Как списать дебиторскую задолженность: проводки в бухгалтерском и налоговом учете

Какой срок исковой давности и сроки списания для дебиторской задолженности?

Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Предельный срок обращения в суд — 10 лет со дня нарушения права.

С какого момента течёт срок:

Пример. Покупатель должен оплатить товар до 14 декабря 2023 года. Срок давности истекает 15 декабря 2026 года (ст. 191, 192 ГК РФ). Долг списывают в IV квартале 2026 года.

Перерыв срока. Срок начинается заново, если должник признал долг (ст. 203 ГК РФ): подписал акт сверки, частично оплатил, письменно признал претензию, попросил отсрочку. Время до перерыва в новый срок не засчитывается. Если срок уже истёк, но должник письменно признал долг, давность течёт заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ). Устное признание срок не возобновляет.

Приостановка. Срок приостанавливается в последние 6 месяцев при военном положении, непреодолимой силе, моратории, приостановке нормативного акта.

Обращение в суд. На время судебной защиты срок не течёт (ст. 204 ГК РФ). После решения суда основанием для списания становится не истечение трёх лет, а постановление пристава об окончании исполнительного производства.

Когда списывать. Если оснований несколько, списание — в периоде, когда появилось первое по времени. Например, срок давности истёк в январе 2026, должника ликвидировали в апреле — списывают в I квартале.

Если основание пропущено. Когда долг стал безнадёжным в 2024 году или раньше, но его не списали, подают уточнённую декларацию за тот период. Учёт в периоде обнаружения допускается, только если с момента возникновения права на списание не прошло 3 лет и ставка налога не выросла. Ставка налога на прибыль выросла с 20% до 25% с 1 января 2025 года (Закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ). С 1 января 2026 года при росте ставки учёт пропущенного основания в текущем периоде запрещён — только уточнённая декларация (поправки в ст. 54 НК РФ по Закону от 28.11.2025 № 425-ФЗ).

Как списать дебиторскую задолженность ликвидированной организации? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Пошаговый порядок списания дебиторской задолженности в 2026-2027 году

Шаг 1. Приказ о проведении инвентаризации. Руководитель издаёт приказ (ИНВ-22 или произвольный) с указанием сроков, состава комиссии и основания. С 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023: отсутствие 1/5 и более членов комиссии при обязательной инвентаризации делает результаты недействительными. Проверяют все расчёты — с покупателями, поставщиками, подотчётными лицами, бюджетом — по каждому контрагенту и договору отдельно.

Шаг 2. Инвентаризация расчётов. Комиссия сверяет остатки на счетах 60, 62, 71, 73, 76 с первичкой. По каждому долгу устанавливают: сумму (включая НДС), дату возникновения и срок оплаты, основание безнадёжности, наличие и размер резерва.

Шаг 3. Акт инвентаризации. Результаты фиксируют в ИНВ-17 или собственном бланке, утверждённом в учётной политике. Задолженность разделяют на подтверждённую дебиторами, неподтвержденную и с истекшим сроком давности. К акту — справка-приложение с детализацией по каждому дебитору.

Шаг 4. Документы-основания. Собирают бумаги, подтверждающие безнадёжность: выписку из ЕГРЮЛ, постановление пристава, определение суда, свидетельство о смерти и т. д.

Шаг 5. Бухгалтерская справка-расчёт. Указывают должника, реквизиты договора и первички, сумму с НДС, дату оплаты по договору, расчёт срока давности с учётом перерывов и приостановок, реквизиты документа-основания, наличие и размер резерва, сумму за счёт резерва и сверх него, проводки и налоговые последствия.

Шаг 6. Приказ руководителя о списании. Унифицированной формы нет. В приказе — должник, сумма, договор, основание и дата списания, реквизиты акта и справки, перечень приложений. Приказ не создаёт основание, а только фиксирует его — перенести списание на другой квартал с его помощью нельзя.

Шаг 7. Отражение в бухучете. Проводки зависят от наличия резерва.

Шаг 8. Признание расхода в налоговом учёте. Расход признают в квартале, когда долг стал безнадёжным.

