Дополнительный график отпусков на новых сотрудников (образец)

Дополнение к графику отпусков

При включении в трудовой коллектив новых сотрудников после утверждения годового графика отпусков возникает вопрос, как отразить их отпуска в плане работы. В таких случаях многие работодатели оформляют дополнительный график или приложение к уже действующему графику. В статье разбираем, как правильно оформить и утвердить дополнительный график отпусков, а также как надежно оформить ознакомление с ним работников. Основное внимание уделено балансу между требованиями трудового законодательства, внутренними регламентами компании и практикой применения этого документа в 1С и других системах.

Дополнительный график отпусков на новых или вновь принятых сотрудников не имеет отдельной утвержденной формы ТК РФ, поэтому его оформляют как «Дополнение к графику отпусков» или «Дополнительный график отпусков» в произвольной форме, ориентируясь на унифицированную форму Т-7 или уже используемую и утвержденную в компании форму графика.

ТК РФ не обязывает вносить вновь принятых сотрудников в график, отпуск им можно предоставить на основании заявления и приказа, без дополнительного графика.

Как внести изменения в график отпусков? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Если компания все-таки ведет единый контролируемый план, удобно оформлять дополнение к графику (приложение) в той же форме, что и основной график, и утверждать его в том же порядке.

График (основной и дополнение) должен включать и ежегодные, и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 120 ТК РФ), поэтому в графе «Категория отпуска» желательно это указывать.

Бланк «Дополнительный график отпусков на новых и вновь принятых сотрудников» чаще ориентируется на форму Т-7 (она не обязательна с 2013 года, но содержит все требуемые данные по сотруднику и его предполагаемому отпуску).

В шапке допбланка указывается: наименование организации; основание формирования «Дополнение к графику отпусков на 2026 год на новых и вновь принятых работников»; реквизиты утверждения (утверждено Приказом № _ от «» _ 202_ г.); подпись руководителя, дата.

Как ознакомить сотрудников с дополнительным графиком отпусков

Ознакомить сотрудников с дополнительным графиком отпусков (или «Дополнением к графику») целесообразно теми же способами, что и с основным графиком: под подпись, с документальным подтверждением ознакомления.

Основные способы ознакомления:

1. Лист (журнал) ознакомления.

К доп. графику прикрепляется лист ознакомления, где каждый сотрудник:

• указывает Ф.И.О., должность, подразделение;
• ставит подпись и дату ознакомления.

Если сотрудников много, можно оформить журнал или таблицу с полями: Ф.И.О., должность, подразделение, дата, подпись.

2. График с дополнительной колонкой «Ознакомлен»

На листе дополнительного графика внизу или в отдельной колонке добавляются графы:

• Дата ознакомления;
• Подпись работника.

3. Уведомление каждому сотруднику

Можно разослать отдельные уведомления с указанием даты и продолжительности отпуска и приложить к ним лист ознакомления с доп. графиком.

Ознакомление проводится после утверждения дополнительного графика (или приказа). ТК РФ не устанавливает конкретный срок для ознакомления с графиком, но рекомендуется сделать это до начала отпуска и вместе с общим планом компании. Нельзя забывать, что о начале отпуска работника нужно уведомить под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Утверждение дополнительного графика отпусков

Дополнительный график (или «Дополнение к графику») на новых сотрудников целесообразно утверждать руководителем, если компания использует единый контролируемый график отпусков и относится к нему как к обязательному плану, но это не всегда обязательно.

Трудовой кодекс не обязывает отдельно утверждать дополнения к графику отпусков, если после утверждения основного графика в нем не добавляются отпуска работникам, уже включенным в план. Обязательным считается утверждение только самого графика отпусков не позднее чем за две недели до начала года.

Утверждение дополнительного графика целесообразно, если в организации график отпусков — единый и обязательный документ для всех, а изменение плана (в т.ч. включение новых сотрудников) оформляется приказом и утверждается тем же способом, как и основной график. В этом случае дополнение («Дополнительный график») рекомендуется утверждать руководителем или уполномоченным им лицом, аналогично основному графику — своей подписью на документе или приказом.

Если после утверждения графика приняты новые сотрудники, и отпуск им предоставляется по заявлению без жесткой привязки к графику, закон не требует вносить их в график или утверждать отдельное дополнение. В этом случае достаточно:

• приказа на отпуск по временно принятому работнику;
• отметки в личной карточке и/ или табеле.

Дополнительный график отпусков на новых сотрудников образец заполнения скачать.

В дополнении к графику заполняется шапка и табличная часть: графы 1–7 заполняются при устройстве сотрудников. Графы 8–11 заполняются по факту, т.е. по мере ухода сотрудников в отпуск или при переносах.

Графа 1: Структурное подразделение.

Графа 2: Должность (специальность, профессия) согласно штатному расписанию.

Графа 3: Фамилия, имя, отчество сотрудника.

Графа 4: Табельный номер.

Графа 5: Количество календарных дней отпуска (исходя из даты трудоустройства).

Графа 6: Вид отпуска.

Графа 7: Запланированная дата начала отпуска.

Графа 8: Фактическая дата начала отпуска.

Графа 9: Основание (документ) для переноса.

Графа 10: Дата предполагаемого отпуска (новая, при переносе).

Графа 11: Примечания

Внизу документа (в случае необходимого утверждения):

Руководитель ____________ /ФИО/

Кадровик ____________ /ФИО /

«Утверждено» приказом № _ от «» _ 202_ г.»

Дополнительный график отпусков на новых сотрудников бланк скачать.

Итоги

При появлении в компании новых сотрудников после утверждения основного графика отпусков может потребоваться оформить дополнительный график на этих работников. Дополнительный график целесообразно оформлять как приложение к основному графику и при необходимости утверждать руководителем, если компания использует график как обязательный план. Ознакомление сотрудников с дополнительным графиком рекомендуется проводить под подпись в листе или журнале ознакомления, чтобы подтвердить факт доведения информации. Если отпуск новым работникам предоставляется по заявлению без жесткой привязки к графику, отдельное утверждение и бумажное ознакомление с дополнительным графиком не обязательны, достаточно приказов и отметок в документах. Главное — обеспечить уведомление каждого сотрудника о начале его отпуска не позднее чем за две недели, независимо от того, есть ли он в основном или дополнительном графике.