Нужно ли оформлять путевой лист директору?

Question

Accepted Answer

Нужно ли оформлять путевой лист директору?

Путевой лист необходим в случаях, когда руководитель организации передвигается на служебном автомобиле и перевозит на нем груз либо пассажиров. Правило касается организаций все форм собственности (в том числе и ИП). По законодательству пассажирами считаются любые физические лица, находящиеся в одном транспортном средстве с водителем (см. п. 1.2 ПДД). Поэтому, если директор передвигается на автомобиле один и не перевозит какой-либо груз, путевой лист можно не оформлять. К такому же выводу пришли Арбитражный суд Западно-Сибирского округа (см. постановление № А03-4759/2015 от 21 декабря 2015 г.) и Омский областной суд (см. решение № 77-80/2016 от 9 февраля 2016 г).

Однако безопаснее документ все же оформить. Отсутствие путевого листа может привести к доначислению налога на прибыль в результате аннулирования расходов по ГСМ и содержанию служебного автомобиля.

Как подтвердить расходы на бензин директору?

Для обоснования затрат на топливо при расчете налога на прибыль оформление путевого листа требуется в ситуациях, когда руководитель осуществляет перевозку людей или товаров. В других обстоятельствах путевой лист для директора также должен заполняться для документального подтверждения расходов на ГСМ. Важно, чтобы процедура подтверждения расходов была прописана в учетной политике организации.

Примечание. Если организация оплачивает расходы на ГСМ для транспортного средства директора, но не учитывает их в расходах по налогу на прибыль, налоговая инспекция может усомниться в использовании авто в служебных целях. Оплату бензина посчитают доходом физического лица, что приведет к начислению НДФЛ и страховых взносов.

Путевой лист оформляется не только в качестве подтверждения расходов на ГСМ, но и для подтверждения использования транспорта в служебных целях.

Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Чтобы доказать использование транспортного средства в коммерческих целях, необходимы данные о пройденном расстоянии, времени его фактической эксплуатации и маршруте передвижения транспорта в течение рабочего дня.

Зафиксированные показания одометра служат доказательством пробега автомобиля за определенный период. Эти данные должны быть внесены в путевой лист в начале рабочего дня и по возвращении с маршрута.

Хотя сведения о маршруте не являются обязательным элементом документа, проверяющие организации и судебные инстанции часто настаивают на их указании. Это необходимо для подтверждения служебных целей поездки и обоснования затрат на топливо. В описании маршрута рекомендуется указывать точные адреса.

Можно ли оформить путевой лист директору сразу на месяц?

По законодательству путевые листы оформляются на рейс или рабочую смену, более чем на сутки документ может быть выписан, если продолжительность поездки превышает рабочую смену. Иных вариантов оформления путевого листа нет, и для директора исключений в законодательстве не предусмотрено.

Форма путевого листа для директора

Организации могут использовать путевые листы в электронном виде или на бумажных бланках. При использовании электронного путевого листа подтверждение прохождения медосмотра, технического контроля транспортного средства перед рейсом, данных одометра, а также времени выпуска автомобиля на маршрут должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью. Следовательно, компаниям, заполняющим электронные документы, необходимо оформить электронные подписи для водителей, медицинских работников и сотрудников, ответственных за проверку технического состояния ТС и фиксацию показаний одометра, времени начала и завершения работы.

С 1 января 2013 года использование унифицированных форм первичного документа необязательно. Компании вправе разработать свой бланк путевых листов с учетом перечня обязательных реквизитов, утвержденных в ФСБУ 27/2021, а также в приказе Минтранса № 390 от 28 сентября 2022 года (ред. № 159 от 5 мая 2023 года). Форма первичного документа и способ оформления должны быть утверждены в учетной политике организации.

К обязательным реквизитам путевых листов относятся следующие сведения:

наименование организации (для ИП – Ф. И. О.), адрес, контактный телефон, ОГРН (ОГРНИП);
данные водителя (Ф. И. О., СНИЛС, номер водительского удостоверения, категория, контактный телефон);
вид перевозки (коммерческий или для внутренних нужд);
вид сообщения (городское, междугороднее или пригородное);
показания одометра на начало и конец рабочего дня;
маршрут поездки;
данные о заправках, количестве ГСМ на начало и конец дня.

Проведение медицинского осмотра директора перед началом рабочего дня также относится к спорным вопросам. Так как медицинское освидетельствование должны проходить лица, занимающие должность водителя (№ 196-ФЗ от 10 декабря 1995 г.), то директору проходить его не нужно. Такой же позиции придерживаются Арбитражный суд Центрального округа в постановлении № Ф10-863/2015 и Мосгорсуд в апелляционном определении по делу № 33а-2857/2019 от 2 мая 2019 г. Однако Верховный Суд придерживается иного мнения. В постановлении № 18-АД16-173 прописано: если работник не является водителем, но использует служебный автомобиль для деловых поездок, проходить осмотр нужно. Поэтому безопаснее медосмотры проходить и директору организации.

ИТОГИ

Если руководитель использует транспортное средство исключительно для управленческих целей, не осуществляя перевозку людей или товаров, оформление путевого листа не требуется. Вместе с тем непредоставление путевого листа может вызвать вопросы со стороны налоговых органов, которые могут поставить под сомнение обоснованность и наличие документального подтверждения расходов, связанных с использованием автотранспорта.