Командировка на личном авто: основные положения
При достижении договоренности с работодателем сотрудник может отправиться в командировку на своей личной машине. Что здесь необходимо учесть:
- Использование личного автомобиля в служебных поездках требует соблюдения ряда условий. Работодатель обязан издать приказ о командировке с указанием маршрута, сроков и порядка компенсации расходов. Без этого поездка не будет считаться служебной и возмещение затрат может оказаться под вопросом.
- Порядок выплаты компенсации будет зависеть от способа оформления такой командировки – по ст. 188 ТК РФ (компенсация за личное имущество) или через договор аренды (оба варианта подробно рассмотрели ниже).
- Получить выплату за эксплуатацию своего автомобиля в рабочих целях можно только при наличии полного пакета документов. Их подготовка – обязательное условие для законного возмещения расходов.
- Компенсация расходов на топливо, амортизацию и другие затраты рассчитывается на основании внутренних документов организации или норм, установленных законодательством. Обычно возмещение происходит по фактическим расходам с учетом предоставленных чеков или по утвержденным нормативам.
Какими документами оформляется поездка в командировку на личном автомобиле
Прежде всего нужно позаботиться о подготовке всех необходимых бумаг. Что должно войти в основной пакет:
- Приказ о командировке – основной документ. Должен содержать цель поездки, отметку о передвижении на личном авто (с указанием марки, модели и госномера). Оформляется по форме Т-9 с дополнениями.
- Путевой лист. Фиксирует расход топлива, время в пути и задание. Путевой лист при командировке на личном автомобиле оформляется на фирменном бланке или по стандартному шаблону.
- Маршрутный лист. Детализирует маршрут с остановками.
- Служебная записка. В нее вносит данные сам сотрудник (о сроках, расходе топлива, адресе проживания и т. д.). Ее нужно отнести в бухгалтерию после возвращения вместе с другими документами.
- Свидетельство о регистрации ТС. Предоставляет владелец авто.
- Подтверждающие документы – чеки за топливо, СТО, платные дороги, парковки и др.
Как оплатить работу в командировке и какие виды командировочных расходов нужно возместить работнику, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Командировка на личном автомобиле – 2025: как правильно оформить
Существует два законных способа оформления поездок в командировку на своей машине. Работодатель может заключить с сотрудником соглашение или составить договор аренды машины. Остановимся подробно на обоих вариантах.
По соглашению сторон
При выборе такой схемы понесенные работником затраты, связанные с использованием личного авто, компания компенсирует на основании специального соглашения (ст. 188 ТК РФ).
При заключении соглашения работодатель, как правило, ориентируется на налоговую оптимизацию. Согласно позиции Минфина (письмо № 03-04-06/94977 от 06.12.2019), компенсационные выплаты за использование личного транспорта, включая затраты на топливо, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. При этом для целей налога на прибыль организации могут учитывать суммы только в пределах установленных лимитов для легковых автомобилей (Пост. Прав. № 92 от 08.02.2002). Обратите внимание, что с 2024 года их увеличили. Сегодня они составляют:
- 2 400 р./мес. – двигатель до 2000 см³;
- 3 000 р./мес. – свыше 2000 см³.
Для увеличения учитываемых сумм работодатель может оформить полноценный договор аренды транспортного средства с сотрудником.
По договору аренды
В этом случае между сторонами заключается договор аренды авто, в котором прописывается стоимость аренды машины и услуг по ее управлению. Арендатором является компания, а арендодателем – владелец авто (сотрудник, отправляющийся в командировку).
По общему правилу арендатор покрывает расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (ст. 646 ГК РФ). При этом арендодатель обязан подтвердить эти траты документами, включая возмещение ГСМ при командировке на личном автомобиле. Однако стороны могут договориться о других условиях. Например, арендатор будет платить только за аренду, а арендодатель – за топливо и ремонт. Но это обязательно нужно прописать в договоре.
Налогообложение зависит от типа договора: аренда с экипажем или без него. Если автомобиль передается без водителя, страховые взносы не начисляются – только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если же договор предусматривает аренду с экипажем, взносы платятся только с оплаты услуг водителя, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Итоги
Поездка в командировку на личном автомобиле требует документального оформления и согласования с работодателем. Ключевые условия – издание приказа с указанием маршрута и порядка компенсации, а также подготовка пакета документов, включая путевой лист, чеки и свидетельство о регистрации ТС. Возмещение расходов может происходить либо по соглашению в рамках ст. 188 ТК РФ (с учетом налоговых лимитов), либо через договор аренды.
Выбор способа оформления зависит от целей компании и сотрудника: соглашение упрощает процесс и снижает налоговую нагрузку, а договор аренды позволяет учитывать большие суммы расходов.
