Как перенести отпуск в графике отпусков

02.11.2023
График отпусков составляется за две недели до наступления нового календарного года. Предоставление дней отдыха работнику должно осуществляться в соответствии с принятым документом. Однако все предусмотреть невозможно, и иногда возникает необходимость переноса отпуска на другие даты. Чтобы такое изменение не стало нарушением, кадровой службе работодателя необходимо правильно оформить все документы. Рассмотрим, как правильно оформить внесение изменений в график отпусков.

В каких случаях переносится отпуск

Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК):

  • из-за болезни, совпавшей с отпуском;

  • в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;

  • если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;

  • когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска – не менее чем за 3 дня до его начала;

  • иные случаи.

Статья по теме: Включать ли совместителей в график отпусков Отпуск совместителей – одна из немногих «черных дыр» в трудовом законодательстве. Вроде бы законодательно установлено, что работодатель, у которого сотрудник принят по совместительству, должен предоставить последнему полноценный ежегодный отпуск, и, заметим, одновременно (!) с отпуском по основному месту работы, но при этом не предложено алгоритма исполнения данного нормативного требования. В этом обзоре мы расскажем, на каком основании подлежат включению в график отпусков внешние совместители, как соотнести их отпуск на совмещаемом производстве с отпуском на «основном», и каким образом регламентировать эту процедуру локальными нормативными актами, чтобы обезопасить себя от штрафов и предписаний от ГИТ. Подробнее

К иным причинам можно отнести, к примеру:

  • предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;

  • желание сотрудницы присоединить отпускные дни к отпуску по беременности и родам;

  • при подаче заявления сотрудником, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам.

Есть и другие причины, предусмотренные различными государственными актами.

Исключение из общего правила

Трудовой кодекс разрешает в порядке исключения (и только с согласия работника) осуществлять перенос очередного отпуска на другой календарный год, если из-за отсутствия человека на работе нарушится нормальный ход рабочего процесса. Но это допустимо, только если работник:

  • старше 18 лет;

  • не занят на производстве с вредными или опасными условиями труда.

Нельзя не предоставлять отдых два года подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. 

ВНИМАНИЕ! При замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 "Примечание" необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также нужно отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Изменение отпускного периода по согласованию сторон

А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц – возможно ли это? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон, только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.

Просто отменить работнику отпуск нельзя – его можно только передвинуть на другие даты.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
Как правильно написать заявление и приказ о переносе части отпуска, предусмотренной в графике отпусков? Например, в графике отпуск разделен на части: 14 дней, 7 дней, 7 дней. Работник незапланированно берет 2 дня отпуска (по согласованию с работодателем). Откуда их перенести и как объединить приказ о предоставлении и переносе отпуска и внести при этом изменения в график отпусков? Ответы на эти вопросы читайте в «КонсультантПлюс», получив пробный демо-доступ.

 

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Если работник хочет изменить время отдыха, он должен написать на имя руководителя заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем, с ним должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).

Генеральному директору ООО "Смайлик"
Трофименко Р.И..
от менеджера Артеменко А.Н.
 
 
Заявление
 
 
Прошу перенести 17 дней ежегодного отпуска, совпадающих с периодом учебного отпуска, на другой срок - с 15.11.2023 по 01.12.2023.
Приложение: справка-вызов от 13.11.2023 № 2534.
 
Артеменко
20.05.2023

Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска – у нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь.

Перенос по инициативе работодателя

Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если человек откажется, отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком. Важно получить именно письменное согласие – тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе. Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату.

Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет руководитель отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.

Служебная записка о переносе отпуска – образец:

Директору ООО «Смайлик»
Трофименко Р.И.
от главного бухгалтера 
Васнецовой Н.Н.

Служебная записка

В связи с болезнью бухгалтера по заработной плате Семеновой О.И. прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск бухгалтеру Кондратьевой А.П. с 25.10.2023 на 06.11.2023, так как отсутствие одновременно двух сотрудников подразделения в отчетный период может повлечь задержку начисления заработной платы сотрудникам, нарушение сроков сдачи отчетности и перечисления НДФЛ и взносов в ФНС.

Главный бухгалтер                        Васнецова                       Васнецова Н.Н.
                                                                                                      19.10.2023

После всех согласований руководитель издает приказ о переносе отпуска с указанием в его тексте причины переноса, например: «…выход работника в отпуск по графику может нарушить нормальный ход работы в организации». С приказом знакомят под подпись работника и ответственного сотрудника кадровой службы.

Какие возможны риски, если нарушен порядок переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как перенести отпуск в графике отпусков

После подписания приказа необходимо внести изменения и в график отпусков. Организация имеет право разработать собственную форму этого документа. Если компания применяет унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то утвержденные изменения отображаются следующим образом:

  • в графу 8 вносятся номер и дата приказа о переносе отпуска;

  • в графе 9 ставится новая дата начала отпуска;

  • в графе 10 указывается причина переноса.

