Электронные путевые листы: как это работает

Электронные путевые листы: как это работает в 2026 году?

Электронный путевой лист – это цифровой документ, который имеет ту же юридическую силу, что и бумажный путевой лист. ЭПЛ формируется в электронном виде, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченных лиц и передается в ГИС ЭПД через оператора электронных путевых листов. Этот процесс проходит следующие этапы:

Какие обязательные реквизиты путевого листа? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Как выглядит электронный путевой лист?

ЭПЛ имеет ту же структуру, что и бумажный, но в цифровом формате. Визуально он выглядит как PDF-документ или как запись в системе электронного документооборота.

Как получить электронный путевой лист в 2026 году?

Получить ЭПЛ можно несколькими способами:

1. Через оператора ЭПД.

Зарегистрируйтесь у оператора электронных путевых листов (ГК «Астрал», «САБИ», «1С:ЭДО») и получите доступ к системе формирования ЭПЛ.

2. Через программу «1С».

Если организация использует «1С:ЗУП», «1С:Бухгалтерия» или «1С: Управление Автотранспортом», настройте модуль электронной путевки. ЭПЛ формируется автоматически на основе данных о сотрудниках и транспорте.

3. Через мобильное приложение.

Некоторые операторы предлагают мобильные приложения для водителей, где можно получить ЭПЛ на смартфон, показать куар-код инспектору ГИБДД и отследить статус подписания.

Кто и в каком порядке оформляет путевые листы при аренде автомобиля? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Бланк по теме: Путевой лист 2026: образец Посмотреть Скачать

Как сделать электронный путевой лист

Сделать электронный путевой лист можно самостоятельно через программное обеспечение или с помощью оператора ЭПД.

1. Зарегистрируйтесь в системе оператора ЭПД.
2. Получите электронные подписи для владельца транспорта, врача и механика.
3. Внесите данные о водителе, автомобиле и маршруте.
4. Сформируйте ЭПЛ на основе данных (автоматически или вручную).
5. Подпишите ЭПЛ КЭП всех участников.
6. Получите куар-код для проверки на дороге.
7. Сохраните ЭПЛ в электронном виде или распечатайте копию с кодом.

Проверка электронного путевого листа возможна несколькими способами:

• Через куар-код: инспектор ГИБДД сканирует код на бланке ЭПЛ, система автоматически проверяет подлинность и данные из ГИС ЭПД.
• Через личный кабинет оператора ЭПД. В ЛК оператора ЭПД введите номер ЭПЛ для проверки его статуса (подписан, зарегистрирован, отклонен).
• Через сайт ГИС ЭПД: на официальном сайте можно проверить наличие ЭПЛ в реестре по номеру документа.

Нужны ли путевые листы для подтверждения расходов на аренду автомобиля? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Как перейти на электронные путевые листы?

Переход на электронные путевые листы осуществляется в несколько последовательных этапов (в среднем за 2–3 недели):

1. Оцените текущий процесс оформления путевых листов:

• количество водителей и транспортных средств;
• частоту оформления ЭПЛ;
• наличие сотрудников для работы с ЭПЛ.

2. Выбор оператора ЭПД исходя из следующих условий:

• стоимости услуг;
• функционала системы;
• интеграции с вашей учетной системой;
• репутации и отзывов.

3. Получите через «Госуслуги» неквалицифированные электронные подписи для водителей и квалифицированные электронные подписи для следующих лиц:

• руководителя (владелец транспорта);
• врача (медосмотр);
• механика (техосмотр).

4. Настройте программное обеспечение для операций:

• автоматического заполнения данных;
• интеграции с ГИС ЭПД;
• формирования и подписания ЭПЛ.

5. Проведите обучение сотрудников и руководителей по работе с ЭПЛ.

6. Запустите тестовый режим работы с ЭПЛ в течение 1–2 недель, чтобы отладить процессы.

Как оформляется электронный путевой лист

Оформление ЭПЛ регулируется Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. ЭПЛ оформляется в следующем порядке:

1. Диспетчер формирует ЭПЛ в системе.
2. Врач проводит предрейсовый медосмотр и подписывает ЭПЛ.
3. Механик проводит технический контроль и подписывает ЭПЛ.
4. Владелец транспорта подписывает ЭПЛ.
5. ЭПЛ регистрируется в ГИС ЭПД.
6. Водитель получает куар-код для проверки на дороге и закрывает ЭПЛ после рейса.

Заполнение ЭПЛ осуществляется вручную или автоматически через программное обеспечение («1С», ГК «Астрал» и другие). Процесс оформления включает следующие шаги:

1. Внесение в систему информации о водителе, транспортном средстве, маршруте следования, целях использования автомобиля, показаниях одометра на начало и конец рейса, расходе топлива.

2. Подписание с помощью КЭП после заполнения всех данных:

• владельца транспортного средства;
• врача (отметка о медосмотре);
• механика (отметка о техконтроле).

3. Регистрация в ГИС ЭПД. Оператор автоматически передает информацию из ЭПЛ в ГИС ЭПД. Система генерирует для водителя куар-код, который можно распечатать или хранить в электронном виде на устройстве.

Обязательные поля для заполнения листа:

Большинство современных систем автоматически заполняют:

• данные водителя из кадровой базы;
• данные ТС из учета транспорта;
• показания одометра из GPS или ГЛОНАСС трекера;
• маршрут из заданий диспетчера.

Как работает проверка путевого листа на дороге?

ЭПЛ может отображаться в виде PDF-файла с распечатанным куар-кодом, либо в виде записи в личном кабинете оператора ЭПД, либо в мобильном приложении для водителя (Saby, «1С:ЭПЛ» и др.).

При остановке транспортного средства инспектор ГИБДД может:

1. Визуально проверить бумажную копию ЭПЛ с распечатанным куар-кодом.
2. Сканировать куар-код через планшет или смартфон для получения данных из ГИС ЭПД.
3. Запросить информацию напрямую из системы ГИС ЭПД для проверки подлинности.

При сканировании кода инспектор получает доступ ко всем данным электронного путевого листа даже при отсутствии интернета.

Правомерен ли вычет по НДС, если путевые листы содержат нарушения или отсутствуют? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

Электронный путевой лист – это цифровой документ, имеющий ту же юридическую силу, что и бумажный путевой лист. ЭПЛ работает через систему ГИС ЭПД, где он регистрируется и хранится, а инспекторы ГИБДД могут проверить его подлинность с помощью куар-кода. Процесс оформления ЭПЛ состоит из обязательных шагов-титулов, каждый из которых заверяется квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Переход на ЭПЛ дает значительные преимущества в автоматизации, контроле и снижении рисков.