Что означает задолженность в пользу в акте сверки

В каких случаях нужно формировать акт сверки

В акте сверки расчетов между сторонами зафиксирован процесс поставки товаров, работ, услуг и перечисление денежных средств покупателем. Используя акт сверки, можно доказать существующую задолженность по оплате, если к нему можно добавить первичные документы или другие дополнительные доказательства. Правильно оформленный акт сверки можно также использовать в судебном разбирательстве для взыскания. Задолженность в двусторонних расчетах может образоваться как в пользу покупателя, так и в пользу поставщика.

Законодательно обязанность составлять акт сверки не введена, на практике его применяют в бухучете как вспомогательный документ. Акт сверки может стать для сторон обязательным, если согласовать в договоре случаи, когда его необходимо составлять: например, по итогам каждого квартала или месяца.

Акт сверки не считается первичным документом бухучета, поэтому на него требования Закона о бухучете № 402-ФЗ не распространяются. Его формируют на основе содержащихся в бухгалтерской программе сведений и первичных документов, составленных продавцом и покупателем, например платежных документов, накладных на товар и т. д. Поскольку он только отражает результаты расчетов по действующему договору, появляться или прекращаться на основании акта сверки обязательства между сторонами не могут. То есть без дополнительной первичной документации нельзя обосновать исполнение обязательств, оплату или задолженность и т. д. Что означает задолженность в пользу по акту сверки, выявляет бухгалтерский учет расчетов между сторонами.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для чего нужен акт сверки

Сведения, содержащиеся в акте сверки, применить можно для различных целей:

• раскрыть неточности в расчетах, например переплату;
• скорректировать расхождения по задолженности, уточнить ее сумму, например, выявить неучтенную «первичку»;
• убедиться в отсутствии взаимных финансовых претензий;
• доказать, что должник согласен с фактом и суммой задолженности, и восстановить течение срока исковой давности;
• определить денежные требования по исковому заявлению;
• произвести зачет встречных требований по договору.

В бухучете при помощи акта сверки проводят инвентаризацию расчетов и выявляют безнадежные к взысканию долги для последующего списания. Если по акту сверки задолженность выявлена в пользу поставщика, значит, покупатель до сих пор не оплатил поставленный товар.

Может ли акт сверки доказать факт задолженности

Чтобы акт можно было предъявить как доказательство, он должен быть правильно оформлен. При проведении взаиморасчетов с контрагентом, следует учитывать, что подписание обеими сторонами акта сверки означает согласие с суммой долга. Исковая давность по этой сумме начинает исчисляться заново с момента ее признания, даже когда уже закончился или прервался после частичной уплаты долга контрагентом срок исковой давности, она восстановится в любом случае. Поэтому должник иногда формирует в акте сверки только сумму долга с неоконченным сроком исковой давности. Тогда старые долги он якобы может не признать и избежать восстановления исковой давности по ним.

В какой форме составляют акт сверки

Поскольку законодательно форма акта не утверждена, составлять его допустимо в свободной форме. Можно самостоятельно ее разработать и утвердить в учетной политике в качестве приложения. При этом стороны договора обязаны применять соответствующую форму акта, если она согласована .

Чаще всего акт сверки создают в табличном виде, где содержатся сведения об отгрузках и оплатах. На практике обычно применяются формы акта, которые сформированы в программных бухгалтерских продуктах . Их можно доработать, чтобы отразить все особенности взаимных расчетов и наглядно убедиться, что значит задолженность в пользу в акте сверки.

Формат акта сверки в виде XML-файла, который используется в электронном документообороте, утвержден Приказом № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022. Его можно применять при взаимодействии с контрагентами, если стороны перешли на ЭДО, или предоставлять в налоговую инспекцию в случае требования ею этого документа или для пояснений.

Какая информация должна быть в акте сверки

Так как акт сверки не считается первичным документом, включать в него реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете № 402-ФЗ, не нужно. На практике в акте сверки указывают следующие сведения:

• название документа;
• дату его создания;
• период, по которому проводят сверку;
• реквизиты договора, на основании которого должна проходить оплата;
• названия сторон договора, ИНН и ОГРН;
• фиксацию расчетов на начало периода;
• данные об отгрузках и оплатах;
• валюту платежа, если оплата перечисляется не в рублях;
• реквизиты первичных документов;
• данные о состоянии расчетов на последнее число периода;
• данные о наличии и объеме задолженности, если она выявлена;
• должности и Ф. И. О. лиц, которые будут акт подписывать;
• номер и дату оформления доверенности, выданной уполномоченному на подписание акта лицу.

Печать на акте необязательна, но при наличии лучше ее поставить. Для контрагента это будет подтверждением подлинности документа и его подписи уполномоченным лицом.

К акту можно приложить сопроводительное письмо, в котором разъясняется причина направления акта, желаемый результат, срок подписания, способ возврата.

Кто заверяет акт сверки

Подписывать документ от имени юрлица без доверенности имеет право его руководитель, это может быть директор, президент и т. д. Остальные лица, в том числе главный бухгалтер, могут заверить акт на основании доверенности или приказа на право подписи. Поэтому передавать контрагенту акт сверки, подписанный, например, главным бухгалтером, нужно одновременно с копией доверенности или приказа.

Итоги

Таким образом, по акту сверки задолженность в пользу поставщика означает, что покупатель недоплатил какую-либо сумму, а в пользу покупателя - что поставщик не отразил в учете какой-либо первичный документ.