Шаг 9. НДС. Принятый к вычету при отгрузке НДС не восстанавливают — перечень случаев восстановления из пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ не содержит такого основания. Исключение — авансы выданные: по ним вычет безопаснее восстановить (письмо Минфина от 28.01.2020 № 03-07-11/5018).

Шаг 10. Контроль после списания. Долг числится на забалансовом счёте 007 в течение 5 лет. Счёт 007 не применяют, если обязательство прекратилось окончательно (например, при ликвидации должника).

Как создавать и использовать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Какие документы нужно оформить для списания дебиторской задолженности

Пакет делится на три группы: обязательные, подтверждающие основание и первичные.

Обязательные (при любом основании):

Подтверждающие основание:

Важно: смерть должника-физлица или инвалидность I группы — основания только для участников СВО по Закону от 07.10.2022 № 377-ФЗ. В общем случае смерть физлица не делает долг безнадёжным: обязательство переходит к наследникам. Долг можно списать, если наследников нет, они отказались от наследства или не приняли его в установленный срок и обязательство невозможно исполнить.

Первичные документы: договор с датой срока платежа, накладные (ТОРГ-12, УПД), акты выполненных работ, счёт-фактуры, платёжные поручения (при частичной оплате), акты сверки, претензионная переписка.

Минфин в письме от 03.11.2022 № 03-03-06/2/107386 разъяснил: нельзя подтвердить безнадёжность только электронными образами документов с госсервисов или скриншотами. Такие материалы — лишь дополнение к первичке на бумаге или в формате ЭДО с УКЭП.

Срок хранения — не менее 5 лет с 1 января года, следующего за годом списания (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Проводки по списанию дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте

Пример. Долг покупателя — 244 000 руб., резерв — 180 000 руб.

Альтернативный вариант при погашении долга после списания — двухступенчатая проводка: сначала восстановление долга, затем его оплата. Дт 62 / Кт 91-1 — восстановлена задолженность; Дт 51 / Кт 62 — поступила оплата; Кт 007 — списано с забаланса. Вариант выбирают и закрепляют в учётной политике.

Списание дебиторской задолженности за счёт резерва по сомнительным долгам

Резерв — запас, который создают заранее, чтобы списывать безнадёжные долги за счёт зарезервированных средств. Правила в бухгалтерском и налоговом учёте различаются.

В бухгалтерском учёте создание резерва — обязанность (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учёта № 34н). Организация обязана создавать резерв по сомнительным долгам, а порядок оценки определяет самостоятельно с учётом ПБУ 21/2008. Если резерв не создан, отчётность считается недостоверной.

В налоговом учёте резерв — право, а не обязанность. Создают только организации на ОСНО (ст. 266 НК РФ). Размер отчислений:

Лимит — не более 10% выручки отчётного периода без НДС (п. 4 ст. 266 НК РФ). При расчёте резерва учитывают встречную кредиторскую задолженность перед тем же контрагентом: в резерв идёт только превышение дебиторки над кредиторской (п. 1 ст. 266 НК РФ). Это правило действует давно, а не с 2026 года.

Остаток резерва на конец года переносится на следующий налоговый период (п. 5 ст. 266 НК РФ) — тоже действует много лет.

Судебные штрафы, пени, неустойки. С 2026 года они включаются в состав сомнительных долгов (п. 1 ст. 266 НК РФ в ред. Закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ), то есть формируют резерв. Если основной долг становится безнадёжным (ликвидация, постановление пристава и т. д.), санкции списываются вместе с ним — через резерв или, при его отсутствии, напрямую как безнадёжные.

Если резерва не хватило:

Если резерва нет: в бухучете резерв обязателен, поэтому списание напрямую — только если долг не был признан сомнительным. В налоговом учёте при отсутствии резерва вся сумма списывается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Превышение резерва над лимитом. Если остаток резерва превышает 10% выручки, сумма превышения включается во внереализационные доходы. Это правило действует много лет (п. 5 ст. 266 НК РФ), а не является новацией 2026 года. В бухучете неиспользованный резерв относится на финансовые результаты (п. 70 Положения № 34н): Дт 63 / Кт 91-1.

