена обязанность со стороны заказчика уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это включает:

• РСВ
• 6-НДФЛ
• ЕФС-1 и персонифицированные сведения;
• Отчеты в ЗУП напрямую не сдаются, но данные из него используются для формирования форм.

Договор ГПХ с физлицом, являющимся нерезидентом РФ, практически безальтернативный вариант, чтобы избежать претензий со стороны трудовых инспекций, при этом данные в СФР и ФНС на такого исполнителя подаются в том же объеме, как и на резидента (письмо Минтруда от 09.09.2022 №14–2/ООГ-5755).

Отчеты по ГПХ с самозанятыми в 2026 году

По договорам ГПХ с самозанятыми есть несколько нюансов. Самозанятые (плательщики НПД) предоставляют чеки заказчику; заказчик не удерживает налоги и не сдает отчеты по ним в ФНС и СФР. Но если договор с самозанятым, который совмещает статус (т.е. работает одновременно по трудовому договору в одной компании и по договору ГПХ в статусе самозанятого с заказчиком, предоставляя чеки), то нужно сдавать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и платить взносы, в следующих случаях:

• когда самозанятый перестал быть самозанятым (например, превысил доход), и заказник не расторг с ним договор ГПХ;
• когда заказчик не получил от самозанятого чек (т.е. самозанятый не платит НПД);
• когда самозанятый является сотрудником заказчика или являлся им менее 2 лет назад (пп. 8 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ);
• когда в договоре ГПХ с самозанятым есть пункт об уплате страховых взносов на «травматизм» (письмо СФР от 05.08.2024 № 19–20/35785).

Отчеты по ГПХ с юрлицами

По договорам ГПХ с юрлицами в 2026 году заказчик не обязан сдавать специальную отчетность в ФНС или СФР. Договоры ГПХ между юрлицами регулируются ГК РФ и не создают застрахованных лиц, поэтому исключены РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения. Выплаты отражаются только в общей бухгалтерской отчетности (расходы, НДС, налог на прибыль), и сдается в ФНС.

Узнайте, что учесть при заключении договора оказания отдельных видов услуг. Материал подготовили эксперты в системе КонсультантПлюс, оформите пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Отчеты по ГПХ с ИП

По договорам ГПХ с ИП выплаты могут отражаться только в чеках в КУДиР при УСН самого исполнителя. И сам же ИП фиксирует поступления по чекам/актам в своей КУДиР для расчета УСН. У заказчика нет специальной отчетности по таким чекам.

Отчетность по договорам ГПХ в 2026 году: нововведения

В 2025 году проведены следующие изменения в отчетах, предоставляемых по договорам ГПХ на период 2025–2026 годов:

• Форма РСВ обновлена для детализации ГПХ (изменения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в редакции от 13.09.2024). Введена дополнительная строка 141 в подразделе 3.2.1 раздела 3 с разбивкой по каждому коду категории застрахованного физлица, по каждому месяцу последнего квартала в отчетном периоде в расчетах для отражения выплат по договорам ГПХ.
• Форма ЕФС-1 подается даже по разовым договорам, если есть взносы (ст. 17 ФЗ-27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете» от 01.04.1996).
• Предоставление нулевой отчетности по «травматизму» (если страховые взносы не предусмотрены договором). Обратите внимание! 1 раз в 3 года, который приходится на 2026 год, нужно предоставлять сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев по Приложению к форме №7-травматизм, код формы по ОКУД 0609303 (Приказ Росстата от 31.07.2023 «361 (ред. от 30.01.2025) «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения с указаниями по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения в сфере здравоохранения, за травматизмом на производстве и профессиональными заболеваниями»).
• ИП по ГПХ не отчитываются (если в договоре ГПХ с ИП прописаны взносы «на травматизм», то заказчик обязан подать в СФР раздел 2 формы ЕФС-1, как и с физлицами или самозанятыми).
• Назначены штрафы за несдачу отчетов — от 500 руб. за форму (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
• С 1 сентября 2026 года организации и ИП должны направлять в СФР сведения о наличии в договоре ГПХ условия об уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 5.1 п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 №27-ФЗ). Эти сведения подаются через подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

