Как подписать акт сверки с расхождениями (образец)?

В каких случаях нужно формировать акт сверки

Законодательно обязанность составлять акт сверки не введена, на практике его применяют в бухучете как вспомогательный документ. Акт сверки может стать для сторон обязательным, если согласовать в договоре случаи, когда его необходимо составлять: например, по итогам каждого квартала или месяца.

Акт сверки не считается первичным документом бухучета, поэтому на него требования Закона о бухучете № 402-ФЗ не распространяются. Его формируют на основе содержащихся в бухгалтерской программе сведений и первичных документов, составленных продавцом и покупателем, например платежных документов, накладных на товар и т. д. Поскольку он только отражает результаты расчетов по действующему договору, появляться или прекращаться на основании акта сверки обязательства между сторонами не могут. То есть без дополнительной первичной документации нельзя выявить несоответствие в данных бухучета и подписать акт сверки с расхождениями.

Для чего нужен акт сверки

Сведения, содержащиеся в акте сверки, применить можно для различных целей, например:

• раскрыть неточности в расчетах, допустим переплату;
• скорректировать расхождения по задолженности, уточнить ее сумму, например выявить неучтенную «первичку»;
• убедиться в отсутствии взаимных финансовых претензий;
• доказать, что должник согласен с фактом и суммой задолженности, и восстановить течение срока исковой давности;
• определить денежные требования по исковому заявлению;
• произвести зачет встречных требований по договору.

В бухучете при помощи акта сверки проводят инвентаризацию расчетов и выявляют безнадежные к взысканию долги для последующего списания. При подписании акта сверки не должно быть разногласий в данных бухучета у сторон сделки.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В какой форме составляют акт сверки

Поскольку законодательно форма акта не утверждена, составлять его допустимо в свободной форме. Можно самостоятельно ее разработать и утвердить в учетной политике в качестве приложения. При этом стороны договора обязаны применять соответствующую форму акта, если она согласована договором. Обычно акт сверки создают в виде таблицы, где содержатся сведения об отгрузках и оплатах. На практике применяются формы акта, которые сформированы в программных бухгалтерских продуктах. Их можно дорабатывать, чтобы отразить все особенности взаимных расчетов.

Формат акта сверки в виде XML-файла, который используется в электронном документообороте, утвержден Приказом № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022. Его можно применять при взаимодействии с контрагентами, если стороны перешли на ЭДО, или предоставлять в налоговую инспекцию в случае требования ей этого документа или для пояснений.

Какая информация должна быть в акте сверки

Так как акт сверки не считается первичным документом, включать в него реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете № 402-ФЗ, не нужно. На практике в акте сверки указывают следующие сведения:

• название документа;
• дату его создания;
• период, по которому проводят сверку;
• реквизиты договора, на основании которого должна проходить оплата;
• названия сторон договора, ИНН и ОГРН;
• фиксация расчетов на начало периода;
• данные о отгрузках и оплатах;
• валюта платежа, если оплата перечисляется не в рублях;
• реквизиты первичных документов;
• данные о состоянии расчетов на последнее число периода;
• данные о наличии и объеме задолженности, если она выявлена;
• должности и Ф. И. О. лиц, которые будут акт подписывать;
• номер и дата оформления доверенности, выданной уполномоченному на подписание акта лицу.

Печать на акте необязательна, но при наличии лучше ее поставить. Для контрагента это будет подтверждением подлинности документа и его подписи уполномоченным лицом.

Как подписать акт сверки с разногласиями

Если в полученном от контрагента акте сверки выявлены расхождения с данными бухучета, подписать его нельзя. Необходимо сначала выяснить причину несоответствий. Чтобы их зафиксировать, составляют и направляют контрагенту протокол разногласий. В него следует включить следующие сведения:

• номер, дату, место оформления;
• реквизиты полученного акта сверки, дату его получения;
• период сверки взаиморасчетов;
• реквизиты договора, по которому идет сверка;
• наименования контрагентов;
• описание выявленных расхождений с комментариями;
• реквизиты первичных документов, по которым возникли разногласия;
• предложения об изменениях в акте сверки;
• Ф. И. О. и должность лица, которое подписало протокол;
• реквизиты доверенности, если протокол подписывает уполномоченное лицо или представитель.

Протокол следует оформить в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. К экземпляру, который будет направлен контрагенту, следует приложить копии первичных документов, если расхождения связаны с ними. Например, для того чтобы подтвердить неучтенный платеж, приложите копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении или выписку с расчетного счета. Чтобы подтвердить стоимость неучтенной услуги, приложите копию акта сдачи-приемки и т. д. Можно приложить копию доверенности, которая подтверждает полномочия лица, подписавшего протокол.

Формирует протокол разногласий бухгалтерия, а юрист проверяет корректность и полноту указанных данных. Подписывает протокол руководитель или главный бухгалтер. Его может подписать и другой сотрудник, если у него есть на это полномочия по доверенности.

Направляют протокол контрагенту любым способом, который может доказать факт отправки и получения: курьером с отметкой о получении или почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Далее следует дождаться от контрагента ответа и внести необходимые исправления в данные бухучета.

Итоги

Таким образом, подписать акт сверки с разногласиями можно после того, как стороны выяснили причину несоответствий.