Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ

Кто должен возвращать переплату по НДФЛ

Удержание НДФЛ с заработка каждого сотрудника и последующая его уплата – прямая обязанность работодателей как налоговых агентов. Рассчитывая сумму налога к уплате, нередко наниматели совершают ошибки, которые приводят к чрезмерным удержаниям. Тогда образуется переплата по НДФЛ. Излишние удержания из заработка работника означают, по сути, что он недополучил некоторую положенную ему сумму дохода.

Соответственно, раз наниматели, будучи налоговыми агентами, удерживают и платят НДФЛ, значит, они и должны его возвращать при переплате. Данная норма закреплена в п. 1 ст. 231 НК. Сам процесс возврата предполагает обычный пересчет налога, которым занимается бухгалтерия. Но это далеко не все, что требуется от работодателя и самого работника. Если переплата приходится на иные периоды, тогда, помимо прочего, требуется уточнение отчетности, касающейся зарплаты персонала (касается, к примеру, уточнения 6-НДФЛ при возврате налога, удержанного с матвыгоды за 2021 г.)

Как отразить излишне уплаченный НДФЛ в форме 6-НДФЛ, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ: пошаговая инструкция

Порядок возврата оговаривает п. 1 ст. 231 НК. Помимо этого, о том, как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ, основные вопросы, связанные с возвращением переплаты, разъясняет Минфин (письмо ведомства № 03-04-06/6-112 от 16.05.2011, п. 1). Процедура возврата, в частности, включает следующее:

1. При выявлении переплаты по НДФЛ наниматель должен сообщить об этом работнику. Форма и способ оповещения НК не устанавливает. Поэтому уведомление разрешается написать в свободной форме, а вот порядок его отправки требует согласования с адресатом. Допускается как личное вручение уведомления, так и пересылка его почтой.

Уведомить сотрудника о наличии излишней суммы НДФЛ следует в течение 10 рабочих дней Отсчет ведется со дня выявления переплаты!

2. Сотрудник, получивший такое уведомление, должен написать заявление на возврат излишней налоговой суммы. Разрешается самостоятельно определять порядок подачи такого заявления (электронная версия, на бумаге).

«Излишний» НДФЛ наличными деньгами не возвращают. Причем даже если заработок сотруднику выдали, а не выплатили на карту. Возврат допускается только по безналу, через перечисление на конкретный счет!

3. Наниматель, получив заявление о возврате налога, в течение 3 месяцев должен вернуть переплаченную сумму заявителю.

Если наниматель не вернет деньги вовремя, он обязан:

• все равно перечислить всю сумму переплаты на счет работника;
• из-за нарушения сроков возврата переплаченной суммы выплатить еще и проценты, начисленные за каждый календ. день просрочки по действующей на день нарушения ставке рефинансирования Центробанка (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Обратите внимание! Если вернуть НДФЛ через нанимателя не представляется возможным (к примеру, из-за того, что его попросту нет), тогда возврат осуществляется через ИФНС. Для этого работник может подать соответствующее заявление и 3-НДФЛ по результатам за год в ИФНС!

Как составить уведомление об обнаруженной переплате для работника

Для подобного оповещения можно разработать и использовать собственную форму уведомления. В уведомлении необходимо предусмотреть указание:

• данных сотрудника (Ф. И. О., должность, адрес, контакт. телефон, e-mail);
• названия документа (например, «Уведомление о сумме излишне удержанного НДФЛ»);
• сообщения о факте обнаружения излишнего удержания НДФЛ на конкретное число;
• переплаченной суммы;
• напоминания о том, что работнику следует подать заявление о возврате данной суммы в бухгалтерию;
• подписи нанимателя.

Сюда можно добавить и иную важную информацию (на усмотрение нанимателя).

Образец уведомления с условными данными:

Как работнику написать заявление на возврат НДФЛ

Заявление пишется в свободной форме. В нем обязательно должны быть:

• данные работника (Ф. И. О., должность, дом. адрес);
• Ф. И. О., должность нанимателя;
• название документа;
• дата написания заявления;
• просьба о возврате конкретной суммы;
• реквизиты счета, на который будет перечисляться возвращаемая сумма;
• подпись заявителя.

