Что делать после регистрации ООО

Оформление директора

Общество может действовать, приобретать права и обязанности только через свой исполнительный орган (руководителя)

Поэтому, прежде всего, рекомендую оформить отношения с руководителем общества (как правило, это директор или генеральный директор) — он уже указан в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), но полномочия его возникают с момента регистрации общества.

Для этого нужно заключить договор и издать приказ.

Если директор является одновременно единственным участником и учредителем общества, заключать такой договор необязательно, однако, в некоторых ситуациях он может пригодиться (например, чтобы подтвердить проверяющему органу определенные условия работы директора).

Если же директор не относится к числу учредителей или учредителей несколько, то договор с руководителем заключает один из учредителей общества.

Затем директор должен издать приказ о том, что приступает к выполнению своих обязанностей с установленного в решении учредителей и трудовом договоре числа. В этом приказе также на руководителя может быть возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета, можно указать «...до принятия главного бухгалтера». Такой приказ часто требуют банки и контролирующие государственные органы.

Система налогообложения и бухучет

Исходя из вида деятельности, объема выручки, соотношения расходов и доходов и других факторов, обществу нужно выбрать применяемую систему налогообложения.

Бланк по теме: Форма 26-2-1: уведомление о переходе на УСН Посмотреть Скачать

Для этого общество вправе в течение 1 месяца с момента регистрации подать в налоговую по месту регистрации юрлица заявление об изменении системы налогообложения, например, на упрощенную (УСН).

Форма заявления зависит от выбранной системы налогообложения.

Если заявление на один из специальных налоговых режимов не подать, автоматически будет применяться основная система (ОСН) - с применением и уплатой НДС.

Следует сразу же позаботиться о корректном ведении бухучета. Несмотря на то, что большинство документов и отчетов сейчас можно оформлять и сдавать в электронном виде, некоторые документы еще требуется вести в бумажном виде.

Например, первичные документы (договоры, счета, акты, доверенности и т.п.), если не применяется электронный документооборот, необходимо правильно оформлять и хранить оригиналы определенный срок. Для электронного документооборота нужно организовать правильное архивное хранение – первичные документы часто требуют контролирующие органы (налоговая, трудинспекция, банки и другие) при проведении проверок.

Электронная цифровая подпись для нового ООО

С учетом того, что многие действия сейчас легче, проще и дешевле оформлять онлайн, с использованием различных сервисов и ресурсов, рекомендую оформить усиленную электронную квалифицированную подпись (УЭКП) на руководителя.

Электронную цифровую подпись (ЭЦП) на других сотрудников, например, на главного бухгалтера, можно оформить по необходимости.

УКЭП позволяет осуществлять полноценную регистрацию и создание личного кабинета для общества на различных ресурсах, в том числе на «Госуслугах», подавать различные документы (в том числе банковские), заявления и обязательные отчеты, налоговые декларации, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в электронных торгах и закупках, совершать много других действий без личного посещения офисов.

Однако, следует учитывать, что электронный носитель с УКЭП выдается удостоверяющим аккредитованным центром только лично руководителю. Даже представитель с нотариальной доверенностью не может получить электронную подпись за руководителя. Кроме того, учитывая, что проставление ЭЦП приравнивается к личной подписи, необходимо сразу организовать правильное хранение и доступ к электронному носителю с подписью, чтобы не допустить неправомерное использование подписи другими лицами.

Личный кабинет на Госуслугах

Следующим шагом логично сделать регистрацию общества на портале «Госуслуги». Это важно, потому что многие государственные органы сейчас принимают заявления и другие документы через этот портал, при чем дублировать их на бумажном носителе, а в некоторых случаях и платить госпошлину за услуги – не нужно.

Важно! Открыть личный кабинет нужно именно на общество, а не на руководителя.

Для этого сначала нужно создать личный кабинет руководителя (или использовать уже имеющийся профиль руководителя), войти в него, нажать на фото или имя в правом верхнем углу и выбрать вкладку «Войти как организация».

