Как провести сверку с военкоматом по воинскому учету в 2024 году: пошаговая инструкция

Порядок сверки с военкоматом в 2024 году

Проводить сверку с военкоматом юридическое лицо обязано не реже одного раза в год. Данная обязанность утверждена Постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 г. (далее - Положение 719), в п. 32. Целью сверок является актуализация сведений о физических лицах, подлежащих воинскому учету, как в организациях-работодателях, так и в военных комиссариатах или подразделениях, выполняющих их функции в муниципальных округах.

Сама по себе сверка - несложная процедура. В военкомат необходимо направить список военнообязанных лиц или призывников, которые числятся в штате предприятия, и приложить к нему карточки воинского учета сотрудников. Пакет документов обычно сопровождается специальным письмом организации с исходящим номеров в рамках делопроизводства компании.

Однако на деле самую большую сложность представляет именно корректное заполнение карточек воинского учета сотрудников (в 2024 году - форма 10) и на основе этих данных - списка военнообязанных лиц для сверки. Как вести воинский учет так, чтобы сверка с военкоматом не превратилась в лихорадочную схватку с непонятными документами и инструкциями, да еще и в сжатые сроки, разберем в пошаговом плане необходимых заблаговременных действий.

Сначала рассмотрим порядок действий в 2024 году для планирования работы на 2025 год, а затем - последовательность проведения сверки с военкоматом за 2024 год при условии налаженного воинского учета и в случае его отсутствия.

Как провести ежегодную сверку сведений о военнообязанных работниках со сведениями иногородних военкоматов? Можно ли отправить им сведения о состоящих в запасе работниках почтой в двух экземплярах и попросить вернуть второй со своей отметкой? Ответы на эти вопросы есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Шаг 1-2. Утверждение Плана работы по воинскому учету

Конечно, если сроки сверки уже наступили, военкомат прислал соответствующий запрос, а на предприятии в документах воинского учета, как говорится, конь не валялся, нужен комплекс экстренных мероприятий и «планировать плановые мероприятия» поздновато. Зато для успешной работы военно-учетного стола в будущем алгоритм продуманного, заранее составленного плана пригодится.

Итак, для успешной сверки с военкоматом компания должна действовать согласно Положению 719, Инструкции 700 (Постановление Минобороны № 700 от 22.11.2021), Методическим рекомендациям от 11.07.2017 (далее - МР Минобороны).

Для утверждения Плана работы на будущий год необходимо сначала составить его проект. Проект желательно делать лицам, которые в дальнейшем будут заниматься документами по воинскому учету. Так что первый шаг - назначение ответственного за ведение воинского учета Приказом руководителя.

Бланк по теме: Приказ об организации воинского учета - образец Посмотреть Скачать

Кандидатура ответственного за ВУ в организации должна быть предварительно одобрена в военном комиссариате, к которому приписан работодатель.

Далее Шаг 2: ответственный изучает весь инструктивный материал по воинскому учету в организациях и делает проект Плана работы по ВУ.

Шаг 3. Знакомство с местным военным комиссариатом

Ответственному за ВУ в организации с первых дней выполнения своих обязанностей полезно побыстрее выяснить, куда организация должна подавать отчеты и сведения для сверок, а также сроки предоставления и наличие особых местных требований и форм.

Если в населенном пункте нет подразделения военного комиссариата, его функции могут выполнять органы местного самоуправления (администрации муниципальных округов) или отдельные военно-учетные столы при районных комиссариатах.

В разных регионах сроки предоставления отчетов и сверок в 2024 году могут быть различными. На местах также могут требовать какие-то дополнительные сведения или формы к общему пакету документов. Все это нужно выяснить заранее, чтобы не было претензий от соответствующего ведомства.

К тому же План работы по организации ВУ после согласования с руководством и подразделениями необходимо будет согласовать в местном подразделении ВК. И только после получения отметки от ВК о согласовании его можно утвердить распоряжением руководителя.

