Показатели использования рабочего времени

Анализ рабочего времени необходим для контроля эффективности использования рабочей смены. Один из основных показателей, помогающих в этом, это коэффициент использования рабочего времени, который устанавливает, насколько полно сотрудники используют рабочее время для выполнения поставленных задач.

Анализ использования рабочего времени: понятие и задачи

Анализ рабочего времени – это совокупность методов и инструментов, с помощью которых работодатель выявляет, насколько эффективно его сотрудники используют рабочее время.

Задачи анализа заключаются в следующем:

• Общий анализ расходования рабочего времени (сколько на выполнение должностных обязанностей, а сколько на «прочие» дела);
• Определение скрытых резервов рабочего времени;
• Оптимизация рабочего времени с учетом проведенных расчетов;
• Выявление факторов, которые влияют на те или иные показатели анализа.

Существует несколько видов методов для анализа. Условно можно выделить две группы:

• Расчет по имеющимся данным (продолжительность рабочего дня, выполнение плана, сравнение полученных коэффициентов с нормами);
• Фактическое наблюдение (хронологический учет времени, затраченного на то или иное действие, выполнение работы, подготовительные этапы, оформление документации, временные затраты, не относящиеся к рабочему процессу).

Каждая группа включает в себя несколько приемов и методов. Эффективность применения того или иного метода зависит от специфики работы предприятия и мотивации сотрудников.

Коэффициент использования рабочего времени: формула

Коэффициент использования рабочего времени – это величина, которая используется для определения фактического времени, затраченного на работу по отношению к установленной норме.

При этом фактическая средняя продолжительность - это количество отработанных за период часов, поделенное на количество рабочих смен за этот же период.

Пример расчета

Нормы на месяц: 20 рабочих дней и соответственно 160 часов.

Средняя установленная продолжительность рабочей смены равна 8 часов (160/20);

Работник отработал 20 дней, но при этом он оставался сверхурочно и отработал 170 часов.

Средняя фактическая продолжительность смены равна 8,5 часов (170/20);

Коэффициент использования рабочего времени равен:

8,5/8=1,06

Если перевести данную величину в проценты, то получаем, что работник использовал рабочее время на 106%.

При подсчете могут использовать две величины:

• Продолжительность нормального рабочего дня;
• Продолжительность рабочего дня при ненормированном графике или сверхурочной работе.

Для того, чтобы определить эффективность использования рабочего времени, высчитывают коэффициенты с использованием обеих вышеуказанных величин. Разница между ними показывает, какой процент нормальной продолжительности компенсируется за счет сверхурочных работ.

Табель учета использования рабочего времени 2018

Учет использования рабочего времени – это самый простой метод, применяемый при анализе.

Для этого используют табели учета рабочего времени. С их помощью можно выявить:

• количество пропусков работы по уважительным и иным причинам;
• качество выполнения установленного распорядка (опоздания, прогулы);
• задержка работников после окончания рабочего дня (при условии, что эти часы определяются);
• привлечение работников к сверхурочной работе и работе в выходные и праздничные дни по распоряжению руководства;
• количество переработок за год и сравнение с предыдущим периодом.

Также данные табельного учета используются для расчета различных коэффициентов, показывающих эффективность работы.

Методы повышения эффективности использования рабочего времени

Если в ходе проведенного анализа работодатель выяснил, что работники неэффективно используют свое рабочее время и тратят его не на выполнение поставленных задач, то он может применить следующие стимулирующие меры:

• ввести систему штрафов и поощрений (с учетом норм ТК РФ);
• провести дополнительные инструктажи по использованию оборудования и охране труда;
• установить определенное время для курения или отдыха;
• установить системы наблюдения и контроля и т.д.

Все эти методы призваны стимулировать работников как можно больше рабочего времени тратить именно на выполнение своих служебных обязанностей, а не отвлекаться на посторонние дела.

Эффективное использование рабочего времени – это один из основополагающих факторов успешного функционирования компании. Поэтому анализ этого показателя необходимо проводить каждому работодателю. Он включает в себя большой перечень инструментов и расчетов, призванных определить эффективность работы сотрудников.