Как перенести отпуск в графике отпусков

В каких случаях переносится отпуск

Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК):

• из-за болезни, совпавшей с отпуском;

• в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;

• если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;

• когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска – не менее чем за 3 дня до его начала;

• иные случаи.

К иным причинам можно отнести, к примеру:

• предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;

• желание сотрудницы присоединить отпускные дни к отпуску по беременности и родам;

• при подаче заявления сотрудником, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам.

Есть и другие причины, предусмотренные различными государственными актами.

Исключение из общего правила

Трудовой кодекс разрешает в порядке исключения (и только с согласия работника) осуществлять перенос очередного отпуска на другой календарный год, если из-за отсутствия человека на работе нарушится нормальный ход рабочего процесса. Но это допустимо, только если работник:

• старше 18 лет;

• не занят на производстве с вредными или опасными условиями труда.

Нельзя не предоставлять отдых два года подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. 

ВНИМАНИЕ! При замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 "Примечание" необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также нужно отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Изменение отпускного периода по согласованию сторон

А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц – возможно ли это? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон, только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.

Просто отменить работнику отпуск нельзя – его можно только передвинуть на другие даты.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
Как правильно написать заявление и приказ о переносе части отпуска, предусмотренной в графике отпусков? Например, в графике отпуск разделен на части: 14 дней, 7 дней, 7 дней. Работник незапланированно берет 2 дня отпуска (по согласованию с работодателем). Откуда их перенести и как объединить приказ о предоставлении и переносе отпуска и внести при этом изменения в график отпусков? Ответы на эти вопросы читайте в «КонсультантПлюс», получив пробный демо-доступ.

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Если работник хочет изменить время отдыха, он должен написать на имя руководителя заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем, с ним должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).

Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска – у нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь.

Перенос по инициативе работодателя

Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если человек откажется, отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком. Важно получить именно письменное согласие – тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе. Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату.

Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет руководитель отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.

Служебная записка о переносе отпуска – образец:

После всех согласований руководитель издает приказ о переносе отпуска с указанием в его тексте причины переноса, например: «…выход работника в отпуск по графику может нарушить нормальный ход работы в организации». С приказом знакомят под подпись работника и ответственного сотрудника кадровой службы.

Какие возможны риски, если нарушен порядок переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как перенести отпуск в графике отпусков

После подписания приказа необходимо внести изменения и в график отпусков. Организация имеет право разработать собственную форму этого документа. Если компания применяет унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то утвержденные изменения отображаются следующим образом:

• в графу 8 вносятся номер и дата приказа о переносе отпуска;

• в графе 9 ставится новая дата начала отпуска;

• в графе 10 указывается причина переноса.

Кроме того, обновленные данные вписываются и в личную карточку сотрудника – в раздел «Отпуск».

Перенос отпуска в графике отпусков – образец:

Скачать образец заполнения графика отпусков

Распространенные вопросы

Как оформить отпуск вне графика отпусков

На сегодня по-прежнему актуальным является вопрос, может ли работник взять несколько дней из очередного отпуска вне графика и когда. Поэтому в статье разберем, когда это возможно, что для этого требуется, как оформляется.

Отпускной график и его исполнение

Очередные отпуска предоставляются сотрудникам строго по действующему графику, а также на основании приказа нанимателя. Таков общий порядок. Очередность ухода на отдых определяется исключительно графиком. Принимают его ежегодно за 2 недели до нового календарного года. Например, график на 2023 г. нужно было утвердить до 16.12.2022.

При его составлении наниматель должен учитывать приоритетное право льготников, а при его утверждении – мнение профсоюза (ч. 1 ст. 123 ТК). Действующий график обязан безоговорочно исполнять и наниматель, и работник.

Наниматель регулирует процесс предоставления отпусков. Он предупреждает каждого работника о начале и завершении отдыха, принимает решение о возможности (невозможности) его переноса!

Поскольку трудовое законодательство периодически меняется, то нанимателю приходится принимать во внимание и новые нормы. Так, в 2022 г. в ТК привносились изменения, согласно которым право на очередной отпуск в любое время, не зависимо от графика, получили многодетные сотрудники и мобилизованные сотрудники.

Кому могут предоставить дни отдыха вне графика

Любому работнику вне зависимости от наличия (отсутствия) льготного статуса может понадобиться несколько дней отдыха вне графика по семейным, личным и иным обстоятельствам. Тогда работник обращается к нанимателю с просьбой перенести отпускной период на другую дату.

По ТК наниматель может, но не обязан удовлетворять просьбы работников о предоставлении дней отдыха не по графику. Под исключение попадают льготники, которые имеют право брать их вне графика – им наниматель не вправе отказать!

