Акт сверки - это первичный документ или нет?

Акт сверки - что это

Поскольку документ не является первичным, он не может служить доказательством оплаты и проведения сделки. При этом он дает возможность сравнить расчеты с контрагентом, убедиться в отсутствии долгов или переплаты за конкретный период (месяц, квартал). В нем фиксируются все произведенные операции.

Например, с мая по июль предприятие отгрузило 500 шуб. Получатель груза не подписал одну из накладных, и 100 единиц товара не были оплачены. Бухгалтер поставщика отправил магазину акт сверки, и последний доплатил недостающую сумму.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для чего производится сверка

Оформление акта необходимо:

• Чтобы рассчитаться с партнерами, выявить долг или переплату. При большом количестве поставок некоторые из них могут быть не учтены, например, из-за не подписанных вовремя накладных.
• Исключить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете. Совпадение записей контрагентов свидетельствует, что движение средств отражено корректно.
• Подтвердить задолженность в случае судебного разбирательства. Акт сверки - это бухгалтерский документ, который допустимо использовать в качестве производного доказательства.
• Предоставить аргументы в случае проведения аудиторской или налоговой проверки.
• Продлить срок для подачи иска. Если контрагент соглашается с наличием долга, 3 года, отведенные для обращения в суд, отсчитываются заново.

Например, организации сверили расчеты и выяснили, что имеется задолженность, которая возникла два года назад, то есть на подачу иска остался год. Стороны подписали акт, и с этого момента у компании, которой недоплатили, появилось еще три года, чтобы инициировать взыскание.

Можно ли не проводить сверку

Составление акта является обычаем делового оборота, правилом поведения, которое не регулируется законодательно. Предприниматели самостоятельно решают, есть ли в нем необходимость, определяют, за какой период будет отражена информация, и устанавливают периодичность обмена данными о проведенных сделках.

Условие об акте прописывается в договоре между партнерами. Если в соглашении данный пункт отсутствует, присланную сверку можно не подписывать.

Обычно в контрактах указывается, что обмен бухгалтерской информацией проводится раз в год, перед подготовкой налоговой отчетности, но на практике организации предоставляют друг другу сведения чаще.

Является ли акт сверки обязательным документом? Нет, он составляется по согласованию между контрагентами.

Как оформить акт

Это таблица, в которой перечисляются все операции, осуществленные за выбранный период, с указанием сумм и дат. Сведения берутся, например, из платежных поручений, банковских выписок.

Инициатор сверки заполняет левую часть, правая предназначается для контрагента. При этом он может заполнить обе стороны и подписать свою в присутствии партнера.

Документ оформляется по состоянию на отчетную дату в двух экземплярах, удостоверяется руководителями организаций или уполномоченными лицами и заверяется печатью (при ее наличии).

Акты допустимо направлять в электронном виде, если такая возможность предусмотрена в договоре.

Что делать, если контрагент не подписывает акт

В случае отказа признать долг необходимо направить иск в суд по месту нахождения ответчика. К заявлению прикладываются подтверждающие документы:

• договор, на основании которого осуществляется отгрузка;
• неоплаченные требования, поручения;
• доказательства передачи товара (накладные, доверенности на получение груза).

После вынесения судебного решения истцу следует предоставить исполнительный лист в ФССП с целью принудительного взыскания.

Является ли акт сверки первичным бухгалтерским документом? Нет, но для облегчения взаиморасчетов между компаниями рекомендуется составлять его. Кроме того, он может служить дополнительным доказательством при разрешении споров в суде.