Представительские расходы: понятие, нормы и лимиты
Статья по теме: Что относится к представительским расходам Представительские расходы - это какие расходы? Для ответа на этот вопрос следует обратиться к положениям Налогового кодекса РФ. Данный сводный законодательный акт определяет, какие денежные траты следует причислять к представительским, их нормирование, как снизить за счет них облагаемую прибыль. ПодробнееПредставительские расходы - это затраты на проведение встреч, презентаций, организацию переговоров и других мероприятий с целью установления деловых отношений компании с контрагентами и партнерами по бизнесу. В эту категорию расходов могут быть включены траты на организацию заседаний руководящего органа самой фирмы. С полным перечнем можно ознакомиться в п. 2 ст. 264 НК РФ. В то же время закон четко регламентирует и то, что расходы на организацию и проведение развлекательных и лечебно-профилактических мероприятий не могут быть признаны представительскими.
Лимит представительских расходов в налоговом учете прописан в п. 2 ст. 264 НК РФ и составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда, которые понес налогоплательщик в отчетном (налоговом) периоде. Данная категория затрат может быть отнесена к прочим расходам организации.
Понятие представительских расходов применимо только для налогового учета. Для целей бухучета такие затраты не подлежат нормированию и включаются в расходы фактической суммой затраченных средств.
Учет представительских расходов
Представительские расходы для целей налогообложения прибыли признаются только в случаях, если они соответствуют установленным законом видам трат. Некоторые их них нельзя отнести к этому списку. Например, затраты на развлечения и отдых вроде экскурсий, спектаклей, сауны и других подобных вариантов времяпрепровождения. Вручение участникам деловой встречи подарков и сувениров также не относится к представительским расходам. В некоторых случаях исключением может стать сувенирная продукция с логотипом компании, выданная с ее склада.
Для целей налогообложения могут быть учтены следующие виды затрат:
- Траты на проведение официального приема. Место и время проведения мероприятия не играют особой роли. Однако важно, чтобы это было не развлекательное учреждение.
- Организация трансфера для гостей.
- Буфетное обслуживание во время проведения переговорного процесса.
- Оплата услуг переводчиков, не зачисленных в штат компании.
Важно отметить, что даже если договориться во время встречи сторонам не удалось, но траты на организацию переговорного процесса были понесены, то их все равно можно включить в представительские расходы. Согласно ст. 252 НК РФ, такие затраты являются обоснованными, ведь в итоге они были направлены на получение прибыли компанией.
Конечно, если два руководителя случайно встретились и поужинали, обсудив совместные дела, затраты на ужин едва ли будут считаться представительскими расходами. Однако если такая встреча планировалась заранее, под нее выделялся бюджет компании (была составлена смета), а после был предоставлен соответствующий отчет и другие документы, то, конечно, это уже можно отнести к официальной встрече сторон.
Списание представительских расходов и их корректное оформление
В 2024 году представительские расходы в налоговом учете подлежат списанию по итогам отчетного (налогового) периода. Отчетным периодом по налогу на прибыль признается первый квартал, полугодие, девять месяцев, а налоговым - год. Отчетными периодами для компаний, исчисляющих ежемесячные авансы по налогу на прибыль исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три и так далее до завершения календарного года.
Статья по теме: Авансовые платежи по налогу на прибыль Авансовые платежи по налогу на прибыль обязаны начислять и уплачивать почти все организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль. Сегодня в публикации рассмотрим принцип расчета авансовых платежей по отчетным периодам: за квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Кроме того, расскажем кто и с какой периодичностью платит авансовые платежи в 2023 году. ПодробнееИногда происходит так, что в течение отчетного периода (например, месяца или полугодия) лимиты были превышены и какая-то часть представительских расходов осталась неучтенной. Однако это не повод волноваться, ведь в течение года налоговая база для определения нормы будет расти. Соответственно, то, что не удалось списать в прошедшем отчетном периоде, можно будет учесть в последующих в течение года.
Внимание! В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей их предельную величину за год, в целях налогообложения не учитываются. То есть остаток данных расходов (затрат, превысивших 4%-й норматив), не учтенных в налоговом периоде, в котором представительские расходы были понесены, не переносится на следующий налоговый период (то есть на следующий год).
Чтобы подтвердить представительские расходы, потребуются соответствующие первичные документы. Это могут быть:
- счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общепита);
- накладные;
- чеки ККТ, в том числе товарные;
- накладные на выдачу сувенирной продукции со склада компании;
- акты оказанных услуг;
- БСО и др.
Важно также, чтобы был составлен приказ о программе мероприятия - приема представителей другой компании - и смета расходов, которая не превышает установленного лимита.
Если деловые встречи для компании - редкое явление, то можно издавать приказы для каждого отдельного мероприятия, где будет отражена вся основная информация. Однако, если встречи проходят часто, есть смысл утвердить внутри организации Положение о представительских расходах, где будет указан порядок проведения таких мероприятий, ответственные лица, суммы и прочая важная информация.
Еще одним важным документом будет являться отчет о проведении мероприятия, в котором нужно указать все данные по предстоящей встрече: участников, дату, место, программу, стоимость приема и его итоги. Для экономического оправдания мероприятия нужно обязательно обозначить его цель.
В налоговом учете представительские расходы нормируют и используют с целью уменьшения налоговой базы. Однако нередко могут возникать споры с представителями ФНС, если подобного рода затраты не удается обосновать или подтвердить документально. Недоверие налоговиков в первую очередь связано с недобросовестными фирмами, которые завышают категорию таких расходов с целью платить налог меньше.
Какой штраф грозит за занижение суммы налога на прибыль, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Представительские расходы не должны превышать установленного законодательством РФ лимита. Налоговый кодекс также регулирует, что может быть к ним отнесено, а что не подлежит включению. Важно не превышать лимит и предоставлять соответствующие документы в подтверждение, тогда никаких проблем с налоговой не возникнет.
