Как подтвердить расходы электронным посадочным талоном для бухгалтерии

Расходы на рабочую поездку при авиаперелете: как и чем подтверждать

Расходы для целей налога на прибыль по НК нужно экономически обосновывать, подтверждать правильно оформленными документами (ст. 252 НК). При этом сами расходы должны связываться с деятельностью, направленной на извлечение дохода.

Довольно часто рабочие (деловые) поездки сотрудников разных организаций сопровождаются авиаперелетами. Такие поездки всегда связаны с определенными расходами, направленными на покупку билетов. НК не устанавливает конкретного перечня документов, которые нужно предъявлять бухгалтерии, чтобы подтверждать расходы на перелет. Поэтому вопрос о том, как подтверждать подобные расходы, актуален и по сей день.

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете организации расходы по загранкомандировке? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.

Стандартно для списания расходов на покупку авиабилетов работники организаций предъявляли маршрут-квитанцию (авиабилет) и бумажный посадочный талон. Банковскую выписку об оплате картой к ним не приобщали. То есть посадочный талон (правильно оформленный!) также использовался вместе с документами, удостоверяющими расходы. Но именно об электронном посадочном талоне для бухгалтерии долгое время разговора не велось.

Обращаем внимание: изменения по использованию посадочного талона вводились Приказом Минтранса № 7 от 14.01.2019. Они отображены в ч. VI Общих правил воздушных перевозок (Приказ Минтранса № 82 от 28.06.2007 в послед. ред. от 15.09.2020). Кстати, именно после этого пассажиры получили возможность проходить досмотр перед полетом по электронному талону. Теперь для посадки нужно попросту показать его на телефоне, ноутбуке (планшете). До сего момента бумажная версия была обязательной при посадке!

Разъяснения разных ведомств о подтверждении затрат на покупку авиабилетов в электронном виде

Минфин представляет разъяснения по этому вопросу в письме № 03-03-05/217 от 09.01.2024. Ведомство указывает на то, что покупку электронного авиабилета можно оправдать маршрут-квитанцией электронного документа, где есть стоимость полета. Данная маршрут-квитанция формируется специальной информсистемой, предназначенной для оформления воздушных перевозок.

Действующая форма электронного пассажирского билета введена Приказом Минтранса № 134 от 08.11.2006 (послед. ред. от 15.02.2016)!

При этом министерство обращает внимание, что организация может подтверждать оплату услуг воздушной перевозки любыми документами, имеющими прямое либо косвенное отношение к оплате.

Минтранспорта проинформировало на своем портале о том, что с марта 2024 г. можно использовать электронный посадочный талон для подтверждения расходов на покупку авиабилета. То есть электронный можно использовать вместо бумажного. Типовую форму такого талона, единую для всех авиакомпаний, планируется утвердить в ближайшее время!

Посадочный талон: что это такое, как им подтверждать расходы

Из сказанного выше следует, что если работник купил электронный авиабилет, то в бухгалтерию для отчета он может его предъявить. К нему достаточно приобщить электронный посадочный талон. Наличие отметок на билете (как на печатном талоне) при этом не требуется. То есть если раньше, отчитываясь перед бухгалтерией, электронный талон распечатывали, то теперь этого можно не делать. Данная норма применима при перелете и бизнес-классом.

Какую информацию включает посадочный талон

Посадочный талон, во-первых, выдают конкретному пассажиру во время регистрации на рейс при предъявлении авиабилета и документа, удостоверяющего личность. Во-вторых, это документ, подтверждающий право конкретного лица на посадку в самолет. Данный документ в любом виде (бумажном, электронном) должен содержать (как минимум):

• Ф. И. О. пассажира (Name of Passenger);
• № рейса (Flight №);
• дату отправки (Date);
• № выхода на посадку (Gate);
• № посадочного места (Seat);
• время завершения посадки (Time);
• при необходимости - иные сведения.

Выдача, использование талона, сформированного в электронном виде

Если пассажир прошел регистрацию через сайт авиакомпании, отправляясь в командировку, электронный посадочный талон ему вышлют тем либо иным способом. К примеру, по СМС на мобильный телефон либо на e-mail.

Для удобного использования пассажир может заранее загрузить его в свой телефон (планшет, иное устройство), чтобы открыть его можно было и без интернета. При этом важно, чтобы был виден штрихкод (QR-код) загруженного документа.

Пассажир, который прошел электронную регистрацию, имеет право использовать электронную версию талона, распечатать его самостоятельно либо получить его бумажную версию в аэропорту (регистрационных пунктах вне аэропорта).

Электронный посадочный талон может использоваться только при наличии соответствующей информсистемы в аэропорту. Информация о его использовании (неиспользовании) обычно предоставляется в аэропортах либо размещается на их сайтах!

Для сведения: как еще подтверждают расходы по перелету

Факт авиаперелета (его стоимость с выделением расстояния) при отсутствии указанных документов можно подтвердить официальной справкой о перелете. Получить ее пассажир может у авиаперевозчика либо его представителя путем подачи заявления по соответствующей форме. Заявление обычно рассматривается в пределах 10 раб. дней.

Подобную справку можно предъявить в бухгалтерию для отчета о дорожных расходах. Заказать ее можно, если с момента перелета не прошло еще 5 лет.

Итоги

Для подтверждения расходов на покупку электронного авиабилета можно использовать сформированный посадочный талон в электронном виде для бухгалтерии (вместо бумажного). О данной возможности (с марта 2024 г.) сообщает Минтранспорта на своем портале. Ожидается, что вскоре будет введена единая форма электронного посадочного талона.