Данные из первичных учетных документов вносятся в регистры бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности.
На практике, используются те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утвержден учетной политикой организации. Рекомендуемые для применения бланки приведены в постановлениях Госкомстата РФ:
- от 30.10.1997 № 71-а;
- от 18.08.1998 № 88;
- от 25.12.1998 № 132;
- от 11.11.1999 № 100;
- от 21.01.2003 № 7;
- от 05.01.2004 № 1.
Кассовые и банковские документы, а также, транспортная накладная должны быть идентичны унифицированным формам. Остальные бланки можно видоизменять. Однако, в них должны быть указаны установленные ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ обязательные реквизиты.
Виды первичных документов в бухгалтерском учете
Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями. Ко второй группе причисляются бухгалтерская справка-расчет, акт о приеме материальных ценностей и др.
Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:
- Распорядительные (так, распоряжение или приказ руководителя организации).
- Исполнительные или оправдательные (например, приходные ордера).
- Бухгалтерского оформления (в частности, бухгалтерские справки).
По критерию объема содержащихся сведений первичные документы подразделяются на документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, и на сводные, то есть предназначенные для обобщения данных обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за соответствующий промежуток времени.
Что относится к основной первичной бухгалтерской документации?
С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета.
Что относится к основным формам первичных учетных документов для отражения операций с активами из числа основных средств:
- ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта ОС.
- ОС-1а — акт о приеме-передаче сооружения (здания).
- ОС-4 — акт о списании объекта ОС.
- Инвентарные карточки.
- Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1).
Что относится к основным формам первичных документов в кадровом делопроизводстве:
- Т-3 — штатное расписание;
- Т-7 — график отпусков;
- Т-6 — приказ (распоряжение) о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха;
- Т-8 или Т-8а — приказы (распоряжения) по данным формам заполняются при увольнении работника.
С 22.11.2021 отменена обязанность издавать приказ о приеме на работу по форме Т-1. Для оформления трудоустройства достаточно только трудового договора. Если работодатель решит издать приказ, его содержание должно соответствовать договору (закон РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Кроме того, с 01.09.2021 работодатели не обязаны вести личную карточку работников (форма Т-2).
Список первичных документов в сфере начисления и выплаты зарплаты персоналу состоит из форм:
- Т-12 — для составления табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- Т-13 — для оформления табеля учета рабочего времени;
- несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49, Т-51 и Т-53);
- лицевых счетов (Т-54).
Первичные учетные документы — это перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков по форме:
- КО-1 — приходный кассовый ордер.
- КО-2 — расходный кассовый ордер.
- КО-3 — в ней регистрируются приходная и расходная кассовая документация.
- КО-4 — кассовая книга.
- КО-5 — книга для отражения средств, принятых и выданных кассиром.
К первичной документации можно отнести накладные, заказ-счета, акты, доверенности, лимитно-заборные карты (М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, в отличие от УПД, не является первичным учетным документом (письмо Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007).
Первичные бухгалтерские документы — перечень обязательных реквизитов
В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты. Это:
- полное наименование документа;
- дата оформления;
- сведения о фирме — составителе данного документа;
- суть содержания факта хозяйственной жизни (произведенной операции, сделки);
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с приведением единиц измерения (кг, т, шт, м и др.);
- наименование должности работника (-ов), совершившего (-их) операцию, сделку и ответственного (-ых) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (-ых) за оформление свершившегося события;
- подписи, фамилии и инициалы данных лиц (работников).
Важная особенность: если бланк первичного учетного документа заполняется в электронном формате, то он должен быть удостоверен электронной подписью вышеуказанных должностных лиц.
Как осуществляется принятие к учету первичных учетных документов, составленных в электронном виде, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Все первичные учетные документы, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании в учетной политике, обладают юридической силой.
Итоги
Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры бухучета, которые составляют основу для формирования отчетности. Основные формы первички указаны выше в статье.