Шаг 4. Утверждение Плана работы по воинскому учету

Затем составленный проект Плана работы по воинскому учету на 2024 год нужно согласовать с руководителями подразделений компании. Например, предусмотреть пункт, по которому бухгалтерско-финансовый отдел будет ежемесячно предоставлять ответственному за ВУ копии списков сотрудников с указанием их должности, подразделения, должностного оклада. Или кадровой службе вменить в обязанность все кадровые перемещения дублировать телефонограммой ответственному за ВУ (ОВУ) или просто предусмотреть в кадровых приказах на листе ознакомления с приказом также и подпись ОВУ.

Далее проект Плана работы на 2024 год необходимо согласовать в подразделении ВК. Только после получения отметки от ВК его можно утвердить Приказом руководителя. План может быть утвержден как отдельный документ или в составе Положения об организации воинского учета в компании.

Шаг 5. Определиться с системой воинского учета, помещением, хранением

Далее руководству компании нужно принять решение о способах ведения ВУ. Это может быть как полная автоматизация учета, так и частичная.

Полную автоматизацию ВУ можно осуществлять через различные программные решения, например 1С: Зарплата и Управление персоналом (1С:ЗУП 8.3). В ней предусмотрен практически весь пакет документов, которые нужны для составления личных карточек военнообязанных по форме 10, и других документов, связанных с ВУ.

Воинский учет поддерживается в различных комплексных пакетах:

• 1С: Комплексная конфигурация;
• 1С: Наша фирма;
• 1С: Воинская отчетность и проч.

Некоторые IT-компании также предлагают собственные программы для ВУ:

• СБИС;
• Инсофт;
• НТЦ-Софт и др.

Кроме того, многие предприятия передают ведение воинского учета аутсорсинговым компаниям. Это дешевле, чем содержать собственного специалиста со всей необходимой вычислительной техникой, и надежней, так как в фирмах-аутсорсерах обычно работают профессионалы - специалисты с высокой квалификацией - и договором предусматриваются многие подстраховочные мероприятия.

Частичную автоматизацию можно сделать собственными силами, например скачать формы необходимых документов в EXCEL и на их основе организовать электронную и бумажную картотеку. Продвинутые пользователи EXCEL могут зашить через систему формул и макросов собственный комплекс по автоматическому заполнению сводных документов.

Ну и никто не отменял полностью бумажный формат ведения документации по ВУ. Для предприятия с небольшим штатом это вполне приемлемый вариант при условии грамотной и кропотливой работы ответственного за ВУ.

Нужно также определиться с помещением для хранения документов по воинскому учету и ведением повседневной работы. Это важно, так как ответственный за ВУ должен собственноручно вносить все изменения в документы ВУ, ставить отметки об ознакомлении, составлять уведомления в ВК, рекомендации для военнообязанных сотрудников и т. д.

Такая ответственная работа, некачественное исполнение которой может привести к предъявлению серьезных штрафов, требует хороших бытовых условий, оснащения вычислительной техникой и средствами телекоммуникационной связи (по возможности), а также сохранности всех бумажных и электронных документов по ВУ.

Шаг 6. Составить первоначальный список военнообязанных лиц

Далее ОВУ нужно составить список своих «подшефных» сотрудников. Туда заносятся:

• военнообязанные лица;
• лица призывного возраста;
• лица, которые могут иметь отношение к воинской обязанности, но пока сведений об этом недостаточно;
• женщин, которые имеют или могут иметь ВУС (военно-учетную специальность).

В списке полезно сразу предусмотреть основные показатели воинского учета, а также графы, в которые можно вносить различные отметки:

• Ф. И. О.;
• дата и место рождения;
• данные о воинском билете, удостоверении призывника, ПЭК (серия, номер, дата выдачи, подразделение, выдавшее документ);
• воинское звание;
• категория запаса;
• состав (профиль);
• кодовое обозначение ВУС (полное);
• категория годности;
• наличие мобилизационных предписаний;
• наличие брони к должности;
• образование (+ дата получения);
• место жительства, пребывания или подразделение военного комиссариата приписки (или органа, выполняющего его функции, если это не местный комиссариат) (+ дата регистрации или постановки на учет);
• семейное положение (+ дата регистрации);
• должность, структурное подразделение (+ дата начала работы в должности);
• отметка о соответствии данных в военном билете и отметок в паспорте гражданина РФ;
• другие полезные примечания.

