Возмещение коммунальных услуг по договору аренды

Проблемные вопросы уплаты коммунальных платежей при аренде недвижимости

В разделах ГК о различных видах договоров аренды вопрос возмещения коммунальных платежей практически не регулируется, за исключением единственного упоминания в Главе 35 «Договор найма жилого помещения» (абз. 3 ст. 678), где сказано: «...Если договором не установлено иное, наниматель обязан самостоятельно вносить коммунальные платежи…»

В ЖК гораздо больше норм, регулирующих оплату коммунальных платежей, но в большей степени они относятся к найму жилых помещений. Например, в п. 2 ст. 153 ЖК РФ закреплено, что обязанность по оплате коммунальных услуг (КУ) возникает у нанимателя жилого помещения с определенного момента.

А вот судебная практика по таким спорам очень обширная, в том числе есть значимые Определения Конституционного суда РФ и Постановления Верховного суда РФ. Ознакомиться с важнейшей практикой по коммунальным платежам арендаторов можно в системе КонсультантПлюс. Изучите судебную практику в бесплатной пробной версии системы (действует 2 дня) или с помощью подключения к КонсультантПлюс (цену можно узнать здесь).

В отношении возмещения стоимости коммунальных услуг по договору аренды чаще всего применяются следующие правила:

• Для коммерческих организаций и ИП, арендующих нежилые помещения/здания — в арендную плату включена стоимость всех коммунальных услуг и расходов на общее содержание помещения/здания, если в договоре не предусмотрен иной порядок.
• Для нанимателей и собственников, сдающих жилые помещения или дома - в плату за жилье коммунальные платежи не включены, если иное не указано в договоре найма.

Но помимо вопроса, кто должен оплачивать стоимость коммунальных услуг, часто возникают другие вопросы:

• Какие платежи относятся к коммунальным, а какие - нет?
• Как лучше прописать возмещение коммунальных платежей в договоре аренды/найма?
• На основании какого документа производить такие платежи?
• Как быть с НДС, если он включен в стоимость КУ?
• К какой статье расходов отнести такие оплаты?
• Какие меры ответственности можно применить к арендатору при возникновении долга за КУ?

Давайте разберемся более детально.

Что относится к коммунальным платежам

Платежи за коммунальные услуги условно можно разделить на 3 блока:

1. Собственно коммунальные платежи, согласно ч. 4 ст. 154 ЖК РФ,
2. Услуги УК или ТСЖ и обслуживание общедомового имущества,
3. Взносы на капремонт.

Оплата непосредственно за коммунальные услуги

В ч. 4 ст. 154 ЖК РФ указано, что к таким коммунальные услугам относится оплата за:

• холодную и горячую воду;
• электроэнергию;
• тепловую энергию (отопление);
• газ, бытовой газ в баллонах или твердое топливо при наличии печного отопления;
• за отведение сточных вод (водоотведение);
• обращение с твердыми коммунальными отходами (ТКО).

Также в ч. 5 ст. 154 ЖК указано, что в коммунальные платежи включается оплата за коммунальные ресурсы, которые расходуются на содержание общего имущества в многоквартирном доме, если в таком доме не выбран способ управления (УК, ТСЖ и пр.) и управление осуществляют сами собственники.

Оплата жилищных услуг УК или ТСЖ

Сюда относятся платежи за:

• Уборку мест общего пользования;
• Вывоз мусора;
• Освещение в подъездах и на территории;
• Текущий ремонт подъездов, крыш, подвалов;
• Управление многоквартирным домом (услуги УК, ТСЖ и т. д.).

Оплата капремонта МКД

Есть еще один платеж, который вызывает много вопросов: взнос на капитальный ремонт — это отдельная, третья категория платежей.

Этот платеж предусмотрен для собственников помещений в многоквартирном доме (МКД) Он не относится ни к коммунальным, ни к жилищным услугам в прямом смысле.

Цель этого платежа: накопление средств на проведение дорогостоящего ремонта по восстановлению и замене общих элементов здания (фундамент, крыша, лифты, инженерные системы), которые имеют длительный срок службы. Поэтому его нельзя отнести к оплате за текущее использование помещения. Часто он указывается отдельной строкой в общих квитанциях, отдельный счет /квитанция на него не приходит.

Обязанность по оплате этого платежа установлена для всех собственников помещений, расположенных в многоквартирных домах (ч. 1 ст. 169 ЖК РФ).

В законах никак не регулируется вопрос, должен ли оплачивать такой платеж арендатор или наниматель по договору аренды/найма. Рекомендую заранее прописывать порядок оплаты или возмещения этого платежа в договоре.

