Кто делает акт сверки: заказчик или исполнитель?

В каких случаях требуется акт сверки

Законом о бухучете № 402-ФЗ не предусмотрена такая форма, как акт сверки, поскольку первичным документом он не является. Обычно его используют как дополнение к остальным документам учета экономических операций. При этом контрагенты могут внести в договор условие об обязательности оформления акта сверки за определенный период, например каждый квартал. Кто делает акт сверки: поставщик или покупатель, - также определить можно в договоре. Если такое условие не зафиксировано, любая из сторон имеет право направить его своему контрагенту для сверки расчетов.

Формируют акт на основе сведений, внесенных в бухгалтерскую программу в соответствии с полученными от контрагента первичными документами. Он наглядно отображает только результаты расчетов по договору с контрагентом и не может подтверждать прекращение обязательства по оплате поставленной продукции. Например, если в акте пропустили невыплаченную сумму по одному из имеющихся документов и контрагент отказывается ее выплатить, ссылаясь на то, что акт подписали обе стороны, взыскать ее можно в судебном порядке, предъявив подтверждающие наличие долга первичные документы.

Кроме выявления задолженности по оплате, акт сверки может быть полезен еще в нескольких случаях:

1. Когда требуется списать неоплаченные суммы, по которым срок исковой давности закончился. В общем случае этот срок составляет три года. Например, по оплате товара или услуги его отсчет начинают со следующего дня после даты, установленной договором. При этом срок прерывается и отсчитываться вновь с момента, когда должник произвел какие-либо действия, подтверждающие признание им долга. К таким действиям можно отнести подписание акта сверки взаиморасчетов.
2. Зачет взаимных обязательств. Если стороны взаимодействуют по нескольким договорам и по ним образовались обоюдные задолженности, то они могут не перечислять друг другу деньги, а произвести взаимозачет, при котором меньшая сумма погашается. А для уточнения суммы, которую допускается зачесть, используют акт сверки расчетов.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

За какой период делают сверку

Прежде чем сверять состояние расчетов, следует определить, какой период будет указан в акте. Если сверку неоднократно проводили, то новый период будет начинаться со дня завершения предыдущей сверки. Тогда сумма долга, которая образовалась на конец предыдущей сверки, перейдет на начало нового периода.

Если сверка расчетов будет первой, в акте могут быть отражены данные за весь период выполнения договора или за отдельный этап, например поквартально или помесячно. Стороны должны определить, кто делает акт сверки: заказчик или исполнитель - и по какой форме. Формат акта, который применяют в электронном документообороте, утвержден Приказом № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022. Его можно использовать при взаимодействии с контрагентами, если стороны применяют ЭДО. Если ЭДО между хозяйствующими субъектами не используется, они имеют право сами разработать форму акта как приложение к договору.

Поскольку требования к содержанию акта законодательно не установлены, он может отражать следующие данные:

• дату формирования сведений;
• период сверки;
• реквизиты договора, по которому производится оплата;
• сведения о сторонах договора;
• сальдо на начало сверки;
• данные об отгрузках и оплатах;
• реквизиты первичных документов;
• сальдо на конец периода;
• итоговую задолженность;
• подписи ответственных лиц.

Как происходит сверка

Сторона, которая намерена провести сверку, сообщает об этом контрагенту. После формирования акта в двух экземплярах она направляет его второй стороне для подписания. Если вторая сторона согласна с суммой задолженности, она подтверждает это подписью на акте и отправляет второй экземпляр инициатору сверки.

Если вторая сторона с суммой задолженности не согласна, следует провести параллельную сверку. Для этого можно придерживаться такой последовательности:

1. Инициатор сверки вносит в акт только свои сведения и направляет его по электронной почте второй стороне.
2. Вторая сторона вносит в акт собственные сведения на основании первичных документов.
3. После выявления ошибки сторона, которая ее допустила, корректирует данные.
4. В итоге формируется акт сверки с исправленными сведениями, который подписывают обе стороны.

Итоги

Таким образом, кто делает акт сверки: поставщик или покупатель - для проведения взаимных расчетов значения не имеет.