Для начала возможна более краткая форма списка, особенно для первых действий по ВУ. По мере составления списка ОВУ уже будет понятен примерный перечень последующих действий: например, сделать запросы в военкомат по лицам с непонятной воинской обязанностью. Или по мере формирования списка записывать только даты за последний месяц или неделю. Информация о сроках полезна для выяснения, был ли извещен военкомат приписки о произошедших изменениях, так как вся информация должна предоставляться в ВК в течение 5 дней со дня регистрации.

При наличии действующих мобилизационных предписаний также необходимо быстро принять меры по их исполнению или извещению о невозможности исполнения с указанием причин или предоставлением копий соответствующих документов.

Серьезная работа предстоит также ОВУ для выяснения необходимости бронирования специалистов, наличия действующих броней и организации брони на нужных, еще не оформленных сотрудников.

Шаг 7. Заполнение учетной карточки сотрудников данными по воинскому учету

Затем можно приступить к составлению личных карточек сотрудника по форме 10 для воинского учета. Порядок и методы внесения информации зависят от способа ведения воинского учета и деловых качеств ОВУ. Возможно, он просто сделает пофамильный список по категориям лиц, пребывающих в запасе, или призывникам и сразу будет заносить всю информацию в карточки. Тут выбор за специалистом: как ему работать с большей эффективностью.

Шаг 8. Непосредственная подготовка к сверке с военным комиссариатом

Поскольку с момента начала проведения СВО на Украине, с 2022 года, была проведена очень большая работа по стимулированию и систематизации воинского учета в организациях-работодателях, большинство организаций имеют состояние ВУ в стадии законченных шагов 1-7.

Жесткие меры и штрафы за несоблюдение требований по ведению ВУ, принятые законодательными и НП-актами в 2023 году, способствовали проведению серьезной работы по воинскому учету на предприятиях и высокой готовности сведений для проведения сверок с военными комиссариатами.

Поэтому, когда подходят сроки сверки сведений по военнообязанным лицам с данными, имеющимися в ВК, ответственный за ВУ должен провести внутреннюю контрольную сверку всех сведений, содержащихся в карточках сотрудников по ВУ (форма 10) и в учетной карточке организации (форма 18).

После проведения внутренней контрольной сверки на карточке сотрудника карандашом ставится отметка о дате проверки, подпись и расшифровка подписи лица, проводившего проверку (обычно ответственного за ВУ).

Во втором поле для сверки отметку сделает военкомат по завершении процедуры.

Шаг 9. Проведение сверки с военным комиссариатом в 2024 году

Хотя сроки сверок сведений с ВК согласовываются заранее, может получиться так, что военкомат не направит специального запроса на плановую сверку. В этом случае не стоит облегченно вздыхать, так как обязанность по проведению сверки с военкоматом выполняется безусловно, без дополнительного запроса военкомата. Просто следует подготовить документы и поинтересоваться у специалиста ВК, как и когда присылать документы на сверку.

Заполненные и проверенные карточки сотрудников ф. 10, с 2 экземплярами списка для сверки (Приложение 23 к Инструкции 700, скачать) направляются в военкомат вместе с сопроводительным письмом (Приложения к Инструкции 700).

Скачать инструкцию 700

Передать пакет документов можно нарочно, проставив на своем экземпляре сопроводительного письма отметку о приеме списка и карточек в ВК. Можно направить документы по почте ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Для учета переданных карточек нужно сделать отметки карандашом в Журнале учета военнообязанных лиц (если такой ведется) или распечатать для себя третий экземпляр списка сверки (Приложение 23 к Инструкции 700) и в нем сделать необходимые отметки.

