Перейти к основному содержанию
Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Форма поиска

  • Главная
  • Новости
  • Статьи
  • Формы документов
  • Вопросы и ответы
  • Рубрики
  • Калькулятор НДС
  • Калькулятор пеней по налогам и взносам
  • Расчет фиксированного взноса ИП
  • COVID-19: все для работодателя и бухгалтера
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

]]>Читайте нас в Яндекс Дзен]]>

akt_unichtozheniya_dokumentov_s_istekshim_srokom_hraneniya.jpg

Copyright: 
фотобанк Лори

Похожие публикации

Акт на списание мебели: образец

Образец приказа на продление учетной политики

Карточка счета 51: образец заполнения

Акт о списании материальных запасов: образец и бланк

Как составить номенклатуру дел

В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ - акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы - на бумаге или в электронном формате.

Уничтожению подлежат документы:

  • которые утратили свое практическое значение;
  • срок хранения которых уже истек;
  • которые невозможно прочитать и восстановить.

Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

  • Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
  • Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
  • Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).

Читайте также: Срок хранения документов ИП

Процедура уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

  • Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
  • Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
  • Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
  • Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

Читайте также: Срок хранения банковских выписок и платежных поручений

Форма актов

Акт о выделении документации к уничтожению

Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации;
  • дату составления;
  • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
  • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
  • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

  • «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
  • Преамбула - указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
  • Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
  • Резолютивная часть - общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
  • Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

Читайте также: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Акт об уничтожении

Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

  • какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
  • когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
  • каким способом.

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

Читайте также: Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Общие рекомендации по составлению актов

При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

  • Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
  • Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
  • Заверение печатью не требуется.
  • В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

akt_ob_unichtozhenii.jpg

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Полный доступ бесплатно на 2 дня.

Рубрики: 
Бухгалтерский учет
Tags: 
  • хранение документов
  • ,
  • уничтожение документов
  • ,
  • формы документов

Читайте также

Бухгалтерский учет
Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Бухгалтерский учет
Справка о балансовой стоимости имущества

Бухгалтерский учет
Акт о списании материальных запасов: образец и бланк

Бухгалтерский учет
Договор аренды спецтехники между юридическими лицами (образец)

Бухгалтерский учет
Как составить номенклатуру дел

Бухгалтерский учет
Образец приказа на продление учетной политики

Бухгалтерский учет
Книга учета фактов хозяйственной деятельности

Бухгалтерский учет
Положение о внутреннем финансовом контроле

Бухгалтерский учет
Акт на списание мебели: образец

Бухгалтерский учет | 10:50 6 июня 2018
Подготовлен проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Бухгалтерский учет
Карточка счета 51: образец заполнения

Бухгалтерский учет
Акт простоя работ: образец

Бухгалтерский учет
Приказ о выдаче подотчетных сумм: образец

Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство
Новые сроки хранения документов: таблица

Бухгалтерский учет
Ведомость на выдачу материалов

Популярное

Статистическая отчетность
Форма 1-предприниматель за 2020 год: бланк и образец заполнения

Штрафы
Штраф за отсутствие лицензии такси в 2021 году

Страховые взносы ПФР
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2020 год

Бухгалтерский учет
Путевой лист для ИП 2021

ИП
ИП - глава КФХ в 2021 году

Пенсионеры
Индексация ЕДВ в 2021 году: последние новости

Статистическая отчетность
Форма МП-сп за 2020: бланк и образец заполнения

Регистрация налогоплательщиков
Новая форма Р13014: бланк и образец заполнения

Заработная плата
Обязательна ли индексация заработной платы в 2021

ПСН
ПСН: страховые взносы 2021

Больничный лист
Новый порядок выдачи и оформления больничных листов

Прием на работу
Новые правила приема на работу в 2021 году

Транспортный налог
Транспортный налог для юридических лиц: изменения – 2020

Банки
Поля платежного поручения в 2021 году: образец

Статистическая отчетность
Статистическая отчетность

Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Мы в социальных сетях

© 2006 — 2021
Все права защищены.
При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

  • Рубрики
    • УСН
    • ЕНВД
    • ПСН
    • НДС
    • Налог на прибыль
    • Другие рубрики
  • Основные разделы
    • Новости
    • Статьи
    • Формы документов
    • Ответы на вопросы
  • О сайте
  • Контакты
  • Политика по обработке персональных данных
]]>]]> ]]> Рейтинг@Mail.ru]]> ]]> Яндекс цитирования]]>