Кроме того, обновленные данные вписываются и в личную карточку сотрудника – в раздел «Отпуск».

Перенос отпуска в графике отпусков – образец:

 

Скачать образец заполнения графика отпусков

Итоги

Оформите перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, если на это есть основания (например, работник заболел в отпуске и вы его не продлевали). На практике, если перенос инициирует работодатель, работнику направляют уведомление, а если работник - берут заявление (оно необходимо, например, если он просит перенести отпуск из-за его несвоевременной оплаты). Если ранее вы уже издали приказ об отпуске, то рекомендуем оформить приказ о переносе отпуска или о его отмене. Внесите изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника.

Распространенные вопросы

Как оформить отпуск вне графика отпусков

На сегодня по-прежнему актуальным является вопрос, может ли работник взять несколько дней из очередного отпуска вне графика и когда. Поэтому в статье разберем, когда это возможно, что для этого требуется, как оформляется.

Отпускной график и его исполнение

Очередные отпуска предоставляются сотрудникам строго по действующему графику, а также на основании приказа нанимателя. Таков общий порядок. Очередность ухода на отдых определяется исключительно графиком. Принимают его ежегодно за 2 недели до нового календарного года. Например, график на 2024 г. нужно утвердить до 16.12.2023.

При его составлении наниматель должен учитывать приоритетное право льготников, а при его утверждении – мнение профсоюза (ч. 1 ст. 123 ТК). Действующий график обязан безоговорочно исполнять и наниматель, и работник.

Наниматель регулирует процесс предоставления отпусков. Он предупреждает каждого работника о начале и завершении отдыха, принимает решение о возможности (невозможности) его переноса!

Поскольку трудовое законодательство периодически меняется, то нанимателю приходится принимать во внимание и новые нормы. Так, в 2022 г. в ТК привносились изменения, согласно которым право на очередной отпуск в любое время, не зависимо от графика, получили многодетные сотрудники и мобилизованные сотрудники.

Статья по теме: Как оформить перенос отпуска в связи с больничным листом Перенос отпуска в связи с больничным листом возможен, но далеко не в каждом случае. Сегодня рассмотрим, когда работодатель обязан предоставить работнику право на продление или перенос отдыха, а в каких случаях — можно отказать. Подробнее

Кому могут предоставить дни отдыха вне графика

Любому работнику вне зависимости от наличия (отсутствия) льготного статуса может понадобиться несколько дней отдыха вне графика по семейным, личным и иным обстоятельствам. Тогда работник обращается к нанимателю с просьбой перенести отпускной период на другую дату.

По ТК наниматель может, но не обязан удовлетворять просьбы работников о предоставлении дней отдыха не по графику. Под исключение попадают льготники, которые имеют право брать их вне графика – им наниматель не вправе отказать!

Соответственно, если работник не является льготником, наниматель может ему отказать. Чтобы повысить шансы на получение положительного ответа от нанимателя, следует приложить к заявлению документы, подтверждающие необходимость переноса отпускных дат.

Статья по теме: Отпуск в декабре 2023 года Отпуск в декабре − хлопотное для работодателей мероприятие, чьи сотрудники стремятся максимально увеличить период отдыха за счет новогодних каникул. Выгодно ли в декабре 2023 года брать отпуск? Продлевается ли отпуск, выпавший на 31 декабря и может ли он начинаться с этой даты? Разберемся и найдем ответы. Подробнее

Что говорит Роструд

Роструд отмечает, что отпускной график (письмо № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020):

  • стандартно предполагает указание конкретной (согласованной между работником и нанимателем) даты начала и окончания отпуска;
  • может содержать изменения в рамках договоренностей, достигнутых двумя сторонами трудовых отношений (нанимателем и работником).

Если стороны не достигнут договоренностей по изменению отпускных дат, то график остается для них приоритетным документом и неким гарантом. Тогда все будут следовать изначально утвержденному графику и прописанным в нем датам.

