Нужно сдавать нулевой 6-НДФЛ — нормативные ссылки
В законодательстве РФ нет прямых указаний об обязательной сдаче нулевого 6-НДФЛ или освобождении от представления расчета, если отсутствуют отчетные показатели. Такая нормативная неясность вызывает дополнительные вопросы, так как в НК РФ за подобное нарушение предусмотрены санкции.
Вывод о том, нужно или нет сдавать нулевой 6-НДФЛ в 2024 году, можно сделать из анализа налогового законодательства РФ:
Из указанных норм следует, что представлять 6-НДФЛ должны налоговые агенты, если они выплатили физлицам доходы. При отсутствии выплат обязанность по представлению этой формы не возникает.
Дополнительные аргументы от ФНС
Если вам показались неубедительными сделанные в предыдущем разделе выводы о том, нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, приведем дополнительны аргументы.
В п. 3 Порядка заполнения 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, в ред. от 09.01.2024) сказано, что данный расчет заполняется на основе информации, содержащейся в регистрах налогового учета о:
- выплаченных физлицам доходов;
- предоставленных им вычетов по НДФЛ;
- суммах исчисленного и удержанного подоходного налога.
Следовательно, отсутствие выплат в пользу физлиц обнуляет обязанность налогового агента по сдаче в налоговую отчета 6-НДФЛ (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@). Штрафа за несдачу 6-НДФЛ в таком случае быть не должно.
Если при отсутствии выплат физлицам бухгалтер решает перестраховаться и сдает в налоговую инспекцию нулевой 6-НДФЛ, то налоговики обязаны принять такой расчет в установленном законодательством РФ порядке (письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
Что указать в письме об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ
Установленного законом бланка письма об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ нет. Поэтому этот документ оформляют произвольно. В письме прописывают такие сведения:
- информация об инспекции ФНС, которой адресовано письмо (например, «Руководителю ИФНС по г. Белгороду»);
- данные организации, ИП — наименование, ИНН, КПП (КПП указывают юрлица), адрес, номер телефона;
- исходящий номер и дата;
- номер и дата требования ИФНС о предоставлении пояснений по поводу непредоставления компанией (ИП) расчета 6-НДФЛ (при наличии);
- причина отсутствия обязанности предоставлять 6-НДФЛ (в основной части письма) — например, организация не выплачивала доходы физлицам, поэтому компания не являлась налоговым агентом по НДФЛ в отчетном периоде (первый квартал, полугодие, 9 месяцев) или в налоговом периоде;
- ссылка на п. 1 ст. 226 НК РФ и на п. 2 ст. 230 НК РФ;
- дата оформления;
- подпись составителя письма с расшифровкой (инициалы + фамилия).
Три причины сдачи нулевого отчета
Отсутствие в НК РФ прямого ответа на вопрос о том, сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ, заставляет некоторых бухгалтеров ежеквартально сдавать пустые отчеты:
1. Из-за боязни блокировки банковского счета.
Этот страх легко развеять: налоговики обязаны предупредить заранее о блокировке счета. Если это случится из-за неподачи нулевого 6-НДФЛ, достаточно в ответ на такое уведомление письменно пояснить причину непредставления расчета.
Кроме того, блокировка счета за непредставление 6-НДФЛ возможна не раньше чем через 20 рабочих дней после крайнего срока его сдачи. За это время инспекция ФНС должна посмотреть ваш расчетный счет и проверить, перечисляли ли вы выплаты физлицам в отчетном периоде или на протяжении всего года НДФЛ, сдавали ли расчет за прошедший год.
2. Из-за нежелания постоянно отвечать на запросы контролеров.
Если вы не хотите после первого квартала, полугодия, 9 месяцев или всего отчетного года пояснять инспекции ФНС причины отсутствия 6-НДФЛ, то можно отправить контролерам письменные пояснения (письмо) о том, что вы доходы физлицам не выплачиваете и до возобновления деятельности представлять 6-НДФЛ не будете.