Как прописать возмещение коммунальных услуг в договоре аренды/найма

Если арендатор и арендодатель договорились о том, что коммунальные платежи не включаются в общую стоимость арендной платы, возмещение коммунальных платежей нужно прописать детально.

Недостаточно просто написать в договоре: «Арендатор самостоятельно оплачивает коммунальные услуги».

Я рекомендую уточнять в договоре аренды/найма следующие моменты:

1. Какие именно услуги оплачивает арендатор - все коммунальные и жилищные, и взнос на капремонт, или отдельные виды, например, только за потребление электроэнергии и воды. Отдельно укажите, кто оплачивает вывоз мусора и ТКО (ТБО). Для коммерческих организаций (особенно для производств и предприятий торговли, общепита) этот момент важен еще и с позиции направления отчетов в Росприроднадзор и оплаты за негативное воздействие на окружающую среду по отдельным категориям отходов.
2. В каком размере оплачиваются такие платежи - в полном объеме, пропорционально занимаемой площади и пр.
3. На основании каких документов рассчитывается оплата за «коммуналку»: по квитанциям за коммунальные услуги, по показаниям счетчиков, на основании расчета арендодателя и выставляемого счета, и др.
4. В какие сроки происходит оплата за коммунальные платежи: вместе с основной арендной платой или отдельно, на основании счетов арендодателя.
5. В каком порядке производится оплата КУ: на счет арендодателя или напрямую на счет коммунальных служб или управляющей компании.
6. Ответственность за нарушение сроков оплаты и за передачу показаний счетчиков: допускается применять штрафы, пени или неустойку в размерах, указанных в нормах ЖК или в соответствии с договором. Также несвоевременная и систематическая неоплата коммунальных услуг может быть указана в качестве основания для расторжения договора аренды.

Варианты оплаты и формулировки по коммунальным платежам в договоре аренды

Арендатор и арендодатель вправе установить, какая сторона оплачивает коммунальные платежи коммунальным организациям или управляющей компании. Возможны следующие варианты.

Вариант 1-стоимость всех коммунальных услуг включена в арендную плату

Самый простой и достаточно распространенный вариант.

Он удобен и для арендодателя, и для арендатора, если стоимость коммунальных услуг одинаковая в течение всего года и не зависит от вида деятельности Арендатора (например, при аренде обычного офиса, кабинета для оказания услуг и пр.).

Также этот вариант иногда применяется при сдаче жилых помещений.

В этом случае я использую следующую формулировку:

«Стоимость Арендной платы составляет _________рублей ___ коп. в месяц, и включает в себя все расходы Арендодателя на оплату коммунальных услуг, в том числе расходы на электроэнергию, водоснабжение, водоотведение, вывоз мусора, капремонт и прочие...»

Но такой вариант практически неприменим, если арендатор в процессе своей деятельности потребляет большое количество электроэнергии, воды, газа или производит большое количество отходов (например, организации общепита, торговля и т. д.).

В отдельных случаях, возможно использовать такой вариант:

«Стоимость Арендной платы составляет ___рублей _ коп. в месяц, и включает в себя основные расходы Арендодателя, за исключением расходов на электроэнергию, водоснабжение и водоотведение, которые Арендатор оплачивает самостоятельно, на основании счетов компаний, поставляющих данные услуги или, по согласованию с Арендодателем, возмещает такие расходы Арендодателю...»

Вариант 2-арендодатель оплачивает коммунальные платежи, арендатор возмещает их стоимость

Этот вариант также достаточно часто применяется в договорах аренды/ найма.

Особенно он удобен в том случае, когда у Арендодателя нет возможности осуществлять постоянный контроль за оплатой коммуналки арендатором. Он часто применяется при сдаче жилых помещений, потому что счетчики и договоры с ресурсоснабжающими организациями (РСО) оформлены на собственника.

Арендатор может возмещать стоимость коммунальных услуг на основании квитанций от РСО (при полной оплате коммунальных платежей), или на основании счетов, выставляемых Арендодателем. Второй случай применяется, если Арендодатель рассчитывает стоимость коммунальных платежей пропорционально площади помещения, сдаваемого в аренду.

В договоре я рекомендую применять один из вариантов:

«Арендодатель обязуется своевременно и в полном объеме оплачивать все коммунальные платежи, начисленные за помещение, а Арендатор возмещает такие платежи на основании счетов компаний, поставляющих данные услуги...»

или «Арендатор обязан ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за расчетным, возмещать Арендодателю стоимость потребленных коммунальных услуг на основании копий платежных документов (квитанций), подтверждающих факт оплаты и объем потребления коммунальных услуг, предоставляемых Арендодателем...»