Далее нужно выбрать «Создать учетную запись организации» и «Добавить новую организацию». Затем выбрать вкладку «Юридическое лицо». Регистрация будет продолжена при наличии ЭЦП и вставленного носителя с нею.

Сначала ресурс проводит проверку подписи, затем нужно будет заполнить сведения об обществе и руководителе.

Для завершения нужно нажать кнопку «Отправить» и дождаться результатов проверки. Проверка проводится налоговой и может длиться от 15 минут до 5 дней, в зависимости от загруженности этого органа.

По окончании проверки на электронную почту придет уведомление с результатом проверки. Если все хорошо и не нужно уточнять или добавлять информацию, в личном кабинете, в разделе «ваши роли и организации» появится дополнительно личный кабинет организации. Его можно выбирать при авторизации на портале и использовать для дальнейшей работы от имени общества.

Личный кабинет налогоплательщика

После регистрации на Госуслугах, я также рекомендую зарегистрировать личный кабинет общества на официальном сайте налогового органа - https://lkfl2.nalog.ru

Регистрация требует установки нескольких программ и проверки сведений налоговой, но в дальнейшем этот сервис очень удобен в работе: можно получать уведомления о переплате или задолженностях по налогам и сборам, подавать заявления об изменениях в юридическом адресе, при смене руководителя, об изменении видов деятельности и т.п., а также подавать запросы и получать необходимые справки без посещения налоговой.

Юридический адрес: нужен ли офис?

Сразу после регистрации общества в нем порой даже нет работников, есть только директор, который часто является и единственным участником общества. В таких условиях офис вроде бы и не нужен. Однако, очень важно учитывать следующий момент.

При регистрации общества обязательно указывается его место нахождения. Согласно ст. 4 Федерального закона № 14-ФЗ от 08.02.1998 "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее — ФЗ «Об ООО»), место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации. Также, местом нахождения общества считается место нахождения его исполнительного органа (директора, совета директоров).

Часто, при подаче заявления о регистрации общества к нему прикладывается гарантийное письмо на какое-либо помещение, в котором в дальнейшем предполагается расположить офис. До момента регистрации общества заключить договор аренды на такое помещение невозможно, однако, многие, после регистрации в налоговой, не оформляют договор аренды и работают в другом месте (например, снимая помещение в коворкинге, или из дома).

Следует помнить, что налоговая проверяет адрес, указанный в заявлении на регистрацию общества: очень часто сотрудник налоговой выходит по данному адресу или направляется письмо. Если при проведении такой проверки по указанному адресу не будет находиться как минимум директор общества, налоговая вправе внести в ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений. Если эту запись не устранить в течении 6 месяцев, общество может быть принудительно исключено из ЕГРЮЛ, т.е. его деятельность будет прекращена.

При этом, на руководителя может быть наложен административный штраф (от 5000 до 10000 руб.), а участник общества не сможет открыть иное юридическое лицо или быть его участником в течении 3-х лет с момента исключения общества из реестра.

Поэтому, если фактическое место работы директора или нахождения офиса компании будет отличаться от адреса, указанного в ЕГРЮЛ, следует сразу же сообщить об этом в налоговую. Адрес, по которому фактически ведется деятельность, будет фигурировать как новое место нахождения или адрес обособленного подразделения. Для добавления таких сведений подается заявление по форме Р13014:

Регистрация в государственных фондах

С 01 января 2023 г. Пенсионный фонд и Фонд Социального страхования работают как единый, объединенный Социальный фонд (СФР). Регистрировать общество в фонде не потребуется.

Сведения в фонд медицинского страхования также передаются автоматически из ФНС.

Получение кодов статистики

Далее необходимо получить коды статистки — ОКАТО, ОКТМО и другие. Эти коды иногда запрашивает банк, а также они необходимы для составления платежных поручений, деклараций и иной отчетности.

Собственно информация о создании юридического лица попадает в органы статистики из ФНС, путем межведомственного взаимодействия.

Получить коды статистики в виде письма в адрес ООО можно по почте или сделать быстрый запрос на официальном сайте Федеральной службы государственной статистики (Росстата).