Частые ошибки: списание сомнительного, а не безнадёжного долга; неучет встречной кредиторки; превышение лимита 10%; попытка создать резерв в налоговом учёте на УСН.

Как создать и использовать резерв по сомнительным долгам в налоговом учете? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Списание дебиторской задолженности в налоговом учёте

Главное правило. Безнадёжная дебиторка списывается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) в том отчётном периоде, когда долг стал безнадёжным (п. 2 ст. 266 НК РФ). Перенос не допускается.

Кто может списывать:

Основания (п. 2 ст. 266 НК РФ, перечень закрытый): истёк срок давности; ликвидация должника; постановление пристава об окончании исполнительного производства; завершение банкротства; долги гражданина, признанного банкротом, по которым он освобождается от дальнейшего исполнения требований кредиторов (считаются погашенными); прекращение обязательств участников СВО, включая смерть и инвалидность I группы (поправки в ст. 266 НК РФ по Закону от 31.07.2025 № 298-ФЗ, расширяющие применение Закона от 07.10.2022 № 377-ФЗ); иные случаи, прямо названные в НК РФ.

Механизм. Если резерв создавался: долг списывают за счёт резерва (в расходах не отражается), непокрытую часть — во внереализационные расходы. Если резерва нет — вся сумма напрямую во внереализационные расходы.

Новации 2026 года:

- Судебные штрафы, пени, неустойки включены в состав сомнительных долгов (Закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ).

- При росте ставки налога учёт пропущенного основания в периоде обнаружения запрещён — только уточнённая декларация (поправки в ст. 54 НК РФ). Ставка налога на прибыль выросла с 20% до 25% с 1 января 2025 года (Закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ), а запрет на корректировку текущего периода действует с 1 января 2026 года.

- Ставка НДС — 22%.

- Расширен перечень безнадёжных долгов участников СВО — безнадёжными признаются долги, прекращённые по любым основаниям Закона от 07.10.2022 № 377-ФЗ, а не только по основаниям его статьи 2 (Закон от 31.07.2025 № 298-ФЗ).

Нюансы по основаниям. Срок давности прерывается актом сверки, частичной оплатой, письменным признанием претензии. При обращении в суд основание — постановление пристава, а не истечение 3 лет. При ликвидации нужно дождаться записи в ЕГРЮЛ; если есть субсидиарная ответственность контролирующих лиц, долг можно взыскать с них — тогда списание преждевременно. Постановление пристава должно содержать формулировку о невозможности взыскания. При банкротстве — определение о завершении конкурсного производства. Закрытие ИП не основание: долг переходит на физлицо.

Если основание возникло в прошлом периоде: менее 3 лет назад и ставка не выросла — учитывают в периоде обнаружения; более 3 лет или ставка выросла — только уточнённая декларация.

Налоговые риски:

Пример. ООО «Альфа» (ОСНО) отгрузило товар ООО «Бета» на 600 000 руб. (в т.ч. НДС 100 000). Срок оплаты — 15 марта 2023. Актов сверки и частичных оплат не было. ООО «Бета» ликвидировано 20 января 2026. Срок давности истекает 16 марта 2026, но ликвидация раньше — первое основание. Резерв не создавался. Внереализационный расход за I квартал 2026 — 600 000 руб. (включая НДС).

Как списать дебиторскую задолженность при УСН?

Ключевое правило. При УСН списанная дебиторка не уменьшает налоговую базу ни при «доходах», ни при «доходах минус расходы». Причина — кассовый метод: расходы признаются только после фактической оплаты, а списание оплатой не является (ст. 346.16, 346.17 НК РФ). С 2026 года перечень расходов при УСН стал открытым (подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ по Закону от 28.11.2025 № 425-ФЗ), но это не помогает: списание долга по-прежнему не является оплатой.

Списывать всё равно нужно. Просроченная дебиторка — актив, не приносящий экономическую выгоду. Если её не списать, отчётность искажена (п. 77 Положения № 34н, ст. 13 Закона № 402-ФЗ).

Основания — те же, что при ОСНО (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Документы — стандартный пакет: приказ об инвентаризации, акт ИНВ-17 со справкой, бухгалтерская справка-расчёт, приказ руководителя, документ-основание, первичка.