Возможен также вариант, что организация с большим составом военнообязанных не передает сразу все карточки лиц, пребывающих в запасе, и призывников. Частичную передачу нужно отразить в Журнале учета ВО лиц или в переданном в военкомат списке для сверки.

Дальнейшая передача пачки карточек также должна сопровождаться письмом с указанием фамилий сотрудников, карточки которых передаются дополнительным пакетом. После сверки 100 % карточек внимательно пересмотреть возврат учетных карточек ф. 10 и изменить отметки в Журнале учета ВО лиц или специально составленных внутренних списках. Нужно также проверить наличие отметок военкомата на каждой сверенной карточке.

По окончании сверки представитель военного комиссариата должен сделать отметку в Журнале проверок воинского учета. Такой журнал обязательно должен вести любой работодатель.

Свой экземпляр списка сверки сведений по лицам, пребывающим в запасе, и призывникам с отметкой ВК о результатах нужно хранить не менее года, до окончания следующей годовой сверки.

Шаг 10. Сверка по лицам, приписанным к другому военкомату

Предоставлять сведения по военнообязанным лицам, которые приписаны не к основному военному комиссариату, куда отчитывается компания-работодатель, а к подразделению в другом населенном пункте или регионе, необходимо именно в это подразделение ВК или орган, выполняющий функции первичного воинского учета.

Делается это так же, как и по основной сверке, с направлением списка сверки и карточек сотрудников, например, по почте. И также хранить списки с отметками ВК в течение года.

Результаты и сроки сверки сведений с ВК в 2024 году

В зависимости от количества выявленных отклонений в сведениях, которые значатся у работодателя и в военном комиссариате, ВК проставит оценку ведению воинского учета на предприятии:

• «отлично» в случае отсутствия различий в сведениях;
• «хорошо», если количество отклонений не превышает 5 % от всего объема предоставленных данных;
• «удовлетворительно» в случае общей доли отклонений от 5 до 10 %;
• «неудовлетворительно», если таких выявлено более 10 %.

Если отклонения в сведениях произошли по причине несвоевременного представления информации ответственным за ведение ВУ в организации, ему могут предъявить штраф в размере 40-50 тыс. р. в соответствии с гл. 21 КоАП РФ.

Но если ответственный за ВУ аккуратно вел все документы и вовремя предоставлял уведомления со всеми отметками и копиями документов, нужно обязательно установить причины всех выявленных отклонений. Возможно, вина за расхождения в сведениях лежит на сотруднике ВК или произошли какие-то сбои в работе почтовой службы или передаче электронных сообщений, если информация передавалась в электронном виде.

Что касается сроков проведения сверки с военкоматом, то они никакими нормативно-правовыми актами не установлены. Главное правило - не реже 1 раза в год. Однако военкоматы могут запрашивать полную сверку или выборочную информацию на свое усмотрение. Так что нужно всегда оперативно вносить все изменения в учетные карточки и другие формы воинского учета, чтобы быть готовыми предоставить ответ на запросы ВК в предусмотренные сроки.

Шаг 11. Повседневная работа для подготовки сведений для сверок

В шагах 1-8 был изложен минимальный перечень действий, которые необходимо сделать ответственному за ведение воинского учета в организации для того, чтобы провести сверку с ВК. Однако на практике изначально внесенные в карточку сведения могут часто меняться:

• прием или увольнение сотрудника;
• изменения в образовании, семейном положении, составе семьи;
• изменение должности или структурного подразделения;
• изменение адреса регистрации, пребывания, приписки к военкомату;
• изменения в состоянии здоровья;
• установление или снятие брони;
• прохождение военных сборов и т. д.

По всем таким изменениям работодатель обязан уведомлять свой ВК в короткие сроки - обычно в течение 5 дней.

Если будут установлены лица, которые без каких-либо оснований не имеют воинских документов или особых отметок в паспорте, информация о них должна быть передана в ВК в 3-дневный срок.