или «Стоимость коммунальных услуг определяется на основании платежных документов от ресурсоснабжающих организаций и/или управляющей компании. Арендодатель обязуется предоставлять Арендатору указанные копии не позднее 5-го числа месяца, следующего за расчетным. Арендатор возмещает стоимость коммунальных платежей в течение 3-х календарных дней после предоставления Арендодателем копий платежных документов."

Вариант 3-коммунальные услуги оплачивает арендатор напрямую в РСО или УК.

Этот вариант встречается реже и более удобен при долгосрочной аренде (в т.ч. в отношении жилья), если Арендатор самостоятельно заключает договоры с РСО/УК или переоформляет на себя лицевые счета.

В договоре аренды это можно прописать следующим образом:

"4.1. Арендатор обязуется самостоятельно и за свой счет заключить договоры с ресурсоснабжающими организациями/управляющей компанией на предоставление коммунальных услуг, а также своевременно и в полном объеме оплачивать их стоимость. Такие договоры Арендатор заключает в максимально короткие сроки, но не более ___дней с даты заключения настоящего договора.

4.2. Арендатор обязан предоставить Арендодателю копии заключенных договоров с РСО в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты их подписания.

4.3. Все долги по коммунальным платежам, возникшие в период действия настоящего Договора, несет Арендатор. Арендодатель вправе проверить состояние расчетов, запросив у Арендатора квитанции/платежные поручения об оплате."

В каких случаях арендатор может уплачивать коммуналку самостоятельно, читайте в системе КонсультантПлюс. Доступ к материалу возможен в бесплатной пробной версии системы (действует 2 дня) или с помощью подключения к КонсультантПлюс (цену можно узнать здесь).

На основании каких документов производить расчет и возмещение коммунальных услуг?

Для прозрачного расчета и подтверждения расходов сторонами, в договоре аренды/найма необходимо прописать подтверждающие документы, например:

• Единый платежный документ (ЕПД)/ Квитанция на оплату коммуналки – основной документ, показывающий начисления по всем услугам или по отдельным видам услуг (например, за электроэнергию, вывоз мусора и т. п.).
• Показания индивидуальных и общедомовых приборов учета (счетчиков). Обязанность по снятию и передаче таких показаний отдельно пропишите в договоре: кто передает и каким способом. Например: «Арендатор ежемесячно, не позднее 10 числа каждого месяца передает Арендодателю показания счетчиков, подтверждая их актом или фотоснимками приборов учета. Сведения передаются: на электронную почту, в мессенджере, другим способом.»
• Квитанции, чеки, платежные поручения.
• Счет Арендодателя и расшифровка начислений - например, при расчете от арендуемой площади или по показаниям приборов учета, которые контролирует Арендодатель.
• Акт сверки расчетов. Рекомендую составлять его ежеквартально или ежегодно. Этот документ, подписанный обеими сторонами, фиксирует состояние расчетов за коммунальные платежи и отсутствие взаимных претензий за каждый период.

Куда относить расходы и возмещение по коммунальным услугам при аренде?

Этот вопрос касается и арендодателей, и арендаторов, так как расходы на коммунальные услуги могут уменьшать их налогооблагаемый доход в зависимости от применяемой системы налогообложения.

Налоговая отчетность для Арендодателя на ОСНО

Если стоимость коммунальных платежей включена в арендную плату, и арендатор возмещает КУ в составе арендной платы, тогда такое возмещение полностью включается в доход арендодателя от сдачи имущества.

Однако, расходы арендодателя на коммунальные платежи, которые подтверждены документально (квитанциями за ЖКУ, платежками и т.п.), допускается включить в расходы Арендодателя, связанные с получением этого вида дохода (п. 1 ст. 252 и пп.20 п.1 ст. 265 НК РФ).

Таким образом, арендодатель может уменьшить налогооблагаемую базу и заплатить налог только с разницы:

арендная плата (включающая возмещенные арендатором коммунального платежа) - сумма фактически оплаченных коммунальных платежей = чистый доход, облагаемый налогом на прибыль.

Коммунальные платежи признаются расходом в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (например, согласно дате в акте или счете-фактуре), независимо от времени фактической оплаты (метод начисления) (ст. 272 НК РФ).

Также арендодатель, являющийся плательщиком НДС, имеет право принять к вычету НДС, предъявленный ему поставщиками коммунальных услуг (если они выставляют счета-фактуры на коммуналку). Это регулируется ст.ст. 171 и 172 НК РФ.

Важно! Для подтверждения расходов по коммунальным платежам и принятия их к учету, а также для принятия налоговым органом к вычету НДС по таким платежам, эти расходы, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

У Арендодателя должен быть заключен договор с РСО, иметься оплаченные платежки, акты сверки по коммуналке и пр. В этом случае также важно отразить в договоре, что арендатор возмещает стоимость коммунальных услуг в составе арендной платы. Если такого условия в договоре не будет, налоговая откажет в признании расходами оплаты за коммуналку.

