Проведение инвентаризации основных средств

Что такое инвентаризация объектов основных средств

Инвентаризация — это процесс сверки учетных данных с наличием в компании объектов имущества. Ее целью является сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС: имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также, арендованные и принятые на хранение.

Проведение инвентаризации ОС регулируется:

1. Законом РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
2. Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Указаниями). Однако, с  1 апреля 2025 года этот приказ станет недействительным и вступит в силу ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация".
3. ПБУ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло. Поэтому инвентаризация ОС и в 2024 году осуществляется по тому же алгоритму. На предприятии порядок и сроки проведения данной процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель организации.

Периодичность проведения инвентаризации ОС — как минимум один раз в 3 года (сверки библиотечного фонда — один раз в 5 лет, п. 1.5 Указаний). На практике, предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку перед составлением годовой бухотчетности инвентаризация проводится в обязательном порядке (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал отчетного года.

Также, существует еще ряд обстоятельств, когда необходимы внеплановые проверки наличия ОС. Это:

1. Назначение нового руководителя или материально ответственного лица (МОЛ), отвечающего за сохранность объектов.
2. Продажа или передача активов компании в аренду.
3. Ликвидация или реорганизация фирмы.
4. Обнаружение хищения, злоупотребления или порчи ОС.
5. Возникновение чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия), которые могут частично или полностью уничтожить имущество организации.

Иногда инвентаризация ОС инициируется руководством при массовом внедрении новых технологий на производстве и в управлении.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Этапы проведения инвентаризации ОС и оформления ее итогов подробно описаны в Указаниях Минфина РФ.

На первом из них распоряжением (приказом) руководителя организации назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав входят сотрудники техотделов и бухгалтерии, а председательствует обычно заместитель руководителя организации или главный бухгалтер. В этом же приказе устанавливаются причины, даты начала и завершения инвентаризации, виды инвентаризируемых объектов ОС.

Обязательным условием для проведения инвентаризации ОС является присутствие всех членов комиссии. Отсутствие любого из них ставит под сомнение подлинность результатов проверки В дальнейшем они могут быть оспорены.

Также, необходимо и участие лица, ответственного за сохранность ОС. Перед началом процедуры он заверяет своей подписью расписку о том, что все документы переданы им в бухгалтерию, а объекты ОС, за которые он отвечает, оприходованы (выбывшие — списаны в расход).

На втором этапе инвентаризации в оговоренные сроки проводится проверка имеющихся объектов ОС. Данные о наличии ОС фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1) в количественном и стоимостном выражении. Каждому объекту ОС в описи отведена отдельная строка, где указывают его:

• наименование;
• назначение;
• год выпуска;
• краткую характеристику;
• номер (инвентарный, заводской, паспорта, документа о регистрации);
• фактическое наличие;
• наличие по данным бухучета;
• документ, подтверждающий принятие объекта ОС на ответственное хранение (аренду).

Если на момент проверки какие-либо объекты (например, автотранспорт) отсутствуют в месте дислокации по причине нахождения в рабочем процессе, то их инвентаризируют до выезда на линию или по иной причине.

В акте по форме ИНВ–10 указываются объекты ОС, находящиеся на дату инвентаризации в незаконченном ремонте. В эту опись в том числе вносят сведения о стоимости ремонта этих активов. Результатом инвентаризации таких ОС может быть перерасход или экономия.

Какие еще нюансы нужно учесть при инвентаризации ОС, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для арендованных объектов ОС и находящихся на хранении формируют обособленную опись, в которой указываются документы, подтверждающие право аренды/хранения. Отдельно проверяют объекты, не используемые в работе фирмы из-за невозможности их восстановления. В инвентаризационной описи необходимо указать даты ввода этих объектов ОС в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться такими активами уже нельзя.

Опись по инвентаризации ОС, проводимой перед формированием годовой бухотчетности, составляется в двух экземплярах, а при проведении проверки в связи с чрезвычайными ситуациями либо при смене МОЛ — в трех (при необходимости — в большем количестве экземпляров).

Полученные итоги сверяются с данными бухучета. При отклонении фактического наличия определенных объектов ОС от данных бухучета результаты фиксируются в сличительной ведомости (форма ИНВ-18). Она формируется в 2-х экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и МОЛ. Ответственные лица обязаны представить комиссии объяснительную записку с изложением причин обнаруженных несоответствий.

Результаты инвентаризации ОС могут отражаться и в ведомости формы ИНВ-26, где отражаются все установленные излишки и недостачи (п. 5.6 Указаний). Документы, фиксирующие итоги инвентаризации, компания может разработать самостоятельно, но с указанием реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ. Такие формы нужно закрепить в учетной политике.

Дело в том, что с 01.01.2013 типовые формы первичных документов (кроме кассовой документации) перестали быть обязательными к применению.

После того, как итоги проверки сформированы, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации ОС и привлечении виновных к ответственности. Это распоряжение становится основанием для фиксации итогов проверки в учете.

Отражение результатов инвентаризации в бухучете

В ходе инвентаризации ОС могут быть выявлены неучтенные объекты ОС (излишки) либо недостача. На их основе формируются бухгалтерские записи. Излишки ОС необходимо оприходовать по текущей рыночной стоимости актива. Соответствующая сумма излишка зачисляется на финансовые результаты у коммерческой компании или увеличение доходов у НКО.

Недостачу ОС, выявленную при инвентаризации, рассматривают в двух плоскостях:

1. В пределах норм естественной убыли — ее списывают на затраты или на издержки производства.
2. Сверх норм естественной убыли — в этой ситуации устанавливают виновных работников и обязывают их возместить сумму недостачи. Если же установить конкретного виновника невозможно или суд отказал во взыскании убытка, то убытки от недостачи ОС списываются на финансовые результаты у коммерческой компании или увеличение расходов у НКО.

Подробнее о том, как учитывают результаты инвентаризации ОС, читайте в нашем материале.

Итоги

Инвентаризация ОС — это одна из форм проверки состояния имущества организации. Итогом этой проверки является установление наличия ОС и соответствия данным бухучета. В каком порядке проводится инвентаризация ОС, чем руководствуются и как оформляются ее итоги, рассказано выше в статье.