Работающий на упрощенной системе предприниматель освобожден от уплаты некоторых налогов, но не от организации учета хозяйственных операций. Есть требования, предъявляемые к ведению бизнеса, за несоблюдение которых могут назначить штрафные санкции. Расскажем о том, как правильно вести ИП бухгалтерию на «упрощенке», чтобы следовать установленным правилам.
Законодательство о бухгалтерском учете для ИП на УСН
От полноценного бухгалтерского учета с применением плана счетов, двойной записью, составлением баланса, предприниматели на «упрощенке» освобождены. Но только при условии, что они ведут учет доходов или доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством (пп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
На «упрощенке» для ведения налогового учета предназначена «Книга учета доходов и расходов» (сокращенное название - КУДиР), форма которой утв. приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Заполнять ее ИП обязаны в силу ст. 346.24 НК РФ.
Итоговые данные из КУДиР переносятся в декларацию по УСН (формы КНД 1152017, утв. приказом ФНС от 25.12.2020 N ЕД-7-3/958@), которая представляется в ИФНС один раз в год.
Других утвержденных налоговых регистров (журналов, книг, ведомостей и т.п.) по «упрощенке» нет.
Однако дополнительный учет ИП на УСН необходим:
- если у него есть наемные работники;
- при работе с наличными деньгами;
- для контроля соблюдения условий применения спецрежима, в частности, по стоимости основных средств.
Кроме того, наличие организованного учета может помочь при расчетах с контрагентами или для ответов по запросам налоговиков.
Организация бухучета для ИП, ведущего налоговый учет, является его правом, а не обязанностью.
Налоговый учет и бухгалтерия ИП на «упрощенке»: как вести
КУДиР можно вести как в электронном виде, так и на бумаге. Если выбран электронный вариант, после завершения года документ нужно распечатать. Книга должна быть прошнурована и пронумерована, подписана предпринимателем, при наличии печати – заверена ее оттиском.
При УСН «доходы» в книгу записываются доходы и затраты, уменьшающие налог (страховые взносы, больничные, выплаченные за счет ИП, добровольное личное страхование работников). ИП на УСН «доходы минус расходы» заносят в регистр все доходные и расходные операции, отвечающие требованиям ст. 346.15-346.17 НК РФ. Для расчета налоговых обязательств по УСН этого документа достаточно.
Порядок бухгалтерского учета операций ИП определяет самостоятельно и закрепляет их в учетной политике, наряду с рабочим планом счетов и формами первичных документов.
ИП на УСН, являющийся субъектом малого предпринимательства, вправе применять упрощенные способы ведения бухучета, в т.ч. отказаться от использования двойной записи (п. 4 ст. 6 закона № 402-ФЗ, Типовые рекомендации по организации бухучета субъектами МСП, утв. Приказом Минфина № 64н от 21.12.1998, Информация Минфина № ПЗ-3/2015).
Можно совсем отказаться от ведения бухгалтерского учета, если операций немного, с наличными ИП не работает, и наемных работников у него нет.
Расчеты с контрагентами
Для расчетов с контрагентами вести бухгалтерию ИП не обязательно. Но вести такой учет удобно на случай, к примеру, запроса от налоговиков по встречной проверке.
Кроме того, организованный учет позволяет контролировать правильность и своевременность расчетов:
- при большом количестве контрагентов;
- при частичной оплате или авансовой системе;
- при смешанных наличных и безналичных платежах.
Учет кассовых операций
ИП не вправе отказаться от организации учета по кассовым операциям. При работе с наличностью необходимо руководствоваться Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, а именно:
- выписывать приходные и расходные кассовые ордера при приеме или выдаче денежных средств по формам КО-1 и КО-2;
- использовать в работе БСО (бланки строгой отчетности) или онлайн-кассу, в т.ч. при получении безналичной выручки от физических лиц;
- оформлять кассовую книгу по форме КО-4.
Формы кассовых документов утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 (ред. от 03.05.2000).
Учет при наличии работников
У ИП, заключающих трудовые договора или выплачивающих иные доходы физическим лицам, обязанностей по учету больше. Для ведения бухгалтерского и налогового учета по НДФЛ, страховым взносам, для составления отчетности в ИФНС, ПФР и ФСС потребуются:
- кадровые документы (приказы, личные карточки, трудовые договоры, положения о зарплате и режиме труда и отдыха и т.п.);
- документы по начислению и выплате зарплаты (табели, расчетные и платежные ведомости);
- налоговые регистры по НДФЛ и страхвзносам, в которых будут отражаться доходы и начисления налоговых обязательств.
Формы учета можно применять как унифицированные (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), так и самостоятельно разработанные – при условии, что в них имеются все данные, достаточные для составления налоговой и персонифицированной отчетности.
Как самому вести бухгалтерию ИП на «упрощенке»
Не обязательно привлекать для организации учета наемного бухгалтера или специальную бухгалтерскую организацию. Учет предпринимателю можно организовать и вести самостоятельно. При этом ему придется самому изучать нормы законодательства, составлять учетную политику, следить за учетом первички и ведением документооборота.
Для организации учета можно использовать бухгалтерские программы либо самостоятельно разработанные документы и учетные регистры (например, в формате таблиц excel). Однако, если знаний о налоговом учете недостаточно или имеется большой объем работы, надежнее будет обратиться к специалистам или нанять бухгалтера.