Оборотно-сальдовая ведомость в Excel

Оборотно-сальдовая ведомость: что за документ и для чего нужен

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) – один из ключевых аналитических документов в бухгалтерском учете. Она служит для систематизации, проверки и контроля состояния счетов бухгалтерского учета, представляя подробную картину того, какие именно операции совершались в конкретном периоде и как они повлияли на конечные остатки по каждому счету.

Список задач, которые решает ОСВ:

• контроль корректности отражения хозяйственных операций на счетах;
• проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета;
• формирование базы для подготовки финансовой отчетности (баланс, отчет о финансовых результатах и прочие официальные формы);
• оценка динамики остатков по счетам и планирование финансовых потоков.

Как правило, многие компании составляют ОСВ каждый месяц, а в некоторых случаях даже еженедельно или ежедневно (в зависимости от интенсивности и особенностей деятельности). 

В «КонсультантПлюс» можно найти образец оборотно-сальдовой ведомости за год, а также разъяснения, как по оборотно-сальдовой ведомости заполнить бухгалтерский баланс. Получите демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа

Скачать образец в «КонсультантПлюс»

С помощью такой ведомости  бухгалтер может быстро проверить корректность отражения операций на счетах, а при выявлении неточностей – своевременно внести корректировки.

Где взять бланк оборотно-сальдовой ведомости?

Сегодня в российском законодательстве нет единого утвержденного бланка оборотно-сальдовой ведомости. Этот документ не имеет строго унифицированного формата, поэтому на практике могут использоваться такие варианты:

• старые шаблоны, которые были утверждены ранее (их использование сегодня уже не носит обязательный характер);
• готовые шаблоны в бухгалтерских программах (например в «1С: Бухгалтерия» или аналогичных решениях);
• таблицы в Excel, созданные бухгалтерами на основании типовых требований;
• образец оборотной ведомости по аналитическим счетам, разработанный компанией самостоятельно для внутреннего использования (такие шаблоны должны быть утверждены в учетной политике). 

Для большинства организаций предпочтительным остается электронный формат. Это позволяет не только экономить время на ручном заполнении, но и сводит к минимуму вероятность ошибок. Кроме того, электронные таблицы легко поддаются редактированию, сортировке и фильтрации данных, что существенно ускоряет анализ.

Бланк оборотно-сальдовой ведомости скачать бесплатно можно в начале данной статьи.

Готовые шаблоны бухгалтерских регистров, в которые можно внести свои данные, подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

Какие данные должна включать в себя ОСВ

Оборотно-сальдовая ведомость отражает итоги всех хозяйственных операций, сгруппированных по бухгалтерским счетам. Ведомость складывается из таких основных показателей:

1. Номер счета (вписывается в соответствии с рабочим планом счетов организации).  
2. Сальдо начальное (остаток по счету на начало периода).  
3. Обороты за период (сумма всех операций, выполненных за отчетный период).  
4. Сальдо конечное (остаток по счету на конец периода).

В бланке указываются и такие стандартные данные, как отчетный период, название организации, ответственное лицо и т. д. 

Важный момент для правильного заполнения ОСВ – это формирование корректных аналитических регистров. Все хозяйственные операции должны отражаться в соответствующих журналах и ведомостях, которые вместе образуют систему регистров бухгалтерского учета. Оборотно-сальдовая ведомость служит сводным документом, который «собирает» данные из этих регистров и наглядно демонстрирует итоги.

Оборотно-сальдовая ведомость в Excel: особенности заполнения

Если вы хотите максимально упростить процесс ведения ОСВ, обратите внимание на электронные шаблоны. Например, в Excel легко автоматизировать ряд расчетов, настроить формулы и даже макросы для выгрузки данных из других регистров. В результате вы сможете каждый отчетный период формировать актуальную и достоверную оборотно-сальдовую ведомость, затрачивая на это минимум времени и снижая риск технических ошибок.

Мы подготовили подборку рекомендаций при заполнении бланка оборотно-сальдовой ведомости в Excel: 

1. В одном листе Excel можно разместить справочник счетов с указанием их названий и вида (активный, пассивный, активно-пассивный). Так вы сможете быстро подтягивать названия и номера счетов в основную ведомость при помощи формул или выпадающих списков.
2. Стандартная таблица ОСВ обычно включает такие столбцы: «Счет», «Сальдо начальное (Дт)», «Сальдо начальное (Кт)», «Обороты (Дт)», «Обороты (Кт)», «Сальдо конечное (Дт)», «Сальдо конечное (Кт)».При необходимости добавьте графы для субсчетов, подразделений, контрагентов и других аналитических разрезов.
3. Чтобы долго не прокручивать страницу при больших массивах данных, разместите дополнительные показатели в строках, свернутых при помощи группировки Excel.
4. При заполнении таблицы обязательно используйте формулы. Они помогут автоматизировать процесс внесения данных в ОСВ. 
5. Для удобства можно добавить отдельную ячейку-проверку, которая сразу будет показывать, совпадают ли итоги по дебету и кредиту. Например; = ИТОГО_ДЕБЕТ - ИТОГО_КРЕДИТ. Если 0 не получается, то будет появляться предупреждение. 
6. Excel дает широкие возможности для фильтрации и сортировки данных (по сумме, номеру счета и т. д.). Это в разы упрощает поиск ошибок и сверку конкретных счетов. 

Заключение

Оборотно-сальдовая ведомость – один из важнейших инструментов бухгалтерского учета, позволяющий систематизировать данные по всем счетам и оперативно контролировать финансовую деятельность организации. 

Унифицированной формы этого документа нет, поэтому организации вправе разработать свой шаблон, утвердив его в учетной политике, или бланк оборотно-сальдовой ведомости скачать бесплатно в нашей статье. Использование Excel для составления ОСВ дает заметные преимущества: удобную автоматизацию расчетов, возможность гибкой настройки структуры и визуализацию данных. Однако для корректного результата необходимо четко понимать специфику активных и пассивных счетов, правильно формировать формулы, учитывать особенности законодательства и сохранять достоверность всех регистров.