Для этого, на главной странице официального сайта (https://rosstat.gov.ru) нужно зайти в раздел «Респондентам», затем выбрать вкладку «Уведомление о кодах по общероссийским классификаторам».

Откроется форма, в которой нужно указать любой идентификатор общества: ОКПО, ИНН или ОГРН. Ниже нажать кнопку «Получить»: появится окно «Результаты запроса» с указанием названия общества. Коды статистики можно получить нажав кнопку ниже «Экспортировать» - появится окно со всеми необходимыми кодами. Эти коды нужно сохранить в отдельный файл, заверять или подтверждать их каким-либо способом не требуется.

Открытие расчетного счета

Затем обязательно нужно открыть расчетный счет в банке. Без него невозможно будет принимать или отправлять платежи, в том числе онлайн, нельзя будет оформить кассовое оборудование. Общество не может использовать личный банковский счет учредителя, руководителя или иного сотрудника.

Выбор банков сейчас очень большой, многие банки, при наличии ЭЦП у руководителя общества, даже не требуют визита в банк и открывают расчетный счет на основании онлайн заявки. Если же усиленной ЭЦП нет, то директору необходимо будет посетить офис банка, чтобы оформить карточку с подписями и открыть расчетный счет.

При выборе банка рекомендую обращать внимание на следующие основные факторы в совокупности:

• размер оплаты за обслуживание расчетного счета (сейчас многие банки с целью привлечения новых клиентов предлагают бесплатное обслуживание и бонусы);
• ежемесячные лимиты по счету, комиссии и дополнительные платежи за проведение платежей через расчетный счет и снятие/внесение наличных денежных средств;
• условия зарплатного проекта;
• наличие интернет-банка и личного кабинета для организации.

Пополнение расчетного счета

В начале деятельности, после того как открыт расчетный счет, он чаще используется для оплаты за покупки оборудования, сырья, товаров, для выплаты зарплаты, чем для получения денег от клиентов. Поэтому возникает вопрос о том, как пополнить расчетный счет законно, чтобы у банка и налоговой не возникли вопросы об источнике этих средств.

Есть несколько способов:

1. Использовать средства уставного капитала - его можно тратить на любые нужды общества, но необходимо вернуть на расчетный счет или в кассу до конца 2-го финансового года. Конечно, при минимальном размере уставного капитала, денег будет недостаточно и придется использовать другие способы.

2. Оформить договор займа между обществом и его учредителем (лучше беспроцентный, так как проценты по займу будут относиться к доходу учредителя и с них необходимо будет оплачивать НДФЛ);

3. Оформить финансовую помощь от учредителя: для этого можно заключить договор дарения (если учредитель - физическое лицо) или договор безвозмездного целевого финансирования (если учредитель – другое юридическое лицо). И, если заем должен быть возвращен по истечении срока, установленного в договоре займа, то финансовую помощь возвращать не нужно.

Оплата уставного капитала

После открытия расчетного счета его участники могут оплачивать уставной капитал. Максимальный срок для этого - 4 месяца с момента регистрации общества.

Если уставной капитал установлен в минимальном размере — 10 000 рублей, или уставом общества предусмотрено, что уставной капитал оплачивается деньгами, то он должен быть внесен в кассу общества или на расчетный счет общества с личного счета участника.

Документы, подтверждающие внесение участником своей доли уставного капитала важно сохранять, так как они потребуются в случае продажи такой доли или всего общества.

Кассовое оборудование для вновь созданного ООО

Следующим шагом, особенно, если общество осуществляет деятельность, связанную с торговлей, реализацией товаров или услуг, будет оформление кассового оборудования (ККМ), в том числе, онлайн-кассы.

Это можно сделать любым из следующих способов.

При наличии ЭЦП:

• оформить регистрацию кассы в сервисном центре, где она приобреталась;
• или через личный кабинет налогоплательщика.

Если ЭЦП нет, тогда необходимо обратиться с ККМ и документами на него в территориальный налоговый орган и заполнить заявление на бумаге.

