Удержанный НДФЛ больше исчисленного в 6-НДФЛ: что делать?

Последовательность действий при излишнем удержании НДФЛ с доходов работника

Если бухгалтерия по какой-то ошибке удержала лишнюю сумму НДФЛ, это означает, что сотрудник недополучит доход. Чтобы исправить ситуацию, нужно вернуть излишне удержанную сумму работнику, затем отобразить это в бухучете и 6-НДФЛ. Делается это так, как обозначено статьей 231 НК:

1. Наниматель (он же налоговый агент) направляет, вручает сотруднику уведомление (свободной формы) о том, что с его дохода удержана лишняя сумма налога.

Наниматель должен уведомить работника на протяжении 10 дней после того, как обнаружит излишне удержанную сумму НДФЛ!

2. Сотрудник пишет на имя нанимателя заявление на возврат (тоже произвольной формы). Обычно здесь указывают:

• данные адресата (Ф. И. О., должность руководителя организации);
• данные заявителя (Ф. И. О., должность);
• название документа, дату и место его составления;
• просьбу вернуть излишне удержанную сумму налога определенного размера за конкретный период;
• реквизиты своей карты (счета) для перечисления суммы.

Подать такое заявление можно на протяжении 3 лет с момента уплаты НДФЛ. Но если его не подать, то основания для возврата не будет!

3. Далее, когда удержанный НДФЛ больше исчисленного в 6-НДФЛ, наниматель производит возврат излишней суммы налога любым доступным способом:

• обычно делают это за счет грядущих платежей НДФЛ, причем как за этого же сотрудника, так и за любых других физлиц и вне зависимости от размера ставок;
• если грядущих платежей (НДФЛ!) не хватает для того, чтобы вернуть нужную сумму, наниматель возвращает ее за счет бюджетных денег, подав (после поступления заявления на возврат от работника) за 10 дн. в ИФНС свое заявление (на 2024 г. это установленная типовая форма по КНД 1112542).

Наниматель должен вернуть лишнюю сумму (безналичным путем) на протяжении 3 месяцев после поступления заявления!

4. Бухгалтерия делает соответствующие записи: Д 70 К 68 (НДФЛ) - сторнирование излишней суммы налога, а также Д 70 К 51 - перечисление данной суммы безналичным путем работнику на счет, указанный им в заявлении.

Обращаем внимание: исправляя ошибки в бухучете, следует придерживаться норм, предписаний из ПБУ 22/2010 (Приказ Минфина № 63н от 28.06.2010 (послед. ред. от 07.02.2020). ПБУ обязывает исправлять ошибки и их последствия!

5. Подать скорректированный расчет 6-НДФЛ (КНД 1151099), если речь идет об ошибках прошлых периодов. Актуальная форма данного расчета представлена Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023 (послед. ред. от 09.01.2024).

Особенности, принцип корректировки 6-НДФЛ

Итак, допустим, в 6-НДФЛ сумму исчисленного и удержанного налога нужно исправить. Во-первых, корректировочный 6-НДФЛ нужно сдавать по той же форме, по которой был сдан первый расчет. Так, к примеру, если ошибка допущена в периоде 2023 г., то нужно использовать бланк из Приказа ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 (послед. ред. от 29.09.2022). Во-вторых, корректировать 6-НДФЛ нужно за все периоды, начиная с того, в котором выявлена ошибка. В-третьих, при корректировке на титуле нужно указывать номер корректировки «1», сразу вносить верные сведения, а остальные (где не было ошибок) указать так же, как и в первичном расчете.

Если ошибка выявлена до сдачи первичного расчета 6-НДФЛ, то корректировать, уточнять ничего не требуется!