Кроме предоставления нужных сведений в ВК, ответственный за ВУ в компании занимается многими другими делами, которые упорядочивают и актуализируют сведения о лицах, пребывающих в запасе ВС РФ, и призывниках:

• установление причин отсутствия воинских документов и их оформление;
• устранение различных ошибок, опечаток, описок, неточностей, занесенных ранее в документы ВУ сотрудников;
• оформление бронирования граждан;
• ответы на текущие запросы военкоматов, ведение другой переписки по ВУ;
• изучение инструктивного материала и изменений в законодательстве;
• отслеживание полученных мобилизационных предписаний, повесток для сотрудников, обеспечение своевременного оповещения их о полученных повестках и явки в военкоматы или на медицинское обследование;
• анализ обеспеченности компании трудовыми ресурсами на период полной или частичной мобилизации и т. д.

Ведение ВУ для ИП или при отсутствии военнообязанных лиц

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет. Однако на практике военные комиссариаты часто направляют работодателям-ИП запросы о предоставлении сведений по военнообязанным лицам или призывникам. Кроме того, согласно ТК РФ, при приеме на работу ИП должен потребовать документы по воинскому учету нового сотрудника на общих основаниях.

Нет каких-либо штрафных санкций за непредоставление ИП сведений в военкоматы или неоповещение о полученных повестках. Однако если ИП-работодатель будет препятствовать явке военнообязанного в военкомат, его все же могут за это оштрафовать как должностное лицо.

Кроме того, ИП, у которого большой удельный вес военнообязанных сотрудников, заинтересован в контроле кадрового состава на период военных сборов или мобилизационных мероприятий, так что ведение учета таких сотрудников в интересах самого ИП.

Что касается организаций, в которых нет ни военнообязанных, ни призывников, мероприятия по шагам 1-4 они в любом случае выполнить обязаны. Такие организации также должны ежегодно предоставлять учетную карточку организации, ф. 18, с пустым списком граждан, пребывающих в запасе ВС РФ. Ситуация с отсутствием военнообязанных сотрудников может измениться в любое время.

Как провести сверку, если воинский учет отсутствует

Тем не менее ситуация, когда воинский учет на фирме не организован, а военкомат запросил сведения на сверку, возможна. В таком случае в указанный срок нужно будет оперативно:

• назначить приказом ответственного за ведение ВУ в организации и согласовать его кандидатуру в период проведения сверки;
• заполнить карточки военнообязанных сотрудников по форме 10;
• составить список для сверки с ВК по форме Приложения 23 к Инструкции 700;
• составить План работы на следующий год, который можно будет утвердить вместе с проведением сверки;
• предоставить пакет документов в военкомат, завершить сверку и заняться организацией воинского учета.

Маловероятно, что компания, действующая несколько лет, к 2024 году так и не организовала воинский учет, так как, кроме сверок, ежегодно необходимо передавать в военкоматы несколько отчетов - формы 6, 18, 19.

Однако небрежное составление документов, несвоевременное предоставление сведений об изменениях личных данных военнообязанных сотрудников, плохо налаженная работа по оповещению сотрудников о полученных повестках и низкий уровень автоматизации ВУ до сих пор не редкость. Руководители предприятий-работодателей должны внимательно ознакомиться с главой 21 КоАП РФ о штрафных санкциях, применяемых при нарушениях ведения воинского учета.

Итоги

Сверки с военными комиссариатами организации-работодатели осуществляют минимум раз в год. Для этого ответственными за ВУ на предприятиях должна проводиться кропотливая и планомерная повседневная работа по сбору информации о военнообязанных и призывниках. Это позволит провести сверку с военкоматом быстро и без лишних замечаний.

Проведение сверок с военкоматами в 2024 году имеет цель - максимально зарегистрировать и актуализировать сведения обо всех лицах, находящихся в запасе ВС РФ, подлежащих призыву или имеющих возможность выполнять или ограниченно выполнять воинский долг, но по каким-то причинам не имеющим подтверждений об отношении к воинской обязанности.

Полнота и точность таких сведений позволит своевременно осуществлять разные военные и призывные мероприятия, мобилизационные предписания, указания по бронированию нужных специалистов. Именно от этих действий зависит безопасность нашей страны и всех граждан России.