Журналы-ордера представляют собой регистры бухгалтерского учета, группирующие и систематизирующие данные первичных документов по одному или нескольким однородным счетам. В них фиксируют операции, осуществляемые компанией за отчетный период. Существуют унифицированные формы этих документов, утвержденных Минфином РФ, но предприятия вправе использовать самостоятельно разработанные и более адаптированные к осуществляемой деятельности бланки. Важно лишь, чтобы эти журнальные формы содержали набор обязательных реквизитов, были утверждены приказом руководителя и закреплены в учетной политике.
Журналы-ордера состоят из 2-х разделов: основного — для фиксации записей операций по кредиту определенного счета, и дополнительного (ведомости) — для ведения аналитического учета. Дебетовые обороты по счету фиксируют вместе с корреспондирующими счетами по кредиту, а по итогам месяца выводят остаток сумм на счете – кредитовый или дебетовый. По таким же критериям строится фиксация операций по расчетам с подотчетными лицами, для отражения которых в компаниях применяют журнал-ордер 7 «Подотчетные лица». Напомним особенности заполнения этой формы.
Журнал-ордер 7
Расчеты с персоналом по авансам, выданным на командировку или административно-хозяйственные расходы, фиксируют на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначенном для объединения данных о подобных расчетах. По дебету сч. 71 отражают выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств (Д/т 71 К/т 50, 51, 52). По мере расходования подотчетных сумм и представления оправдательных документов по этим расходам счет 71 кредитуется с корреспондирующими счетами бухучета, соответствующими характеру операции. Например, затраты по командировкам списывают на счета производства (Д/т 20, 23, 29 К/т 71) приобретение ТМЦ из отпущенных на хознужды средств – на счета учета запасов или товаров (Д/т 10, 41 К/т 71).
Журнал ордер 7 (счет 71) систематизирует объем учетных данных по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. Бланк журнала-ордера 7 можно скачать на любом информационном ресурсе, предлагающем бухгалтерские или правовые услуги, а можно разработать собственный вариант документа.
В регистре указывается информация по всем авансовым выплатам и отчетам каждого сотрудника, а также начальное и конечное сальдо (т.е. переходящие в следующий отчетный период остатки подотчетных сумм). Дебетовое сальдо по счету 71 указывает на наличие выданных под отчет сумм на конец месяца, кредитовое (что бывает довольно редко) отражает размер кредиторской задолженности предприятия перед работником, т.е. перерасход выданных средств под отчет.
Записи в журнале-ордере 7 ведутся построчно по каждому авансовому отчету: в отдельной позиции отражают размер выданного аванса, подтвержденные суммы расхода, возвращенный неиспользованный аванс или сумму возмещенного перерасхода и сальдо. Для ситуаций, когда командированному сотруднику перечисляют дополнительный аванс, в разделе выдачи средств под отчет предусматривают соответствующие графы. По итогам месяца общий остаток средств по счету 71 указывают в итоговых строках регистра.
Таким образом, синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по выданным под отчет авансам соединяется в единой системе записей, что является особенностью данного регистра. Заполненный журнал ордер 7, точнее данные по счету 71, являются основанием для формирования сведений в Главной книге за отчетный период.
Заполнение журнала-ордера 7
Журнал-ордер 7 может быть заполнен вручную либо автоматически в применяемой бухгалтерской программе на основе проведенных в учете операций по счету 71. Заполним регистр, опираясь на условные данные примера.
Пример
По состоянию на 01.02.2021 по счету 71 в ООО «Весна» числится задолженность:
- инженера Иванова И.И., отправленного в командировку 28.01.2021 и пока не представившего авансовый отчет, в сумме 20200 руб.;
- секретаря Комаровой И.М., получившей 5000 руб. на приобретение канцтоваров 29.01.2021;
- менеджера Кравцова А.И., отчитавшегося по предыдущему авансу № 11 от 29.01.2021, но не вернувшему неиспользованный остаток средств в кассу в сумме 900 руб.
В течении месяца были произведены следующие операции по сч. 71:
- 03.02.2021 из кассы выдано 15000 руб. инженеру Рогову М.М. на командировку;
- 04.02.2021 Кравцовым А.И. возвращена неиспользованная сумма аванса 900 руб. в кассу;
- 09.02.2021 в связи с необходимостью продления командировки Иванову И.И с расчетного счета перечислен дополнительный аванс в сумме 6000 руб.;
- 10.02.2021 секретарь Комарова И.М. представила авансовый отчет № 12 на сумму 5200 руб., расходы по которому утверждены. Сумма перерасхода 200 руб. выдана из кассы;
- 18.02.2021 завхозу Ушакову П.С. перечислено с расчетного счета 30000 руб. на хозяйственные нужды;
- 19.02.2021 Иванов И.И. представил авансовый отчет № 13 на сумму 25400 руб., расходы по которому утвердили. Неиспользованный остаток подотчетной суммы 800 руб. удержан из зарплаты инженера;
- 25.02.2021 утвержден авансовый отчет № 14 Рогова М.М. на сумму 15600 руб. Перерасход в сумме 600 руб. выдан из кассы.
В учете компании командировочные расходы по авансовым отчетам Иванова и Рогова отражены на счете основного производства, а канцтовары, приобретенные секретарем, оприходованы на счет материалов. Все перечисленные операции фигурируют в журнале-ордере 7.
В компании разработан собственный вариант учетного регистра. Образец журнала-ордера 7 может быть таким:
В журнале-ордере 7 на основании аналитических данных по сч. 71 по завершении месяца сформирован переходящий на следующий месяц дебетовый остаток в сумме 30000 руб. Эти средства выданы завхозу Ушакову на хознужды, и по состоянию на 28.02.2021 он не отчитался по их использованию.
Скачать журнал-ордер 7 (бланк) можно здесь.