Этот вариант срабатывает не всегда. Такие письменные пояснения не предусмотрены НК РФ и налоговикам приходится обрабатывать их вручную, чтобы принять во внимание.
3. Головной офис выплачивает доходы, а обособленное подразделение (ОП) — нет.
Отсутствие в ОП работников при наличии выплат доходов в головном подразделении не является поводом для обязательной регулярной подачи по ОП нулевого 6-НДФЛ. НК РФ этого не требует.
Как нулевой отчет может избавить от повышенного внимания налоговиков
Налоговики могут по определенным признакам заподозрить деятельность, предполагающую выплату доходов физлицам, и тогда при отсутствии 6-НДФЛ могут заблокировать счет. В таких ситуациях подача нулевого отчета избавит компанию/ИП от их повышенного внимания.
Приведем несколько примеров:
- поступление выручки на счет — инспекторы ФНС предположат, что деятельность ведется и должны быть выплаты физлицам;
- наличие операций по счету (в частности, поступает арендная плата, перечисление займа другой компании, деньги размещены в депозит) — это сигнал о том, что кто-то (например, директор) исполняет определенные функции и он должен получать зарплату;
- по ОП сдан ненулевой 6-НДФЛ, а по головному подразделению отчет не представлен — по мнению налоговиков, работающее подразделение предполагает наличие руководителя, обычно работающего в головном офисе. Представление нулевого 6-НДФЛ по головному подразделению поможет избежать лишних вопросов.
С нулевыми отчетами помогут разобраться материалы нашего сайта:
- «Нужно ли сдавать нулевой РСВ, если в компании один директор-учредитель?»;
- «Нулевая декларация по налогу на имущество в 2024 году»;
- «Нулевая декларация по УСН».
Самоконтроль — нет ли повода для сдачи отчета
С вопросом о том, надо ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, следует в отчетном периоде или за отчетный год определяться отдельно. Иначе можно пропустить ситуацию, когда этот отчет должен быть оформлен и сдан.
Например, бывает так, что деятельность в отчетном периоде или за весь год не велась, зарплата никому не выплачивалась, выплат по ГПХ-договорам не было, а 6-НДФЛ все-равно представить нужно. Такое возможно, если, например, физлицо на ГПД получило в качестве подарка к юбилею денежные средства на общую сумму больше 4 000 руб. в год, и нет других доходов, чтобы удержать НДФЛ.
В такой ситуации доход и исчисленный НДФЛ нужно обязательно отразить в 6-НДФЛ по итогам отчетных периодов. Это нужно сделать, начиная с того периода, на который приходится установленная ст. 223 НК РФ дата получения соответствующего дохода, и в годовом расчете (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).
Перед тем, как сдать расчет 6-НДФЛ в налоговый орган, рекомендуем проверить отчет при помощи контрольных соотношений так же, как это делает налоговая инспекция. Полный алгоритм проверки смотрите в Готовом решении от «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный демодоступ.
Не может быть нулевым 6-НДФЛ и в том случае, когда у единственного работника - директора НДФЛ не начисляется потому, что вся его зарплата "закрыта" вычетом. Например, в новом ОАО директор оформлен на неполную ставку и при зарплате в 11 000 руб. вправе при наличии единственного несовершеннолетнего сына-инвалида получить стандартный налоговый вычет в сумме 13 400 руб. (12 000 руб. + 1 400 руб.). Налоговая база и НДФЛ равны нулю (11 000 руб. - 13 400 руб.). Однако, ОАО все равно является налоговым агентом, поскольку выплачивает облагаемый НДФЛ доход. Такая организация обязана показывать этот доход и применяемый вычет в расчете 6-НДФЛ.
Итоги
Представлять нулевой 6-НДФЛ в 2024 году компании и ИП не обязаны, если в отчетном периоде 2024 г. (во всем 2024 году) они не осуществляли выплаты в пользу физлиц. Желательно выслать в инспекцию ФНС соответствующее письмо, иначе контролеры могут заблокировать счет. Если нулевой расчет представлен, то налоговики обязаны его принять.
