Кассовая дисциплина для ИП и организаций в 2024 году

Основные понятия о кассовой дисциплине

Кассовая дисциплина – это разработанная государством и осуществляемая субъектами бизнеса система ведения и контроля наличного денежного оборота.

Наличные денежные средства являются самым ликвидным активом у всех участников коммерческого рынка товаров и услуг. Высокая ликвидность наличных денег обусловлена эффективностью и оперативностью задач, которые решаются с их помощью, а именно высокой покупательской способностью, обычно соответствующей указанному на денежных знаках номиналу, и отсутствием именной принадлежности какому-либо субъекту.

Одним из основных понятий в кассовой (или контрольно-кассовой) дисциплине является операционная касса. Через нее производится фактически и оформляется документально большая часть налично-денежных операций предприятия:

• выдача оплаты труда наемному персоналу;
• выдача денежных средств под отчет подотчетным лицам, в том числе и руководителю предприятия;
• получение и внесение средств на счета в кредитных учреждениях;
• выдача и погашение ссуд и займов;
• поступление наличной выручки и т. д.

Законодательные акты, регулирующие кассовую дисциплину

Хотя положение ЦБ РФ № 630-П предназначено для ведения кассовых операций в ЦБ РФ и кредитных организациях, но ряд требований, например о платежеспособности банкнот, относится к любым наличным деньгам.

Основные требования, предусмотренные кассовой дисциплиной

• Для ведения кассовых операций на предприятии назначается ответственное лицо - кассир или бухгалтер-кассир, с которым заключается договор материальной ответственности. Обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер. Или непосредственно руководитель организации, в этом случае договор матответственности не заключается. Данные условия должны быть прописаны в учетной политике предприятия или организации.
• ИП, который работает самостоятельно, может сам вести кассовые операции.

Как ИП вести кассовые операции и соблюдать кассовую дисциплину, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

• Проведение наличных расчетов и хранение всех необходимых документов, предусмотренных кассовой дисциплиной, обеспечивается руководителем предприятия.
• При совершении каждой операции с наличными деньгами обязательно оформляется документ – приходный или расходный кассовые ордера (КО). Их заполнение, порядок проверки подписей, документов удостоверения личности ведется особым образом. Все операции отражаются в кассовой книге.

Хотя в Федеральном законе о бухгалтерском учете нет требований применять унифицированные формы документов, кассовые операции проводятся по формам, установленным Госкомстатом (№ 88 от 18.08.1998). Данное ведомство также предлагает унифицированную форму актов инвентаризации наличных в кассах.

• ИП, которые ведут упрощенный учет, могут не вести кассовую книгу и не оформлять другие кассовые документы, так как все операции отражаются ими в общей книге учета доходов и расходов.
• В случае, если предприятие имеет несколько касс, в конце рабочего дня наличная выручка должна сдаваться в операционную кассу. При этом также оформляется приходный КО. Обособленные подразделения, которые не хранят на местах наличные, а ежедневно сдают их в операционную кассу предприятия, вправе не вести кассовую книгу (вступило в силу с 30.11.2020);
• Ответственность за оформление и ведение кассовой книги возложена на главного бухгалтера.
• Прием наличных в любой кассе в обязательном порядке сопровождается выдачей кассового чека, регистрируемого специальной контрольно-кассовой техникой (ККТ). Правила применения ККТ установлены законом 54-ФЗ.
• Прием денежной наличности и ее пересчет должен осуществляться так, чтобы лицо, сдающее деньги, могло свободно видеть, как проводится их подсчет.
• Кассир обязан проверять принимаемые денежные знаки не только по количеству, но и на подлинность.

• Расходовать денежные средства, выданные непосредственно из операционной кассы, можно на конкретные цели, описанные в учетной политике предприятия. ИП, согласно нормам кассовой дисциплины, предоставляется больше свободы на использование наличной выручки. Основные цели, на которые могут расходоваться наличные из операционной кассы:

• заработная плата и различные социальные пособия;
• выдача под отчет;
• оплата производственных и хозяйственных расходов – за товары, услуги, выполненные работы;
• выдачи и погашения займов, ссуд, кредитов и процентов по ним;
• выплаты страховых сумм и возмещений;
• возмещение сумм неустоек, возмещение за возвращенные товары, ранее оплаченные наличными, за невыполненные услуги, работы.

• Кассовая дисциплина предусматривает особый порядок соблюдения лимита остатка наличных в операционной кассе. Размер лимита определяется руководителем предприятия согласно приложению к указаниям ЦБ РФ № 3210 и зависит от рода деятельности компании и величины оборота наличных средств. Средства, которые остаются в кассе сверх установленного лимита, необходимо вносить на банковский счет компании.

Превышение лимита наличных в операционной кассе допускается лишь в течение 5 дней выплаты заработной платы. Большинство ИП на УСН и субъекты СМП не обязаны соблюдать лимиты наличных в кассе.

Описан также порядок учета лимитов в обособленных подразделениях в зависимости от наличия у них собственного счета в банке и особенностей осуществления кассовых операций с головной организацией.