Если планируется осуществлять торговлю при помощи сайта, торгового терминала или интернет-приложения, необходимо также выбрать удобную и экономную платежную систему (эквайринг) и подключить ее.

Уведомление и получение разрешений от контролирующих органов

Также, важно сообщить о планируемом начале деятельности в уполномоченный государственный орган - Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Федеральная службу по труду и занятости и другие.

Обязательность этого действия можно проверить по коду вида экономической деятельности, который был зарегистрирован при открытии общества (ОКВЭД).

Для этого, проверьте, содержится ли ОКВЭД вашего общества в «Перечне работ и услуг в составе отдельных видов предпринимательской деятельности, о начале осуществления которых юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем предоставляется уведомление» (утв. Постановлением Правительства РФ № 584 от 16.07.2009 г.)

Например, если общество хочет открыть кафе, ресторан, салон красоты или розничный магазин (и даже онлайн-магазин) — нужно подать уведомление в Роспотребнадзор (в том числе при открытии новых торговых точек или магазинов), а если общество будет производить, например, готовые корма для животных — нужно уведомить федеральный государственный ветеринарный надзор.

Этим же Постановлением Правительства РФ утверждены «Правила предоставления уведомлений о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности и учета указанных уведомлений». В этих Правилах расписан порядок заполнения уведомлений, орган, в который оно подается и сроки уведомления.

Такое уведомление можно подать как непосредственно в уполномоченный государственный орган, так и направить через МФЦ, портал Госуслуги (если есть усиленная ЭЦП) или по почте (заказным письмом). Ответ на уведомление или разрешение от госоргана ждать не нужно: в данном случае действует уведомительная, а не разрешительная система.

Важно! Уведомление нужно подать до начала фактического выполнения работ или оказания услуг (до открытия магазина, салона и т.п.).

Лицензия – для каких обществ она обязательна?

Если планируемая обществом деятельность подлежит лицензированию, необходимую лицензию нужно оформить до начала работы, иначе общество может быть оштрафовано по ст. 14.1 КоАП РФ (штраф на должностное лицо - от 4000 до 5000 рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой; на юридическое лицо - от 40 000 до 50 000 рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой).

Логично сначала получить лицензию, а затем сообщить о начале деятельности в уполномоченный орган, если только общество не осуществляет и иную деятельность, которую лицензировать не обязательно.

Перечень основных лицензируемых видов деятельности содержится в ст. 12 Федерального закона № 99-ФЗ от 04.05.2011 N 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".

Например, обязательно нужно получить лицензию на:

• услуги по частной охране объектов;
• производство лекарственных средств;
• перевозки грузов и пассажиров любым видом транспорта (кроме такси);
• образовательную деятельность;
• оптовую и розничную торговлю алкоголем и некоторыми видами товаров (например, пестицидами или ювелирными изделиями);
• медицинские услуги и другие.

Особенности лицензирования некоторых видов содержатся также в специальных законах (например, в Законе РФ № 2487-1 от 11.03.1992 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации").

Печать для общества: использовать или нет?

С 2015 года общество не обязано иметь печать, однако не стоит отказывать от нее совсем.

Редакцией ст. 2 ФЗ «Об ООО», в которой было установлено право общества иметь или не иметь печать, также предусмотрено, что в отдельных случаях, установленных федеральными законами, общество обязано иметь печать.

Например, компании, занимающиеся оценочной деятельностью, обязаны скреплять подготовленный отчет своей печатью.

Также, печать по-прежнему, в большинстве случаев необходима на доверенностях, выдаваемых работникам или представителям, на бланках строгой отчетности и при оформлении приходных кассовых ордеров.

Кроме того, нужно учитывать, что в соответствии с той же ст. 2 ФЗ «Об ООО», если общество использует печать, об этом должно быть указано в уставе.

Заказать печать можно как лично, так и через онлайн заявку. Изготовление печати сейчас очень быстрое — есть фирмы, предлагающие сделать печать за 1 час, также многие фирмы также предлагают доставку печатей.