Проводки:

Резерв при УСН создают в бухучёте — это обязанность (п. 70 Положения № 34н), как и при ОСНО. В налоговом учёте при УСН резерв не формируется.

Если должник заплатил после списания — сумма включается в доходы на дату поступления (ст. 346.15, 346.17 НК РФ): Дт 51 / Кт 91-1, Кт 007.

НДС — организации на УСН не плательщики НДС (ст. 346.11 НК РФ). Исключение — счета-фактуры с НДС как налоговый агент или по импорту.

Переход с УСН на ОСНО. Минфин в письме от 23.06.2014 № 03-03-06/1/29799 разъяснил: дебиторку, возникшую в период УСН, после перехода на ОСНО списать в расходы нельзя. Задолженность не участвовала в формировании налоговой базы при УСН, поэтому и при ОСНО расход не признаётся.

Пример. ИП на УСН «доходы минус расходы» отгрузил товар ООО «Гамма» на 400 000 руб. Срок оплаты — 10 февраля 2023. Актов сверки и частичных оплат не было. Срок давности истекает 11 февраля 2026 — это первое основание, раньше ликвидации 5 марта 2026. Проводки: Дт 91-2 / Кт 62 — 400 000 руб.; Дт 007 — 400 000 руб. В налоговом учёте УСН расход не признаётся.

Учёт списанной задолженности на забалансовом счёте 007

Счёт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» — контроль за списанными долгами в течение 5 лет на случай восстановления платёжеспособности должника (п. 77 Положения № 34н). С 1 апреля 2025 года инвентаризация счёта 007 проводится по правилам ФСБУ 28/2023.

Когда используют:

Проводки: Дт 007 — принятие к учёту; Кт 007 — погашение или истечение 5 лет. Двойная запись не применяется.

Аналитический учёт — по каждому должнику и обязательству отдельно: сумма, дата списания, основание.

Срок 5 лет отсчитывают с даты списания. Пример: долг списан 15 марта 2026 — учёт с 15 марта 2026 по 15 марта 2031 включительно.

Если должник погасил долг: Дт 51 / Кт 91-1 — доход (внереализационный при ОСНО, доход при УСН); Кт 007 — списание с забаланса. При частичном погашении — Кт 007 на сумму погашения, остаток числится дальше.

Если 5 лет прошло: Кт 007 без налоговых последствий — долг уже учтён в расходах.

Пример. ООО «Дельта» списало долг ООО «Омега» 500 000 руб. 20 февраля 2026 (истёк срок давности).

Если бы должник не заплатил до 20 февраля 2031, долг списали бы проводкой Кт 007 без налоговых последствий.

Частые ошибки: не поставили на 007; поставили при ликвидации должника; не отразили доход при погашении; списали с 007 раньше 5 лет без основания.

Чек-лист для бухгалтера для списания дебиторской задолженности

1. Проверить сроки давности по каждому долгу с учётом перерывов (акты сверки, частичные оплаты, письменные признания).
2. Провести инвентаризацию расчётов с оформлением ИНВ-17 и справки-приложения.
3. Собрать документы-основания — выписку из ЕГРЮЛ, постановление пристава, определение суда и т. д.
4. Составить бухгалтерскую справку-расчёт с обоснованием периода списания и налоговых последствий.
5. Издать приказ руководителя о списании с приложением всех подтверждающих документов.
6. Отразить проводки в бухучете и поставить долг на забалансовый счёт 007 (если применимо).
7. Признать расход в налоговом учёте — строго в периоде, когда долг стал безнадёжным.
8. Проверить НДС — принятый к вычету при отгрузке налог не восстанавливается, кроме авансов выданных.
9. Организовать хранение документов — не менее 5 лет с 1 января года, следующего за годом списания.

Итоги

Основания для признания дебиторской задолженности безнадёжной строго ограничены — они закреплены в пункте 2 статьи 266 НК РФ, и Минфин неоднократно подчёркивал закрытый характер этого перечня.

Для корректного списания важно правильно оформить подтверждающие документы, соблюсти сроки признания долга безнадёжным и отразить операцию нужными бухгалтерскими проводками.