Недостачи возникают в различных областях деятельности предприятия: на производстве, при перевозке и хранении имущественных ценностей. Факт их выявления вызывает необходимость проведения инвентаризации.
Оформление проводок по списанию недостач зависит от причин их образования: естественных или по вине определенных лиц. Недостачи учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С кредита счета 94 они могут списываться:
- на производственные или реализационные затраты;
- на виновника с возмещением из его заработка или за счет оплаты им суммы убытка в кассу компании;
- в прочие расходы.
Списание недостачи в пределах нормы
Недостачи в пределах естественной убыли списываются на производственные или реализационные затраты. Списание осуществляется со счетов, предназначенных для учета материальных ценностей, в расходы по видам производств, используя счет 94:
- Дт 94 Кт 10 (41, 43..);
- Дт 20 (23, 44..) Кт 94.
По аналогии с недостачей, списание потерь от брака отражается бухгалтерской записью по дебету счетов 20, 23, 29 и т.д. и кредиту счета 28, в зависимости от того, в каком производстве они выявлены: основном, вспомогательном, обслуживающем. При установленном виновнике брака, потери относят на виновное лицо: Дт 73 Кт28.
Списание потерь сверх нормы
Виновник сверхнормативных потерь может быть установлен или не выявлен. Рассмотрим, как в зависимости от результата поиска виновных осуществляется списание недостач.
За счет виновного лица
Если выявлен виновник недостачи, он обязан возместить нанесенный предприятию ущерб. Когда в бухгалтерском учете списана недостача на виновное лицо, проводка делается следующая: Дт 73 Кт 94.
Разница между взыскиваемой суммой за выявленный недостаток и числящейся в учете стоимостью относится на доходы будущих периодов: Дт 73 Кт 98. Списание суммы разницы, которая взыскана с виновника, с балансовой стоимостью ценностей фиксируется в учете записью: Дт 98 Кт 91-1.
В случае превышения суммы возмещения недостачи над балансовой стоимостью, разницу необходимо дополнительно отразить в прочих доходах:
- Дт 73-02 Кт 94 – возмещение виновником недостающих ценностей в пределах балансовой стоимости;
- Дт 73-02 Кт 91-1 – разница между возмещаемой суммой и стоимостью имущества по балансу.
Пример 1
В ООО «Орбита» выявлен недостаток товаров на сумму 32 тыс. руб. (рыночная стоимость потерь – 38 тыс. руб.). В качестве виновного лица установлен менеджер по продажам. Согласно соглашению с виновным сотрудником, он обязуется возместить недостачу в течение 6 месяцев. Взыскание будет производиться из заработной платы менеджера.
Для учета осуществляемых операций необходимо сделать такие проводки:
Содержание операции
Проводка
Сумма, руб.
Отражение недостачи товара, выявленной в ходе инвентаризации
Дт 94 Кт 10
32 000
Отнесение суммы недостачи на счет виновного сотрудника
Дт 73 Кт 94
32 000
Отражение разницы между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью недостающего имущества
(38 000 – 32 000)
Дт 73 Кт 98
6000
Ежемесячное удержание взыскиваемой суммы из зарплаты виновного лица (38 000 руб. / 6 мес.)
Дт 70 Кт 73
6334
Ежемесячное отражение списания разницы между взысканной суммой и балансовой стоимостью недостающего товара (6000 руб. / 6 мес.)
Дт 98 Кт 91-1
1000
Виновное лицо не установлено
Порядок списания потерь при отсутствии виновника заключается в отнесении выявленной недостачи на финансовый результат путем произведения записи: Дт 91-02 Кт 94. Документом-основанием является бухгалтерская справка-расчет.
На финрезультаты предприятия недостачи имущественных ценностей списываются в случаях:
- невозможности определить виновных лиц;
- отказа суда во взыскании убытков.
Пример 2
По результатам инвентаризации в ООО «Строймонтаж» выявлена недостача компьютера, первоначальная стоимость которого равна 49 000 руб., амортизация – 13 600 руб. Виновных лиц установить не удалось.
Чтобы произвести списание недостачи, проводки будут сделаны такие:
Содержание операции
Проводка
Сумма, руб.
Списание суммы амортизации ОС
Дт 02 Кт 01
13 600
Недостача в размере остаточной стоимости ОС
Дт 94 Кт 01
35 400
Списание недостачи при отсутствии виновников
Дт 91-2 Кт 94
35 400
Таким образом, недостача материальных ценностей на предприятии может списываться в рамках естественной убыли, на выявленного виновника или на финансовый результат, если виновное лицо установить не удалось.