• Установлен предельный размер расчетов наличными для юридических лиц и ИП в размере 100 000 р. в рамках 1-го договора. На наличные расчеты с физическими лицами кассовой дисциплиной не предусмотрено ограничений. ИП также могут тратить средства из кассы на собственные нужды без ограничения.
• Установлен определенный порядок обращения с наличными, выданными под отчет. Выдавать их можно по заявлению подотчетного лица или по распоряжению руководителя. Изменения от 30.11.2020 к указанию № 3210 теперь не требуют 3-дневного срока отчета по полученным суммам. Сроки, в течение которых подотчетник должен предоставить отчет о расходовании полученных средств, также устанавливаются внутренними положениями компании, например учетной политикой. Остаток средств необходимо вернуть в кассу, либо, согласно статье 137 ТК РФ, они могут быть удержаны из зарплаты подотчетного лица.

В одном распоряжении или заявлении на выдачу наличных под отчет может быть перечислено несколько подотчетных лиц или определенный период на несколько выдач одному лицу.

• Через операционную кассу предприятия также могут проходить выдачи и получения средств в иностранной валюте, например, для совершения зарубежной командировки.

Применение ККТ при операциях с наличными

По требованиям Федерального закона № 54-ФЗ, с 01.02.2017 требуется регистрация только новых образцов кассовых аппаратов – онлайн-кассы. С 2019 года такие аппараты обязаны применять практически все субъекты бизнеса и предпринимательства Онлайн-кассы принципиально отличаются от прежних аппаратов с фискальным накопителем, к ним предъявляются другие нормы и требования.

Требования кассовой дисциплины к оформлению кассовых документов

Широкое внедрение новых видов контрольно-кассовой техники потребовало серьезных изменений в формах документов, которые ими формируются. Кассовая дисциплина в 2024 году содержит обновленный перечень реквизитов, обязательных на чеках и бланках строгой отчетности (БСО), которые внесены изменениями в закон № 54-ФЗ (ст. 4.7).

Для оформления операций в кассе используются два документа – приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и РКО). Формы этих документов унифицированы Госкомстатом РФ (постановление от 18.08.1998 № 88).

Приходный КО (унифицированная форма КО-1) предназначен для фиксирования операции по внесению наличных денежных средств в кассу предприятия. К нему при наличии прилагаются документы, подтверждающие размер и правомерность вносимой суммы. ПКО содержит отрывную часть – квитанцию, в которой продублированные сведения о вносителе и размере поступившей суммы подтверждаются подписями ответственных лиц, печатью и передаются на руки вносителю средств.

Расходный КО (унифицированная форма КО-2) предназначен для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия. К нему также прикладываются подтверждающие документы (копии приказов, заявлений, платежные ведомости, квитанции и пр.). В отличие от ПКО, РКО не содержит отрывной части, но в нем указываются данные о документе, подтверждающем личность получателя денег. Если денежные средства получаются по доверенности, к РКО прикладывается либо одноразовая доверенность, либо копия на определенный период.

Все ПКО и РКО за день, оформленные в операционной кассе, записываются по порядку в лист кассовой книги (КО-4) на соответствующую дату, формируя обороты по приходу и расходу, с отсылкой к счетам бухгалтерского учета, с указанием остатка денежных средств на конец операционного дня. ИП на УСН имеют право не вести кассовую книгу, так как записывают операции в Книгу УдиР.

Организации с большим кассовым документооборотом могут использовать дополнительные документы:

• КО-3 – журнал регистрации ПКО и РКО;
• КО-5 – книга учета движений по нескольким кассам, отчитывающимся в общую операционную кассу.

Контроль кассовой дисциплины: ответственные и контролирующие лица

В первую очередь за правильное ведение операций с наличными деньгами отвечает кассир или ответственный бухгалтер. С ним заключается договор о полной материальной ответственности, так что он напрямую заинтересован в корректности всех действий в операционной кассе. Административную ответственность за ведение кассовых операций несет главный бухгалтер компании, в целом за деятельность работы предприятия отвечает руководитель.

За ошибки и неполноту совершения операций кассовая дисциплина предусматривает административную ответственность в виде штрафов и дополнительных проверок органов ФНС, которые по закону № 943-I т 21.03.1991 уполномочены контролировать и проверять кассовую дисциплину налогоплательщиков – участников наличного денежного оборота.

Основные виды нарушений, которые допускаются предприятиями и могут быть выявлены при проверке:

• некорректное, с нарушениями оформление кассовых документов;
• несвоевременное приходование выручки и других наличных поступлений;
• нарушение лимита остатка в операционной кассе наличных средств;
• несоблюдение предельной суммы расчетов наличными деньгами по одному договору;
• использование ККТ, не соответствующей требованиям законодательства (неисправная, незарегистрированная и прочие отклонения);
• расхождения остатка в кассе наличных средств с данными учета и кассовых документов;
• нарушения сроков расчетов с подотчетными суммами.

Особенности проверок кассовой дисциплины в 2024 году

Главные бухгалтеры нередко сами осуществляют проверку ведения кассовых операций. При этом производится инвентаризация кассы с составлением инвентаризационного акта, выявляются проблемные участки учета операций с наличными.

