Журнал учета трудовых книжек

Правила учета трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки подлежат обязательному учету. Регламент данного учета устанавливает ч. VIII (п. 39-45) Порядка их ведения, хранения из Приказа Минтруда № 320н от 19.05.2021. Данный приказ действует до 01.09.2027, поэтому положения из названого Порядка (см. Прил. 2), который им утвержден, актуальны в 2025 г. Из данного Порядка следует:

1. Каждый наниматель (ИП, юрлицо) должен вести учет чистых бланков и используемых бумажных трудовых (вкладышей к ним). Для этого он должен организовать связанную с этим процессом работу (п. 42 Порядка) и прежде всего завести две книги либо, соответственно, два журнала, выбрав название на свое усмотрение (п. 39-40 Порядка):

• один - для учета бланков, вкладышей, чтобы фиксировать там их получение, расходование с указанием серии, номера;
• второй - для учета движения самих трудовых книжек, чтобы отображать там книжки, которые принимаются от соискателей на момент трудоустройства, а также выдаются сотрудникам при увольнении.

2. Нанимателю следует самостоятельно разработать форму журнала учета трудовых книжек и отдельно - форму для учета их бланков, вкладышей (п. 40 Порядка). Пломбировать ничего не требуется. При разработке необходимо выполнить определенные требования, которые в 2025 г. остались прежними, т. е.:

• пронумеровать, прошнуровать документ;
• заверить его своей подписью (речь идет о подписи ИП и главы организации), печатью (если она есть).

Таким образом, при наличии бумажных трудовых книжек у работников наниматель попросту обязан организовать работу по их учету, движению, хранению. Если он этого не сделает, не будет вести журнал (либо книгу) учета, его могут привлечь к ответственности по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП.

В электронном виде такие журналы не ведут. Подробнее об этом - в письме Минтруда № 14-6/ООГ-6245 от 05.10.2023!

В каких случаях можно не вести журнал и что важно знать о его форме

Применительно к обозначенным выше нормам, введенным Приказом № 320н, следует отметить два существенных на 2025 г. момента. Во-первых, эти нормы касаются только трудовых бумажных книжек. Поэтому если у нанимателя все работники перешли на ЭТК, то вести такой журнал не нужно, а сам журнал можно, по сути, передать в архив.

Напоминаем правила формирования трудовых в 2025 г.:

1. Если человек впервые трудоустраивается, на него заводят автоматом только ЭТК.

2. Если работник не отказался от бумажной версии, ее продолжают вести столько, сколько захочет ее владелец. При этом он в любой момент может от нее отказаться и перейти на ЭТК.

3. Если работник отказался от бумажной версии, то сведения о трудовой деятельности заносят в ЭТК и возврат к бумажной версии невозможен.

Во-вторых, форма книги учета движения трудовых книжек и форма книги учета бланков с вкладышами, которые введены Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 (послед. ред. - 31.10.2016) в 2025 г. не применяются. Теперь ИП, юрлица сами их разрабатывают. Но если наниматель давно ведет учет, используя при этом старые формы, их можно оставить. То есть полагаем, что отмена данных форм не требует срочной разработки и утверждения новых.

Какие последствия ожидают работодателя в случае отсутствия журнала учета трудовых книжек или некорректного ведения документа? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Как разработать свою версию журнала, чем руководствоваться

Разрабатывая форму журнала (книги) учета для бумажных трудовых книжек, наниматель:

• должен исходить из норм, требований, обозначенных Порядком, утв. Приказом № Минтруда № 320н от 19.05.2021;
• может взять за основу отмененные формы, предназначенные для учета чистых бланков (вкладышей), а также учета движения уже используемых бланков из Постановления Минтруда № 69 от 10.10.2003.

Таким образом, наниматель может взять любой стандартный шаблон, в т. ч. отмененных форм, переделать его с учетом современных реалий. То есть что-то добавить, что-то убрать.

Так, к примеру, в журнале учета движения книжек можно предусмотреть графу для указания причины выдачи трудовой на руки работнику. Это особенно актуально, так как ее могут выдать на руки не только при увольнении, но и при переходе на ЭТК либо для оформления пенсии. При выдаче ее для пенсии можно также предусмотреть сведения о дате подачи заявления о предоставлении трудовой, о дате ее выдачи и возврата под подпись заявителя.

Исходя из положений Приказа № 320н, в разрабатываемую форму журнала движения трудовых книжек можно включить:

• порядковый № записи;
• дату приема на работу либо заполнения книжки, вкладыша (при выдаче нанимателем);
• Ф. И. О. работника;
• серию, номер книжки (вкладыша);
• реквизиты (дату, №) приказа нанимателя о приеме на работу либо трудового договора (т. е. основание трудоустройства);
• подпись ответственного лица, принявшего либо заполнившего документ;
• сумму, полученную от работника за оформленную впервые книжку, вкладыш (сумма, р.);
• причину выдачи книжки на руки;
• дату выдачи ее на руки;
• дату, подпись работника за получение трудовой.

Основные сведения в ней следует оставить. Опустить можно менее значимые, которые можно не указывать по Приказу № 320н. Например, должность (профессию, специальность) работника.

Вариант формы журнала, скомпилированный на основе отмененной формы из Постановления № 69:

Скачать образец журнала 

Итоги

Если у ИП, юрлица есть хотя бы один работник, не отказавшийся на 2025 г. от бумажной трудовой книжки, он должен вести (если нужно - разработать) две формы журнала. Одну - для учета чистых бланков и вкладышей, другую - для учета движения используемых трудовых. Требования к подобным формам не поменялись, их устанавливает Порядок ведения, хранения книжек из Приказа Минтруда № 320н от 19.05.2021. Разрабатывая журнал учета движения трудовых книжек, можно взять за основу отмененную форму из Постановления Минтруда № 69 от 10.10.2003, пересмотрев (изменив) в ней отдельные сведения.