Согласно нормам п. 7 ст. 78 НК, подать такое заявление можно на протяжении 3 лет после уплаты налога. Отсчет ведется со дня уплаты!

Таким образом, при решении вопроса о возвращении переплаты за основу берется именно трехгодичный срок. Следовательно, если человек, к примеру, уволился за это время либо работает по ГПД, он все равно сможет подать данное заявление и работая по ГПД, и после увольнения. Главное, чтобы он уложился в 3 года.

Наличие заявления от сотрудника – обязательный этап в процедуре возврата переплаты, на что указывает п. 1 ст. 231 НК. Поэтому, если он заявление не подаст, переплаченный НДФЛ можно, по сути, не возвращать.

Образец заявления с условными данными:

Способы возврата переплаченного НДФЛ нанимателем

Наниматель вправе вернуть переплату одним из следующих доступных способов:

1. За счет ближайших платежей по НДФЛ без оповещения ИФНС. Это могут быть платежи любых работников, а не только того, которому возвращают переплату. НДФЛ, который удержали по одной ставке, можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по абсолютно другой ставке.
   Вставить инжект Как вернуть переплату ЕНП? https://spmag.ru/dontknows/kak-vernut-pereplatu-enp
2. За счет денег, которые возвращены из бюджета, через подачу в ИФНС соответствующего заявления. Подает его наниматель, приобщив документы, которые удостоверяют факт переплаты налога, а также выписку из регистра налогового учета за период переплаты и справку по доходам работника за этот же период. Повторная подача заявления работника здесь не требуется. Этот вариант возврата используется только тогда, когда переплата превышает предстоящие платежи и вернуть нужно все переплаченные средства за 3 мес.

Согласно абз. 9 п. 1 ст. 231 НК, наниматель (налоговый агент) вправе сам вернуть переплаченную сумму из своих средств, не ожидая возврата данной суммы из бюджета!

Проводки по перечислению излишней суммы

Напомним: ошибки, совершенные при расчете НДФЛ (в бухучете), подлежат корректировке в порядке, установленном ПБУ 22/2010. Настоящее Положение введено Приказом Минфина № 63н от 28.06.2010.

При возврате переплаченного налога первым способом (за счет предстоящих налоговых платежей) делают проводки:

• Дт 70 Кт 68 (НДФЛ) – сторнирование излишней суммы НДФЛ;
• Дт 70 Кт 51 – перечисление данной суммы на банковский счет сотрудника.

При возврате переплаченного налога вторым способом, через ИФНС, сумму, поступившую из налоговой инспекции, причислять к доходам при подсчете налога на прибыль не нужно.

Пример возврата переплаченной суммы НДФЛ

С доходов менеджера ООО «Восход» Рудакова Ф. Л. за январь 2023 г. удержана лишняя сумма НДФЛ размером 3 000 руб. Причина – ошибка при подсчете налога к уплате. Данная сумма погашена за счет предстоящего платежа по НДФЛ, который должны были удержать с заработка Рудакова Ф. Л. за февраль 2023 г.

Процесс возврата прошел следующим образом:

1. Наниматель ООО «Восход» уведомил менеджера Рудакова Ф. Л. о выявлении переплаты размером 3 000 р.
2. Менеджер Рудаков Ф. Л. подал заявление на возврат 3 000 р.
3. В феврале заработок Рудакова Ф. Л. составил 20 000 р., а НДФЛ с него – 2 600 р. (20 000 х 13 %). Данная сумма налога пошла в счет погашения переплаты (т. е. НДФЛ с заработка менеджера Рудакова Ф. Л. за февраль попросту не удерживали).

Итоги

1. Возврат переплаченного НДФЛ осуществляет наниматель в порядке, определяемом п. 1 ст. 231 НК. Для этого он должен уведомить работника об обнаруженной переплате, а работник – подать ему заявление на ее возврат. Если работник заявление не подаст, переплата не возвращается.
2. Переплата возвращается нанимателем за 3 мес. только безналичным путем после получения заявления от работника. За просрочку начисляются проценты.
3. Возврат переплаты допускается двумя способами. Первый – за счет ближайших платежей по НДФЛ любого работника. Второй: если предстоящих платежей не хватает для погашения переплаты, возврат осуществляется нанимателем через ИФНС.