Кто утверждает график отпусков в организации?

Кто утверждает график отпусков в организации?

График отпусков в организации утверждает руководитель компании, то есть он подписывает соответствующий приказ. Других требований в трудовом законодательстве в части утверждения такого графика нет.

Однако еще до подписания графика руководителем, согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, при наличии в организации профсоюза график отпусков составляется с учетом пожеланий профсоюзной организации. Стоит отметить, что учитывать мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько человек в нем состоит.

После утверждения локального нормативного акта необходимо ознакомить с ним наемных работников. Хотя обязанности у работодателя по законодательству такой нет, сделать это необходимо, чтобы сотрудники смогли спланировать свой отдых. Ознакомить работников с графиком отпусков может работник кадровой службы или руководитель структурного подразделения организации.

Важно! График отпусков на 2026 год необходимо составить и утвердить до 17 декабря 2025 года.

Какая организация обязательно составляет и утверждает график отпусков?

Обязательно составляет и утверждает график отпусков организация, где есть сотрудники, нанятые по трудовому договору, за исключением микропредприятия и НКО (см. статью 309.2 ТК РФ, письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1). В организации МСП – микропредприятии – и в НКО вместо графика отпусков допустимо оформлять письменное соглашение с каждым работником. Если организация заменяет графики отпусков письменными соглашениями с сотрудниками, необходимо внести соответствующий пункт в трудовые договоры.

Если юридическое лицо (ИП) не составляет нормативный акт или же график отпусков не соблюдается, это считается нарушением трудового законодательства. За несоблюдение трудового законодательства работодателя могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 тысяч рублей – для компаний, до 5 тысяч рублей – для ИП).

Помимо того, кто утверждает график отпусков, важно знать, какую форму нужно выбрать для его оформления и какие правила соблюдать при составлении документа.

По какой форме составляется и утверждается график отпусков в организации?

График отпусков в организации составляется и утверждается по форме Т-7 или по собственной, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Законодательством не предусмотрена обязательная форма для составления графика отпусков.

Чаще всего в качестве основы для составления бланка берется унифицированная форма Т-7. Ее можно использовать в неизменном виде или дополнить необходимыми сведениями. Дополнения необходимо «узаконить» приказом руководителя или прописать во внутреннем локальном акте организации.

Бланк графика отпусков по форме Т-7:

Правила утверждения и исполнения графика отпусков

Процедура утверждения графика может быть организована следующим образом:

1. Первый шаг – сбор пожеланий сотрудников относительно предпочтительных дат отпуска на 2026 год. Для категорий работников, имеющих льготы по ТК РФ, учет их мнения обязателен, для остальных – на усмотрение руководства.
2. Второй шаг – разработка предварительного варианта графика и его направление в профсоюзный орган (если он есть) для получения обоснованного заключения.
3. Третий шаг – окончательное утверждение графика не позднее чем за 14 дней до начала нового календарного года.
4. Четвертый шаг – уведомление сотрудников об утвержденном графике.

В соответствии с законодательством утвержденный график отпусков является обязательным для исполнения обеими сторонами (сотрудником и нанимателем). Внесение изменений в него в инициативном порядке кем-либо одним недопустимо.

Это подразумевает, что работник не имеет права не пойти в отпуск согласно утвержденному графику. Соответственно, работодатель не должен применять дисциплинарные взыскания к сотруднику, отсутствовавшему на рабочем месте в первый день своего запланированного отдыха, даже если распоряжение о начале отпуска не было оформлено в виде приказа. Подобное отсутствие не считается прогулом.

Лишь для двух групп сотрудников при составлении графика отпусков есть свои особенности:

• Первая группа – это сотрудники, имеющие льготы, которым разрешено выбирать дату начала отпуска по собственному желанию, подав заявление. То есть график отпусков составляют с учетом их мнения.
• Вторая группа – это новые работники, не включенные в ранее утвержденный отпускной график.

К льготной категории, например, относятся следующие сотрудники:

• сотрудник с ребенком-инвалидом, которому не исполнилось 18 лет;
• многодетные родители (3 и более ребенка), пока младшему из детей не исполнится 14 лет;
• сотрудник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам;
• ветераны;
• почетные доноры РФ;
• лица, получившие ущерб здоровью из-за радиационных или техногенных катастроф;
• мужья или жены лиц, проходящих военную службу;
• сотрудники, имеющие высшие государственные награды (Герои России, Герои СССР, Герои Труда (социалистического труда), кавалеры Ордена Славы 3 степеней);
• несовершеннолетние работники;
• сотрудники, вызванные ранее из очередного отпуска.

Что делать при заполнении графика, если отпуска полностью или частично переносились, но с датами будущих отпусков определенности нет? Ответ дали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, работника необходимо уведомить о начале его отпуска в письменной форме за две недели. Несоблюдение этого срока автоматически переводит сотрудника в категорию льготников, позволяя ему самому определять время отдыха.

Оформление начала отпуска производится приказом. Документ подтверждает факт предоставления ежегодного отпуска сотруднику и является основанием для начисления и выплаты отпускных бухгалтерией.

Если сотрудник уходит в отпуск согласно утвержденному графику, письменного заявления от него не требуется.

Итоги

График отпусков должен быть составлен и утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он оформляется. Это обеспечивает работникам достаточно времени для планирования своего отдыха. Документ обязателен для исполнения работником и работодателем. При составлении акта учитывается мнение профсоюза организации (если он предусмотрен) и льготных категорий работников. Утвердить документ должен руководитель организации (в соответствующем приказе).