Списание недостачи: проводки

Недостачи возникают в различных областях деятельности предприятия: на производстве, при перевозке и хранении имущественных ценностей. Факт их выявления вызывает необходимость проведения инвентаризации.

Оформление проводок по списанию недостач зависит от причин их образования: естественных или по вине определенных лиц. Недостачи учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С кредита счета 94 они могут списываться:

• на производственные или реализационные затраты;
• на виновника с возмещением из его заработка или за счет оплаты им суммы убытка в кассу компании;
• в прочие расходы.

Списание недостачи в пределах нормы

Недостачи в пределах естественной убыли списываются на производственные или реализационные затраты. Списание осуществляется со счетов, предназначенных для учета материальных ценностей, в расходы по видам производств, используя счет 94:

• Дт 94 Кт 10 (41, 43..);
• Дт 20 (23, 44..) Кт 94.

По аналогии с недостачей, списание потерь от брака отражается бухгалтерской записью по дебету счетов 20, 23, 29 и т.д. и кредиту счета  28, в зависимости от того, в каком производстве они выявлены: основном, вспомогательном, обслуживающем. При установленном виновнике брака, потери относят на виновное лицо: Дт 73 Кт28.

Списание потерь сверх нормы

Виновник сверхнормативных потерь может быть установлен или не выявлен. Рассмотрим, как в зависимости от результата поиска виновных осуществляется списание недостач.

За счет виновного лица

Если выявлен виновник недостачи, он обязан возместить нанесенный предприятию ущерб. Когда в бухгалтерском учете списана недостача на виновное лицо, проводка делается следующая: Дт 73 Кт 94.

Разница между взыскиваемой суммой за выявленный недостаток и числящейся в учете стоимостью относится на доходы будущих периодов: Дт 73 Кт 98. Списание суммы разницы, которая взыскана с виновника, с балансовой стоимостью ценностей фиксируется в учете записью: Дт 98 Кт 91-1.

В случае превышения суммы возмещения недостачи над балансовой стоимостью, разницу необходимо дополнительно отразить в прочих доходах:

• Дт 73-02 Кт 94 – возмещение виновником недостающих ценностей в пределах балансовой стоимости;
• Дт 73-02 Кт 91-1 – разница между возмещаемой суммой и стоимостью имущества по балансу.

Пример 1

В ООО «Орбита» выявлен недостаток товаров на сумму 32 тыс. руб. (рыночная стоимость потерь – 38 тыс. руб.). В качестве виновного лица установлен менеджер по продажам. Согласно соглашению с виновным сотрудником, он обязуется возместить недостачу в течение 6 месяцев. Взыскание будет производиться из заработной платы менеджера.

Для учета осуществляемых операций необходимо сделать такие проводки:

Содержание операции	Проводка	Сумма, руб.
Отражение недостачи товара, выявленной в ходе инвентаризации	Дт 94 Кт 10	32 000
Отнесение суммы недостачи на счет виновного сотрудника	Дт 73 Кт 94	32 000
Отражение разницы между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью недостающего имущества (38 000 – 32 000)	Дт 73 Кт 98	6000
Ежемесячное удержание взыскиваемой суммы из зарплаты виновного лица (38 000 руб. / 6 мес.)	Дт 70 Кт 73	6334
Ежемесячное отражение списания разницы между взысканной суммой и балансовой стоимостью недостающего товара (6000 руб. / 6 мес.)	Дт 98 Кт 91-1	1000

Виновное лицо не установлено

Порядок списания потерь при отсутствии виновника заключается в отнесении выявленной недостачи на финансовый результат путем произведения записи: Дт 91-02 Кт 94. Документом-основанием является бухгалтерская справка-расчет.

На финрезультаты предприятия недостачи имущественных ценностей списываются в случаях:

• невозможности определить виновных лиц;
• отказа суда во взыскании убытков.

Пример 2

По результатам инвентаризации в ООО «Строймонтаж» выявлена недостача компьютера, первоначальная стоимость которого равна 49 000 руб., амортизация – 13 600 руб. Виновных лиц установить не удалось.

Чтобы произвести списание недостачи, проводки будут сделаны такие:

Содержание операции	Проводка	Сумма, руб.
Списание суммы амортизации ОС	Дт 02 Кт 01	13 600
Недостача в размере остаточной стоимости ОС	Дт 94 Кт 01	35 400
Списание недостачи при отсутствии виновников	Дт 91-2 Кт 94	35 400

Таким образом, недостача материальных ценностей на предприятии может списываться в рамках естественной убыли, на выявленного виновника или на финансовый результат, если виновное лицо установить не удалось.