Компенсация ГСМ при использовании личного транспорта

Что такое компенсация ГСМ сотруднику?

Компенсация ГСМ (расшифровка) – это компенсация горюче-смазочных материалов. Ее выплачивают сотруднику, который использует личный автомобиль для работы, когда работа носит разъездной характер или когда это необходимо в служебных целях.

В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля прямо не названа. Просто надо понимать, что это один из видов компенсаций, положенных работнику, который использует для работы личное имущество (ст. 188 ТК РФ).

В ТК РФ написано, что работнику на личном транспорте выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного транспорта.

Под личным транспортом дальше мы будем подразумевать автомобиль, хотя им может быть и другой транспорт – например, мотоцикл.

Исходя из понятия горюче-смазочных материалов, компенсация за ГСМ сотруднику компании или индивидуального предпринимателя включает в себя:

• компенсацию за топливо, при этом самый распространенный вариант – это компенсация за бензин,
• компенсацию за смазочные материалы – масла и специальные смазки,
• компенсацию за специальные жидкости – тормозные, охлаждающие, смазочно-охлаждающие.

Так что дальше, говоря о компенсации ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля, мы также будет подразумевать под ней компенсацию бензина сотруднику.

Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику

Чтобы работник получал эту компенсацию, ему надо:

1. оформить факт использования им личного автомобиля в служебных целях,
2. представить или регулярно представлять работодателю документы, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ.

А теперь разберемся с каждым пунктом по порядку.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.

Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения. Тогда с сотрудником можно оформить:

1. дополнительное соглашение к трудовому договору,
2. соглашение об использовании своего автомобиля для служебных целей.

В этих документах обычно указывают:

• автомобиль с идентифицирующими признаками (марка, модель, год изготовления, государственный регистрационный знак, идентификационный номер - VIN, цвет, рабочий объем двигателя),
• право работника на автомобиль – право собственности или другое право (например, право пользования),
• документ - основание, по которому работник владеет автомобилем – например, ПТС (паспорт транспортного средства), СРТС (свидетельство о регистрации транспортного средства),
• виды и размер компенсаций, которые положены работнику за использование личного авто и за несение расходов по нему – чаще всего это компенсация за использование, износ (амортизацию) в фиксированной сумме и расходы на приобретение ГСМ в размере, который определяют на основании подтверждающих документов,
• обязанность работника представлять работодателю документы, подтверждающие соответствующие расходы за ГСМ, виды таких документов, сроки и условия их представления,
• порядок и срок выплаты компенсации.

Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику

В компании или у индивидуального предпринимателя может действовать локальный нормативный акт, в котором фиксируются:

• размеры компенсации расходов сотруднику за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, за приобретенные ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,
• условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.

В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.

В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.

Какие документы о расходах на ГСМ представить работодателю?

Компенсацию расходов ГСМ, включая компенсацию расходов на бензин, сотруднику выплатят только после того, как он представит подтверждающие документы.

Это могут быть, например, отчеты, путевые листы, чеки АЗС, квитанции. Конкретный вид документов смотрите в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему, другом соглашении, которое оформили с работодателем, или в локальном нормативном акте компании или индивидуального предпринимателя.

Иногда для выплаты компенсации ГСМ, компенсации топлива сотруднику при использовании личного транспорта надо дополнительно написать заявление. В таком случае к нему обычно прикладывают расчет компенсации, а также копии документов, которые подтверждают понесенные расходы.

ФНС России также поясняла, какие документы подтверждают произведенные сотрудником расходы по использованию личного автомобиля, в том числе расходы на ГСМ (письмо от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). По мнению Службы, к ним относятся:

• акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ),
• путевые (маршрутные) листы,
• авансовые отчеты с приложением чеков АЗС,
• другие документы.

Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику

Согласно ст. 188 ТК РФ работник, который использует личный автомобиль в служебных целях, может рассчитывать на получение следующих денежных сумм:

1. компенсации за использование и износ (амортизацию) автомобиля – ее, как правило, устанавливают в фиксированном размере за определенный период (чаще всего – месяц) и выплачивают вместе с зарплатой – обычно в конце месяца,
2. компенсации расходов, которые сотрудник произвел для приобретения ГСМ, включая топливо. Их размер определяют согласно подтверждающим документам, которые работник представляет работодателю - чекам, квитанциям, путевым листам, отчетам, заявлениям и пр.

Потраченные на ГСМ деньги работник получает, как правило, после рассмотрения и утверждения (если оно требуется) документов работодателем. Конкретные сроки выплаты указывают в документе, заключенном с работником (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору), или в локальном нормативном акте.

Однако работодатель может договориться с работником на другой способ и порядок выплаты компенсаций за использование личного авто. Например:

• выплачивать компенсацию за использование автомобиля в виде фиксированной суммы за месяц,
• возмещать расходы на приобретение ГСМ в сумме, которую определяют на основании подтверждающих документов,
• возмещать расходы на техобслуживание и текущий ремонт автомобиля - в сумме, которую устанавливают на основании подтверждающих документов, или в сумме, которую прописывают в дополнительном соглашении в каждом конкретном случае.

НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации ГСМ (бензина) работнику

Компенсация за использование личного автомобиля, а также суммы расходов на ГСМ, включая бензин, которые выплачиваются работнику на основании ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Обязательное условие для освобождения этих выплат от налога на доходы физлиц – это наличие у работника права собственности на автомобиль, на котором он ездит в служебных целях. Если машина не является личной собственностью сотрудника, и он управляет ею по доверенности, с суммы компенсации и расходов на ГСМ надо платить НДФЛ. Такие разъяснения неоднократно давал Минфин России (например, письма от 24.11.2021 N 03-04-06/94831, от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 06.12.2019 N 03-04-06/94977, от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Аналогично решается вопрос с обложением компенсации за использование личного автомобиля и возмещенных расходов на ГСМ страховыми взносами. Они не уплачиваются, если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности, и уплачиваются, когда он не является личным имуществом работника (например, письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).

Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)

Многих интересует, существует ли предельный размер компенсации бензина работнику с личным автомобилем, а также лимит по возмещению расходов на ГСМ.

Сразу оговорим, что в ТК РФ такие максимальные величины отсутствуют.

Однако они могут быть определены другими нормативными правовыми актами для некоторых категорий работников, которые финансируются за счет бюджета. Тогда при выплате компенсации бензина работнику и компенсации за другие ГСМ работодатель не может превышать установленный лимит.

Предельные размеры компенсации за использование личного автомобиля бюджетникам

Приведем таблицу с категориями сотрудников, для которых на сегодняшний день действует максимальный размер денежной компенсации за использование личного транспорта.

Отметим важный момент: согласно положениям нормативных правовых актов, которые мы приводим в таблице, в эту компенсацию также включены расходы на эксплуатацию личного транспорта, то есть затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт.

А вот для федеральных государственных гражданских служащих, если их служебная деятельность связана с постоянными служебными поездками согласно их должностным обязанностям, ситуация с максимальным размером компенсации за использование личного транспорта в служебных целях немного другая.

Предельные размеры этой компенсации установлены в приложении к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 и составляют:

• 2 400 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
• 3 000 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
• 1 200 рублей в месяц – за мотоцикл.

Эти лимиты действуют только для компенсации за использование авто.

А расходы на приобретение ГСМ возмещают госслужащим дополнительно, сверх этой компенсации, по фактическим затратам. Их надо непременно подтвердить соответствующими документами: счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими. При возмещении расходов на ГСМ максимальный размер компенсации, который мы указали выше, не применяют (пункты 4 – 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563).

Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета

Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах. А могут вообще не устанавливать их и выплачивать сотруднику компенсацию ГСМ (бензина, топлива) без учета каких-либо предельных размеров, в соответствии с реальными тратами.

Однако здесь есть тонкость с налогообложением, а именно – с уплатой работодателем налога на прибыль организаций (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Работодатель может заплатить сотруднику в счет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях любую согласованную сумму, основанную на расходных документах - чеках, квитанциях и т.п. Но при расчете налога на прибыль компания сможет учесть расходы на компенсацию только в пределах норм, которые обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы совсем небольшие:

• 1 200 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
• 1 500 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
• 600 рублей в месяц – для мотоциклов.

Важно, что в размерах указанных компенсаций учитывается возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей - износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. Так что работодатель не сможет повторно включить в состав расходов стоимость ГСМ и ремонта, которую возместит сотруднику с личным автомобилем. Этот момент прояснял Минфин России (письма от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).

В связи с этим многие работодатели стремятся выгадать при налогообложении прибыли. И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы расхода топлива и других ГСМ для получения компенсации за ГСМ

Нередко компании и индивидуальные предприниматели, сотрудники которых используют личный автотранспорт и получают за это соответствующие компенсации, ориентируются на следующий нормативный правовой акт - Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", которые введены в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации N АМ-23-р).

Ссылка на них может содержаться в трудовом договоре с работником, дополнительном соглашении к нему или другом соглашении с работником. Также возможно, что Методические рекомендации N АМ-23-р упоминаются в локальном нормативном акте компании или предпринимателя, который регулирует вопросы выплаты компенсации бензина сотруднику при личном авто, компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля.

Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?

Методические рекомендации № АМ-23-р предназначены для любых компаний и предпринимателей, которые эксплуатируют автомобильную технику. В них приведены, в частности:

• значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автотранспорта,
• порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации,
• справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов и специальных жидкостей, значения зимних надбавок.

Методические рекомендации N АМ-23-р разделяют топлива и смазочные материалы. Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.

Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов - в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.

Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р. Но расчет с работником все равно производят по документам, которые подтверждают реальные расходы на топливо и другие ГСМ - чекам АЗС, квитанциям, счетам, путевым листам и т.д.