Оформление командировки в 2025 году: пошаговая инструкция

Чем руководствоваться при оформлении служебной поездки в 2025 г.

Любая служебная поездка подлежит обязательному оформлению. Чтобы сделать все правильно, следует руководствоваться гл. 24 ТК и общим Положением о направлении в служебную командировку.

При отправке работника в поездку по ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской обл. нужно принимать во внимание нормы постановления Правительства № 1915 от 28.10.2022. В этом случае применяется особый порядок выплат, возмещения трат.

Нужно также учитывать особенности отправки в командировку работников-иностранцев, связанные с их статусом. Они перечислены в Приказе Минздравсоцразвития № 564н от 28.07.2010 (послед. ред. – 19.10.2011).

Перечисленная выше нормативно-правовая база – руководство по оформлению командировки для нанимателей. Она же является основой для разработки собственного локального документа о командировках.

Нормы гл. 24 ТК

1. Должность, место работы, средний заработок сохраняется во время служебной поездки. Инвалидов командировать можно только с их согласия, если это не противопоказано по медзаключению (ст. 167).
2. Наниматель выдает суточные, возмещает оплату проезда, проживания, а также иные траты, совершенные работником с его разрешения, ведома, что важно при оформлении командировки (ст. 168).

Кого нельзя командировать

• Лиц, заключивших ученический договор. Их можно отправить только в поездки, связанные с учебой (ст. 203).
• Беременных (ст. 259 ТК).
• Несовершеннолетних, кроме относящихся к категории творческих работников, спортсменов (ст. 268).

Работники, у которых нужно получать письменное согласие для командировки (ст. 259, 264 ТК).

• Женщины с детьми до 3 лет при отсутствии медицинских запретов.
• Многодетные работники, пока младший ребенок не достигнет 14-летия.
• Мать / отец / опекун – при самоличном воспитании ребенка до 14 лет без супруга (супруги).
• Родитель, у которого есть ребенок до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом, мобилизован, заключил соответствующий контракт для военной службы в период мобилизации /военного положения (времени) либо для оказания добровольного содействия ВС и ВНГ РФ.
• Родители детей-инвалидов.
• Лица, ухаживающие за больным членом семьи.

Новое Положение по командировкам – 2025

С сентября 2025 г. начнет действовать новая версия Положения, утв. постановлением Правительства № 501 от 16.04.2025. Данная редакция предусматривает такие изменения:

1. При проезде на транспорте сторонних лиц (при наличии доверенности), а также служебном, личном фактический срок поездки определяется по служебной записке командированного лица. Это нужно учесть при оформлении командировки в 2025 г. после августа, т. к. к ней нужно будет приобщать проездные документы, подтверждающие использование данного транспорта (п. 6):

• счета, квитанции, кассовые чеки;
• маршрутный либо путевой лист;
• билеты и другие документы, доказывающие маршрут следования.

2. В п. 9 нового Положения появилась формулировка из ст. 168 ТК, согласно которой наниматель будет возмещать дополнительные траты по командировке, которые произвел командированный работник с его разрешения, ведома.

ПП № 1915 от 28. 10.2022 о выплатах по поездкам на новые территории

• Средняя зарплата сохраняется во время поездки и удваивается.
• Суточные составляют 8480 р./день;
• Наниматель, возмещая допрасходы, может выдавать безотчетные суммы.

Нормы Приказа Минздравсоцразвития № 564н от 28.07.2010 для иностранных работников

• Ограничений нет по командированию ВКС, у которых есть ВНЖ, а также физлиц из ЕАЭС, если они постоянно живут, трудятся в России.
• ВКС, которые временно живут в РФ и имеют соответствующее разрешение на работу, можно командировать на период до 30 кал. дн. в год.
• Иностранного работника с разрешением на работу и временно пребывающего можно командировать максимум на 10 кал. дн., если его должность/профессия значится в списке из п. 1 Прил. к Приказу № 564н (например, водитель авто, артист, каскадер, геолог, руководитель организации).
• Если иностранный работник временно живет в РФ, его можно командировать на срок до 40 кал. дн., если его должность/профессия значится в списке из п. 2 Прил. 1 к Приказу № 564н (например, матрос, проводник пассажирского вагона, реквизитор, инженер, переводчик, руководитель подразделения либо службы).

Процесс оформления командировки

Общий алгоритм, как оформить командировку в 2025 году:

Шаг 1. Проверить наличие ограничений и запретов по планируемой служебной поездке: можно ли командировать конкретного человека и на какой срок. При необходимости запросить у данного работника согласие на поездку.

Шаг 2. Составить служебное задание, используя типовую ф. Т-10а (ОКУД 0301025) либо разработанную самостоятельно. Это необязательный документ, но многие его применяют, т. к. он конкретизирует цель, время, место поездки, облегчает общий процесс оформления.

Командировочное удостоверение (ф. Т-10 по ОКУД 0301024) тоже не является обязательным. Но его нередко используют для подтверждения проезда, проживания в установленной местности, т. к. в нем делаются отметки о прибытии / выбытии!

Шаг 3. Издать (обязательно!) приказ нанимателя о направлении в командировку по разработанной либо типовой форме Т-9 (ОКУД 0301022). В нем следует указать данные нанимателя и командированного, место, цель, срок поездки, зафиксировать проезд на личном, служебном, ином транспорте.

Бланк по теме: Приказ о направлении работника в командировку Посмотреть Скачать

Шаг 4. Выдать на основании изданного приказа командированному лицу (обязательно!) аванс (суточные, которые подсчитывают за каждый командировочный день). Сумма к выдаче определяется по нормам, обозначенным выше, а также с учетом того, что закреплено локально.

Шаг 5. Зафиксировать служебную поездку в журнале учета (если есть, т. к. его использование необязательно!). В табеле учета дни командировки помечают кодом «К» («06»).

Как отразить в табеле учета рабочего времени командировку совместителя, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Шаг 6. Принять авансовый отчет о полученных и потраченных суммах от командированного лица после его возвращения. Отчет нужно предоставить за 3 дня. Составить его можно по разработанной либо типовой форме № АО-1, приобщив документы, касающиеся командировочных трат.

Какие еще документы нужны для оформления командировки с 01.09.2025:

При проезде на личном, ином транспорте к месту командирования и обратно работник, вернувшись, должен предоставить служебную записку с документами, подтверждающими использование данного транспорта!

Шаг 7. На основании авансового отчета и прочих поступивших документов определить фактический срок поездки, произвести итоговый расчет.

Шаг 8. Командированный возвращает непотраченные деньги, либо ему доплачивают соответствующую сумму возмещения.

Итоги

Оформление командировок в 2025 г. производится в соответствии с гл. 24 ТК, а с сентября 2025 г. – Положением, утв. Приказом ПП № 501 от 16.04.2025. Для иностранцев и поездок на новые территории установлены отдельные правила.

Наниматель должен издать приказ, выдать аванс (суточные), а после возвращения командированного – принять от него отчет с подтверждающими документами и произвести полный расчет, возместив расходы.