Соответственно, если работник не является льготником, наниматель может ему отказать. Чтобы повысить шансы на получение положительного ответа от нанимателя, следует приложить к заявлению документы, подтверждающие необходимость переноса отпускных дат.

Что говорит Роструд

Роструд отмечает, что отпускной график (письмо № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020):

• стандартно предполагает указание конкретной (согласованной между работником и нанимателем) даты начала и окончания отпуска;
• может содержать изменения в рамках договоренностей, достигнутых двумя сторонами трудовых отношений (нанимателем и работником).

Если стороны не достигнут договоренностей по изменению отпускных дат, то график остается для них приоритетным документом и неким гарантом. Тогда все будут следовать изначально утвержденному графику и прописанным в нем датам.

Перечень льготников, которые имеют право на отпуск в любое время

1. Совместители могут взять отпуск вместе с отпуском, который предоставляется на основной работе (ст. 286 ТК).
2. Мобилизованные работники вправе взять отпуск в любое время после выхода на работу на протяжении 6 мес. (ст. 351.7 ТК).
3. Ветераны боевых действий (ст. 16 ФЗ № 5 от 12.01.1995, послед. ред. – 21.11.2022).
4. Супруги военнослужащих при желании могут взять отпуск вместе с супругом (п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998, послед. ред. – 05.12.2022).
5. Несовершеннолетние – им предоставляют до 31 дн. отдыха (ст. 267 ТК).
6. Отпускники, которые отозваны из отпуска нанимателем и вышли раньше на работу, прервав отдых, вправе использовать оставшиеся дни отдыха в любое время (ст. 125 ТК).
7. Почетный донор (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012 в послед. ред. от 28.06.2022).
8. Беременные женщины могут взять очередной отпуск до, после отпуска по БиР (ст. 260 ТК).
9. Многодетный родитель с 3 и более детьми до 18 лет до достижения 14-летнего возраста младшим ребенком (ст. 262.2 ТК).
10. Муж женщины, которая находится в отпуске по БиР (ст. 123 ТК).
11. Работник, усыновивший ребенка до 3 лет, может взять очередной отпуск на протяжении 70 дн. непосредственно после усыновления этого ребенка, а также 110 дн. после того, как он усыновит двух детей (ст. 257 ТК).
12. Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью (ст. 262.1 ТК).
13. Работники, удостоенные госнаград (подробнее – в Руководстве по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. Роструда № 123 от 13.05.2022).

Как взять несколько дней отдыха вне графика

Таким образом, в отпускном графике наниматель прописывает конкретный период отпуска в нужном месяце для каждого сотрудника. Если же прописанные даты меняются по желанию (согласованию) двух сторон, работник, соответственно, использует в качестве отпуска (отпускных дней) другой период месяца.

Работник при наличии обоснованных причин должен написать заявление о предоставлении дней отдыха вне графика и письменно согласовать (утвердить) с нанимателем новые даты отдыха!

Если наниматель удовлетворит просьбу работника, то одна часть разделенного отпуска должна составлять как минимум 14 кал. дней. Наниматель при этом:

1. Издает соответствующий приказ.
2. Вносит требуемые изменения в отпускной график, а если нужно, то и личную карточку отпускника.
3. Оплачивает отпускные дни, предоставленные работнику.

Какие возможны риски при оформлении ежегодного отпуска не по графику отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Составление заявления на отпуск вне графика

Подобные заявления пишут по большей части в произвольной форме. Только крупные организации зачастую разрабатывают для отпусков и иных случаев собственные бланки. Работник, который составляет заявление сам, должен обязательно указать:

• просьбу о предоставлении дней отдыха вне графика;
• причину такой просьбы (почему он просит дни отдыха в иное время);
• дату начала, окончания отдыха вне графика.

Написать заявление можно от руки либо на компьютере, но в любом случае на нем нужно проставить личную подпись и дату написания.

Образец заявления:

Что заплатят отпускнику

Оплата части отпуска, предоставленной работнику вне графика по его заявлению, оплачивается нанимателем по ТК в размере среднего заработка. Выдать отпускные должны не позже чем за 3 кал. дн. до первого дня отдыха.

Если дата выплаты выпадет на выходной либо праздник, срок выплаты сдвигается согласно ч. 8 ст. 136 ТК. Тогда отпускнику деньги должны выплатить накануне выходного либо, соответственно, праздника.

Учитывая выше обозначенные требования по срокам, для целей их соблюдения наниматель вправе определить оптимальный срок подачи заявления о переносе отпуска. Ведь если он нарушит установленные для выплат сроки, его могут привлечь по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Если заявитель запросит отпуск на более длительный срок, чем установлено законом (больше 28 дн.), то дни, которые выходят за рамки этого срока, предоставят ему за его же счет!