В связи с последними изменениями в законодательстве:

– с 2022 и в 2023 году действует так называемый мораторий на ряд проверок – плановых и внеплановых, в том числе на плановые проверки работы налогоплательщиков с контрольно-кассовой техникой, с 01.07.2023 перечень оснований для проведения внеплановой проверки ККТ расширен и дополнен новыми индикаторами риска.

Так, ФНС обратит внимание и может назначить внеплановую проверку ККТ, если:

• отсутствуют выданные чеки у организации с зарегистрированной онлайн-кассой в течение 60 дней и более;
• в течение месяца доля корректировочных чеков и БСО превысит 30 %;
• в течение месяца доля чеков возврата наличных превысит 30 %.

Положения моратория не касаются выездных и камеральных проверок ФНС, так как они не подпадают под действие законодательных актов, на которые мораторий распространяется, а именно на Законы № 248-ФЗ, 294-ФЗ (частично).

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

ИФНС в 2022–2023 гг. проводит проверки кассовой дисциплины в соответствии с приказом Минфина РФ № 133н от 17.10.2011 по распоряжению руководителя ИФНС.

В ходе проверки должны быть предоставлены и изучаются проверяющими из ИФНС:

• кассовые документы, книги, журналы по учету операций с наличными денежными средствами за проверяемый период;
• фискальные отчеты;
• регистрационные документы и договоры на обслуживание ККТ;
• выданные БСО и связанные с ними документы о приобретении, уничтожении и учете;
• распоряжения на установление лимитов остатка денег в кассах предприятия на проверяемый период;
• отчеты подотчетных лиц.

Проверяющие имеют право запрашивать другие документы деятельности фирмы, которые, по их мнению, имеют отношение к вопросу проверки. Им также необходимо дать все идентификационные сведения для работы с ККТ.

Нарушения кассовой дисциплины и сроки давности для предъявления штрафных санкций

Ответственность за нарушение ведения операций с ККТ является административной и регулируется Кодексом об АП (статья 4), штрафные санкции предъявляются согласно закону № 290-ФЗ с 2016 года.

Если нарушение кассовой дисциплины не относится к применению ККТ, то срок для предъявления штрафных санкций – 2 месяца.

Если проверяющие установят случай неприменения ККТ в течение последнего года (срок для привлечения за нарушения с ККТ – 1 год), то:

• должностное лицо должно будет уплатить штраф в размере до 50 % от выявленной суммы и не менее 10 тыс. р.;
• юридическое лицо – до 100 % суммы выявленного нарушения и не менее 30 тыс. р.

Если такие нарушения носит систематический характер, срок для предъявления будет считаться от даты установления его проверяющими.

При вторичном выявлении фактов неприменения контрольно-кассовой техники, когда сумма расчетов, установленных с нарушениями, превысит 1 млн р., может быть приостановлена деятельность фирмы или ИП на срок до 90 дней, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет.

Если установлены нарушения лимитов расчета наличными как плательщиками, так и получателями, КоАПом предусмотрены штрафы:

• до 5 тыс. р. – для ИП и должностных лиц;
• до 50 тыс. р. – для юридических лиц.

Если выявляются другие нарушения, когда используется ККТ, не соответствующая требованиям законодательных актов как в техническом плане, так и по нормам регистрации аппаратуры, то:

• должностное лицо наказывается предупреждением или штрафом до 3 тыс. р.;
• юридическое лицо – предупреждением или штрафом до 10 тыс. р.

Налоговые органы также могут привлечь к ответственности за другие нарушения, например, если покупателю не была предоставлена электронная копия чека или по требованию не выдан бумажный чек или БСО.

В любом случае, если будут применены серьезные штрафные санкции или только вынесены предупреждения, организация, ИП, у которых установлены нарушения, подпадают под особый контроль ФНС. При таких обстоятельствах у надзорных органов будет больше поводов провести выездную или внеплановую проверку.

Итоги

Операции с денежной наличностью требуют от большинства хозяйствующих субъектов применения ККТ. Исключения составляют некоторые виды деятельности для ИП и самозанятых, для работающих на патенте.

В соответствии с новыми требованиями для принятия наличных денег используются онлайн-кассы, которые полностью прозрачны для контроля надзорными органами в режиме реального времени. Поэтому какие-либо значительные некорректные операции будут незамедлительно выявлены ФНС, что может привести к проведению внеплановой проверки как работы ККТ, так и ведения кассовых операций в целом.

Кроме нарушений с ККТ, не останутся без внимания случаи несвоевременного оформления кассовых документов, неполнота оприходования выручки, отсутствие книг или журналов, предусмотренных внутренними документами по соблюдению кассовой дисциплины на предприятии. Не стоит безответственно относится к авансовым отчетам, так как в случае выявления длительных сроков задержки возврата подотчетных сумм подотчетному лицу могут начислить НДФЛ на задержанные суммы (ВАС РФ № 14376/12 от 05.03.2013).

Если при очередной проверке предприятие отделалось предупреждением за выявленные нарушения или штрафные санкции не были предъявлены из-за пропуска срока давности, такие компании или ИП станут в будущем предметом пристального внимания органов ФНС.