Как сделать акт сверки в 1С

Что это за документ: когда и как применяется, как формируется

Акт сверки взаиморасчетов – документ, который составляют контрагенты. Например, заказчик с подрядчиком. Он позволяет понять, что данные по долгам, платежам у всех одни и те же, расхождений нет.

Оформлять данный документ стороны могут добровольно, по мере надобности. В обязательном порядке это делают, если инвентаризация показала наличие задолженности, по которой у сторон обнаружены несоответствия.

Чаще всего сверку проводят и акт составляют в конце года. Но ограничений на этот счет закон не устанавливает. Поэтому запросить сверку одна из сторон может, по сути, в любой момент. К примеру, ежемесячно либо когда срок действия договора, заключенного контрагентами, закончится.

Данный акт к первичке не относится, права и обязанности ни для кого не устанавливает. Но он может являться подтверждающим документом при обращении в суд (если его приобщить к основной документации). При его помощи можно доказать наличие задолженности определенного размера.

Электронный формат предоставления, который используется при формировании акта сверки в 1С, установлен Приказом ФНС № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022!

Как применять документ, работая с 1С

Несмотря на то что этот вид своего рода отчета по закону не является обязательным, используют его часто. Он реализован и в 1С, которая существенно облегчает процесс сверки документации. Возможность формирования, а также выставления и получения (принятия) акта по установленному электронному формату предусмотрена уже с версии 3.0.131.

Рассмотрим, последовательно ключевые составляющие: где найти документ, как создать, отправить электронный акт контрагенту в 1С: Бухгалтерии 8 (ред. 3). Предположим, что сверка расчетов проводится в типичной, распространенной ситуации между контрагентами - поставщиком и покупателем.

Как найти и создать акт сверки

Итак, сверку расчетов между контрагентами нужно оформить стандартным электронным актом. Для этого требуется:

1. Создать документ, пройдя следующую цепочку:

разд. «Покупки» - «Расчеты с контрагентами» - «Акты сверки расчетов».

2. Заполнить нетабличную часть открывшейся формы акта сверки с контрагентами в 1С, где должны быть такие сведения:

• номер (его программа присваивает сама при сохранении документа);
• дата его создания (строка «От»);
• вторая сторона (поставщик, покупатель), с которым сверяются расчеты (стр. «Контрагент»);

Обращаем внимание:

Если расчеты нужно сверить не только с головной структурой контрагента, но и его обособленными подразделениями, оформив один акт, тогда в строке «Контрагент» указывают головную структуру и флажок «С обособлен. подразделениями»!

• если обе стороны взаимодействуют через ЭДО, собираются формировать электронный акт по общеустановленному формату, то указывают «В электронном виде»;
• конкретный договор, по которому проверяются расчеты (стр. «Договор»);

Обращаем внимание:

Если нужно сверить данные не по одному конкретному договору, а по всем договорам контрагента, то данную строку не заполняют, а оставляют пустой!

• период, за который контрагенты сверяют расчеты, т. е. определенный месяц, квартал либо же год, за который в таблице будут отображаться сведения (стр. «Период»).

3. Заполнить табличную часть документа с учетом следующих особенностей:

• для начала нужно в «Счетах учета расчетов» отметить соответствующие счета, по которым будут сверяться расчеты;
• по кнопке «Заполнить» данные автоматом вносит программа;
• по кнопке «Добавить» информация указывается вручную.

При помощи названных выше кнопок следует заполнить в акте сверки взаиморасчетов в 1С следующее: «По данным организации» и «По данным контрагента». Причем автоматом (через «Заполнить») можно сразу же занести данные по организации и контрагенту либо лишь по организации!

Как согласовать заполненный акт с контрагентом

Полностью заполненную форму следует обязательно проверить. Передать ее для согласования второй стороне можно в бумажном либо электронном виде.

Для передачи электронной версии документа через 1С следует кликнуть «Еще» и «Отправить по эл. почте». Как вариант, можно сохранить заполненный акт на ПК, после чего отправить по внешней электронке.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для передачи бумажной версии документа его нужно сначала распечатать, кликнув «Печать» - «Акт сверки» - кнопка «Печать» (уже печатной версии). Для печати акта нужно устанавливать соответствующие параметры:

1. Через вкладку «Дополнительно»:

• отображение названия каждого документа полностью - фл. «Выводить полные названия документов»;
• отображение договоров - фл. «Разбить по договорам»;
• отображение счетов-фактур - фл. «Выводить счета-фактуры»;

2. Ф. И. О., должность представителей сторон заполняются автоматом, когда формируется документ, но их можно поменять вручную в соответствующем разд. «Представители сторон».

3. Факсимильную подпись главы организации, печать юрлица выводят через фл. «Подпись и печать» (см. вверху командную строку).

В дополнение к вопросу о том, как сделать акт сверки в 1С:

Если окажется, что в заполненном акте есть ошибки, расхождения с данными контрагента, нужно найти и устранить причину этого. Далее придется вновь сформировать акт уже без расхождений и передать его второй стороне на согласование. После согласования останется только выставить флажок «Сверка согласована». Тогда документ больше не будет открываться для редактирования!

Итоги

При добровольной сверке взаиморасчетов, когда ее инициирует одна из сторон, акт можно сформировать в 1С через цепочку: разд. «Покупки» - «Расчеты с контрагентами» - «Акты сверки расчетов» - кнопка «Создать». Заполненный документ можно отправить на согласование контрагенту в электронном виде, по форме, установленной Приказом ФНС № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022. Чтобы передать бумажную версию на согласование, документ нужно распечатать, установив соответствующие настройки для печати.