Перечень льготников, которые имеют право на отпуск в любое время

  1. Совместители могут взять отпуск вместе с отпуском, который предоставляется на основной работе (ст. 286 ТК).
  2. Мобилизованные работники вправе взять отпуск в любое время после выхода на работу на протяжении 6 мес. (ст. 351.7 ТК).
  3. Ветераны боевых действий (ст. 16 ФЗ № 5 от 12.01.1995, послед. ред. – 21.11.2022).
  4. Супруги военнослужащих при желании могут взять отпуск вместе с супругом (п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998, послед. ред. – 05.12.2022).
  5. Несовершеннолетние – им предоставляют до 31 дн. отдыха (ст. 267 ТК).
  6. Отпускники, которые отозваны из отпуска нанимателем и вышли раньше на работу, прервав отдых, вправе использовать оставшиеся дни отдыха в любое время (ст. 125 ТК).
  7. Почетный донор (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012 в послед. ред. от 28.06.2022).
  8. Беременные женщины могут взять очередной отпуск до, после отпуска по БиР (ст. 260 ТК).
  9. Многодетный родитель с 3 и более детьми до 18 лет до достижения 14-летнего возраста младшим ребенком (ст. 262.2 ТК).
  10. Муж женщины, которая находится в отпуске по БиР (ст. 123 ТК).
  11. Работник, усыновивший ребенка до 3 лет, может взять очередной отпуск на протяжении 70 дн. непосредственно после усыновления этого ребенка, а также 110 дн. после того, как он усыновит двух детей (ст. 257 ТК).
  12. Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью (ст. 262.1 ТК).
  13. Работники, удостоенные госнаград (подробнее – в Руководстве по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. Роструда № 123 от 13.05.2022).

Как взять несколько дней отдыха вне графика

Таким образом, в отпускном графике наниматель прописывает конкретный период отпуска в нужном месяце для каждого сотрудника. Если же прописанные даты меняются по желанию (согласованию) двух сторон, работник, соответственно, использует в качестве отпуска (отпускных дней) другой период месяца.

Работник при наличии обоснованных причин должен написать заявление о предоставлении дней отдыха вне графика и письменно согласовать (утвердить) с нанимателем новые даты отдыха!

Если наниматель удовлетворит просьбу работника, то одна часть разделенного отпуска должна составлять как минимум 14 кал. дней. Наниматель при этом:

  1. Издает соответствующий приказ.
  2. Вносит требуемые изменения в отпускной график, а если нужно, то и личную карточку отпускника.
  3. Оплачивает отпускные дни, предоставленные работнику.

Какие возможны риски при оформлении ежегодного отпуска не по графику отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Составление заявления на отпуск вне графика

Подобные заявления пишут по большей части в произвольной форме. Только крупные организации зачастую разрабатывают для отпусков и иных случаев собственные бланки. Работник, который составляет заявление сам, должен обязательно указать:

  • просьбу о предоставлении дней отдыха вне графика;
  • причину такой просьбы (почему он просит дни отдыха в иное время);
  • дату начала, окончания отдыха вне графика.

Написать заявление можно от руки либо на компьютере, но в любом случае на нем нужно проставить личную подпись и дату написания.

Образец заявления:

Директору ООО «Смайлик»
Артеменко Н.И.
от бухгалтера
Колосовой С.Н.

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск с 12.12.2023 продолжительностью 5 календарных дней вне отпускного графика в связи с бракосочетанием, которое состоится 16.12.2023. Копию заявления в ЗАГС прилагаю.

Колосова /Колосова С.Н./

01.12.2023

 

Какую сумму получит отпускник в случае переноса отпуска

Оплата части отпуска, предоставленной работнику вне графика по его заявлению, оплачивается нанимателем по ТК в размере среднего заработка. Выдать отпускные должны не позже чем за 3 календарных дня до первого дня отдыха.

Если дата выплаты выпадет на выходной либо праздник, срок выплаты сдвигается согласно ч. 8 ст. 136 ТК. Тогда отпускнику деньги должны выплатить накануне выходного либо, соответственно, праздника.

Учитывая выше обозначенные требования по срокам, для целей их соблюдения наниматель вправе определить оптимальный срок подачи заявления о переносе отпуска. Ведь если он нарушит установленные для выплат сроки, его могут привлечь по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Если заявитель запросит отпуск на более длительный срок, чем установлено законом (больше 28 дней), то дни, которые выходят за рамки этого срока, предоставят ему за его же счет!

Итоги

Чтобы оформить ежегодный отпуск не по графику отпусков, вам нужно согласовать с работником период отпуска. Для этого работник обычно пишет заявление на отпуск. Учтите, что есть работники, которым вы не можете отказать в отпуске не по графику, например, работнице перед отпуском по беременности и родам.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Вы — юрист или бухгалтер?
Можете разместить интересную статью под своим авторством на нашем сайте!
Укажем вас в качестве автора и добавим в пул экспертов сайта
Пишите на почту: zabota@spmag.ru
Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Отпуск
Посмотреть все комментарии (2) или написать свой:
Комментарии:
1.07.2022 11:58
Добрый день! Скажите, пожалуйста, может ли работник перенести часть запланированного по графику отпуска? Например по графику 14 дней, а работник хочет из 14 взять 7 дней в другие даты.
Ответить
7.07.2022 12:25

Добрый день! В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях: временной нетрудоспособности работника; исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

 

Ответить