Сроки подачи отчетов в СФР по договорам ГПХ в 2026 году

Отчет РСВ (расчет по страховым взносам) подается ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала (апрель, июль, октябрь, январь); отражаются взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ по ГПХ отдельно по месяцам. Расчет по страховым взносам за год сдается в первый календарный месяц следующего года. Выплаты по ГПХ отражаются отдельно по месяцам и кодам застрахованных. (п. 13.20 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Отчеты ЕФС-1 подаются до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Полностью форму заполнять не нужно, так как для разделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД): о трудовой деятельности — подаются в первый рабочий день после заключения или расторжения договора; указываются даты заключения или расторжения (если известна дата окончания договора, то подать данные о договоре ГПХ одновременно с двумя строками — дата начала ГПХ и дата окончания ГПХ) и реквизиты ГПХ.
• Подраздел 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) заполняется, если в отчетном периоде у сотрудника по договору ГПХ были периоды, включаемые в страховой стаж для назначения досрочной пенсии, такие как отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Срок отправки — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• Подраздел 1.3 (СИоЗП) заполняется ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Подраздел 3 (ДСВ-3) заполняется ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• Раздел 2 (4-ФСС) заполняется ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Сроки подачи отчетов в ФНС по договорам ГПХ в 2025–2026 годах

Отчет 6-НДФЛ сдается подается ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала (апрель, июль, октябрь), годовой — до 25 февраля; отражаются доходы и удержанный НДФЛ (13% для резидентов РФ или 30% для нерезидентов) по ГПХ.

Персонифицированные сведения о физлицах подаются ежемесячно до 25-го числа (за март, июнь, сентябрь, декабрь — опционально, если данные есть в отчете РСВ для СФР); включают ФИО, ИНН, СНИЛС, суммы выплат за каждый предшествующий месяц действия договора. Данные сведения не подаются компаниями и ИП на АУСН!

Отчет по ГПХ в ЗУП 3.1

Отражение договора ГПХ в программе 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет не запутаться при отражении договора ГПХ в бухучете, при расчете 6-НДФЛ или страховых взносов, формировании отчетности РСВ. Отдельный «Отчет в ЗУП 3.1» не подается, так как является внутренней обработкой данных, интегрированных в общую отчетность. Необходимо формировать авансовые отчеты по каждому исполнителю (при выборе авансовой системы оплаты); составлять отчеты для налоговых органов на основе данных, введенных в систему.

Внесение информации в программу имеет некоторые нюансы и особенности, поскольку отношения характеризуются как гражданско-правовые, а не как трудовые. В программе предусмотрены специальные функции для учета договоров ГПХ (специальные формы: в ЗУП 3.1. в разделе Настройки выбрать «Расчет зарплаты», далее выбрать настройку «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера», появится раздел «Договора, в т.ч. авторские»). Данные программы позволяют также предусмотреть страхование от несчастных случаев (если предусмотрены договорам взносы на «травматизм»), для этого следует установить флаг «Подлежит страхованию от несчастных случаев» при внесении в договора ГПХ в программу ЗУП, что в дальнейшем позволит отразить договора ГПХ в отчетах ЕФС-1.

Авансовый отчет по договорам ГПХ

При оформлении договоров ГПХ, как в программе ЗУП, так и в бумажном варианте, т.е. при указании выбора способа оплаты по договору ГПХ, можно выбрать следующие способы:

• Однократно в конце срока
• По актам выполненных работ
• В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами

Авансовый отчет по ГПХ не требуется, в случаях выплат за оказанные услуги при оплате однократно в конце или по акту выполненных работ; оплаты фиксируется в бухучете, как расход (Дт 20, Дт 26, Дт 44, Кт 60 Кт 76), с НДС (если применимо). Либо может предоставляться едино- или многократное авансирование. Если предоставляется авансовая выплата (например, в договорах авторского заказа) составляется авансовый отчет по ГПХ. Он должен включать данные о предоплатах; отчет о выполненных работах и расходах. Данные способы авансовой оплаты можно выбрать при создании документа Договор (работы, услуги) в программе ЗУП. Приказ об утверждении списка подотчетников по договорам ГПХ не обязателен, однако для удобства и точности учета лучше его оформлять (Письмо ЦБ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

В чем отличие работы по гражданско-правовому договору от работы по трудовому договору?  Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

Соблюдение отчетности по договорам ГПХ в 2026 году является важной частью работы любой организации. Неправильное или несвоевременное представление отчетов может привести к штрафам и другим негативным последствиям. Поэтому важно следить за изменениями в законодательстве, вовремя выполнять все обязательства и контролировать исполнителей по договорам ГПХ.