Депоненты по заработной плате: проводки

Компании, практикующие выплату зарплаты наличностью из кассы, могут столкнуться с фактами неполучения ее сотрудниками. Происходит это вследствие разных причин, например, из-за болезни, нахождения в командировке и т.п. Поскольку период выдачи зарплаты строго ограничен и не может продолжаться более пяти рабочих дней (включая день получения наличных в банке), предприятию необходимо закрыть платежные ведомости, по которым производилась выплата, депонировав все невостребованные суммы (п. 6.5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Разберемся с механизмом этой операции и ее бухгалтерским оформлением.

Как происходит депонирование

По завершении срока выдачи зарплаты кассир обязан закрыть платежную (или расчетно-платежную) ведомость. В строках, где отсутствуют подписи сотрудников, подтверждающих получение средств, он делает отметку «Депонировано» специальным штампом или вручную. Общую величину депонированных средств прописывают в заключительной части платежного документа - она в сумме с выданной зарплатой должна равняться общей сумме по ведомости.

Своевременно неполученные, т. е. депонированные суммы, следует учесть в составе задолженности фирмы перед персоналом. Как и при возникновении и отслеживании любой задолженности компании перед кредиторами, в этих ситуациях обязательным является аналитический учет по депонированным суммам, полагающимся каждому сотруднику.

Депонированную зарплату фиксируют в реестре по форме, разработанной предприятием (типовой формат законодательно не утвержден) и вносят на этом основании в книгу учета депонированных сумм. Неполученную на руки зарплату сдают в банк, поскольку превышать лимит наличности в кассе запрещено. Сотрудник вправе получить депонированный заработок в любой день, обратившись в бухгалтерию и не дожидаясь наступления установленных для выплаты сроков.

Читайте также: Проводки по начислению заработной платы и налогов

Проводки по депонированной заработной плате

В соответствии с Планом счетов, утвержденном Минфином РФ 31.10.2000 приказом № 94н, в бухучете отраженные в реестре депонированные суммы учитывают обособлено на специальном субсчете к счету расчетов с разными дебиторами/кредиторами: 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

Проводка по депонированию заработной платы Д/т 70 К/т 76/4 по сути обозначает перевод суммы невыплаченного заработка в состав кредиторской задолженности фирмы перед сотрудником.

Выплата проводится по оформленным расходным кассовым документам и отражается в бухучете проводкой Д/т 76/4 К/т 50, фиксируя погашение долга компании по зарплате. Соответствующие отметки бухгалтер вносит в книгу учета депонированных сумм.

Проводки по депонированию заработной платы: пример

25.03.2019 персоналу ООО «Керамика» начислена зарплата, 26.03.2019 с расчетного счета компании в кассу поступили средства в сумме 1 000 000 руб. на ее выдачу.

Кассир выдавала зарплату с 27 по 29 марта по платежной ведомости № 12 от 27.03.2019. Не получили ее двое работников:

• Репин О.И., находящийся в командировке (зарплата по ведомости 23500 руб.);

• Смехова М.М., проходящая санаторно-курортное лечение (26900 руб.).

29.03.2019 кассир закрыл платежную ведомость, составил реестр депонентов, внес записи в книгу учета депонированной зарплаты и сдал 50400 руб. (23500 + 26900) в банк.

Депонированные суммы были выданы:

• Репину О.И. 15.04.2019;

• Смеховой М.М 18.04.2019.

В бухучете компании эти операции отражены так:

Списание депонированной заработной платы

Неполученную зарплату, возвращенную на счет фирмы, работник вправе потребовать на протяжении 3-х лет. По истечении этого срока с момента депонирования средства уже не могут быть выплачены (п. 1 ст. 196 ГК РФ) – они становятся доходом фирмы, поскольку кредиторская задолженность будет списана на общих основаниях.

В учете компании это отражается в составе прочих доходов проводкой Д/т 76/4 К/т 91/1. Списание депонированных сумм фиксируют в том отчетном периоде, когда срок исковой давности по ним истек. Отсчет срока давности по депонированной зарплате начинается со следующего дня после депонирования.

Например, если (исходя из условий нашего примера) в течение 3-х лет не будут выплачены депоненты по заработной плате, проводки, отражающие поступление прочих доходов от списания депонентской задолженности перед сотрудниками, будут сформированы в учете компании в 1 квартале 2022 года:

Д/т 76/4 К/т 91/1 на сумму 50 400 руб.