Кадровое делопроизводство вновь созданного ООО – как организовать

Очень редко общество может работать и развиваться без наемных работников или привлечения специалистов. Если бизнес пойдет успешно, а в обществе не будет официально принятых работников, это может вызвать вопросы у налогового органа и пенсионного фонда.

Поэтому следует сразу решить основные кадровые вопросы: разработать трудовой договор, должностные инструкции, внутренние локальные акты (Правила внутреннего трудового распорядок, Порядок оплаты труда и т.п), оформить обязательные журналы (по необходимым инструктажам, пожарной безопасности и т.п.), а также выбрать систему кадрового делопроизводства: сейчас ее можно вести одним из двух способов - электронно или по-старому (в бумажном варианте).

Специальная оценка условий труда

Если в обществе оформлен хотя бы один работник (в том числе директор), и особенно в тех случаях, когда деятельность общества предполагает использование опасных или вредных веществ, или наличие таких факторов на рабочем месте, обязательно нужно провести специальную оценку условий труда (СОУТ) на каждом рабочем месте.

На вредных и опасных производствах СОУТ позволяет правильно определить класс опасности и установить размер применения обязательных надбавок, доплат, льгот, норм по СИЗам и т.д.

СОУТ можно не проводить, если:

• в обществе не заключен ни один трудовой договор;
• трудовые договоры заключены только с надомниками или с дистанционными работниками (так как нет возможности провести проверку рабочего места);
• общество осуществляет религиозную деятельность.

Оформление дистанционных работников или договоры с самозанятыми

Сейчас многие компании организуют труд без открытия офиса, представительства, но при этом работники, трудящиеся удаленно должны быть оформлены по трудовому договору с учетом особенностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ для такого вида труда. За таких работников общество обязано выплачивать все обязательные налоги и платежи в государственные фонды.

Есть некоторая проблема при подписании документов с такими сотрудниками, и к этому вопросу стоит отнестись очень внимательно: либо разработать систему подписания документов с использованием ЭЦП, направлением оригиналов документов по почте или же, по возможности, подписывать документы с такими работниками, приглашая их в офис.

Также, некоторые компании, особенно небольшие и только открытые, прибегают к услугам самозанятых — как правило, это исполнители, которые выполняют периодические задания или работы на основании договора об оказании услуг. Такие сотрудники выгодны обществу, так как за них не нужно платить налоги и страховые взносы. Однако, следует очень тщательно оценить объемы привлечения самозанятых, правильно разработать договор с ними (с учетом особенностей данного режима налогообложения) и строго отслеживать документооборот с самозанятыми (проверять действие статуса самозанятого, получать от него чеки и акты выполненных работ и т.д).

Налоговые органы сейчас очень тщательно отслеживают выплаты, которые общество производит физическим лицам (в том числе самозанятым) и проводят в отношении этого проверки.

Выявление нарушений при оформлении таких исполнителей грозит обществу доначислением налогов и сборов, а также значительными штрафами.

Дополнительные действия

Все вышеперечисленные действия в основном обязательны для любого общества.

В зависимости от деятельности, которой будет заниматься новое общество, могут быть и дополнительные, например, регистрация товарного знака (бренда) или защита иных интеллектуальных прав (регистрация изобретений, программ ЭВМ, патентов и т.п.).

Порой важно принять такие меры именно в начале деятельности общества: это поможет защититься от «пиратов» или копирования бренда, от незаконного использования другими компаниями вашего товарного знака, новинок в производстве, товарах или услугах.

Также, своевременная регистрация товарного знака поможет предотвратить выплату компенсаций от других владельцев товарных знаков (например, если ваш товарный знак или название похожи до степени смешения на уже зарегистрированный бренд. Проверка вашего заявления на регистрацию ТЗ выявляет такие случаи и можно своевременно внести изменения).

Возможно, потребуется оформить необходимые сертификаты (по системе ISO или ГОСТ), или зарегистрироваться на электронной торговой площадке (чтобы участвовать в закупках и тендерах) — все зависит от вида деятельности общества.