Возмещение коммунальных платежей от арендатора должно быть четко отражено в договоре аренды.

Например, оплата коммуналки арендодателем признается в качестве расходов если в договоре аренды указано: «Арендодатель самостоятельно оплачивает коммунальные услуги за арендуемое помещение. Арендатор ежемесячно перечисляет арендную плату, которая включает в себя компенсацию затрат на коммунальные платежи".

Если арендатор возмещает стоимость коммунальных услуг отдельным платежом (не в составе арендной платы), лучше, чтобы он производил такое возмещение безналичным расчетом на банковский счет или бизнес-карту Арендодателя, а в назначении платежа указывал, например: "Возмещение коммунальных услуг за ___ 2025 г. по договору аренды №____".

Если же в договоре аренды предусмотрено, что: «Арендатор обязан самостоятельно оплачивать коммунальные услуги непосредственно ресурсоснабжающим организациям», арендодатель не несет такие расходы, а следовательно и не сможет учесть их в качестве расходов для уменьшения налоговой базы.

Налоговая отчетность для Арендодателя для УСН

• На УСН «Доходы». Все возмещенные арендатором суммы коммунальных услуг включаются в доход полностью. Расходы на КУ при этой системе не уменьшают налоговую базу.
• На УСН «Доходы минус расходы». Ситуация аналогична описанной выше, когда Арендодатель применяет ОСНО. Возмещенные арендатором коммунальные услуги, полученные Арендодателем, относятся к его доходу. Фактически понесенные и оплаченные Арендодателем расходы на эти же услуги, признаются расходом. Налоговая база рассчитывается как разница между доходами и расходами, и уменьшается на расходы по КУ.

Налоговая отчетность для Арендодателя на НПД (имеет статус самозанятого)

Применяя режим НПД, Арендодатель не сможет уменьшать налогооблагаемую базу на расходы по коммунальным платежам. Поэтому весь доход, полученный от арендатора (даже, если он включает в себя возмещение коммунальных платежей и это прописано в договоре), учитывается при расчете налога.

Таким арендодателям выгоднее прописывать в договоре возмещение коммунальных платежей от арендатора как отдельный платеж, с соответствующим назначением, например: «Арендатор возмещает стоимость коммунальных платежей на основании квитанций РСО/УК». Также удобен вариант, когда арендатор самостоятельно оплачивает коммунальные платежи напрямую в РСО или УК.

Налоговая отчетность для Арендатора — коммерческой организации или ИП

Арендатор-юридическое лицо или ИП, применяет те же правила, которые указаны выше для Арендодателя.

В зависимости от применяемого режима налогообложения арендатор вправе включить оплату за коммунальные услуги в арендуемом помещении в расходы, при соблюдении всех условий:

• арендуемое помещение используется для предпринимательской деятельности (экономическая обоснованность);
• возмещение коммунальных услуг прописано в договоре аренды как обязанность арендатора;
• имеется документальное подтверждение оплаты (договор аренды с правильной формулировкой, платежки, квитанции по оплате коммунальных услуг, счета арендодателя и первичные счета от РСО/УК).

Налоговая отчетность для Арендатора-физлица

Оплата коммунальных платежей, возмещенных арендодателю или оплаченных непосредственно в СРО/УК, не относится к расходам физлица, с таких сумм невозможно получить какие-либо вычеты, зачеты и пр.

Ответственность арендатора за нарушение положений договора по возмещению коммунальных платежей

В договоре аренды/найма стороны вправе предусмотреть меры ответственности, которые Арендодатель применяет к Арендатору, если он нарушает договоренности по возмещению коммуналки. Основные и наиболее применяемые меры следующие.

Начисление неустойки (пени) за просрочку коммунальных платежей

Если в договоре указано, что коммунальные платежи арендатор оплачивает самостоятельно в РСО/УК, за нарушение сроков оплаты арендодатель вправе требовать только оплату неустойки, по правилам и в размерах, предусмотренных нормами ЖК:

• Пени начисляются, если оплата не поступила в течение 30 дней с установленной даты платежа, т.е. с 31-го дня просрочки.
• Размер пени: с 1 по 90-й день просрочки —1/300 от ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день; с 91-го дня просрочки и далее —1/130 от ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день.

Если по условиям договора аренды возмещение коммунальных платежей включено в арендную плату, или такие платежи арендатор возмещает отдельным платежом Арендодателю, неустойка начисляется по правилам, которые применяется при просрочке основной арендной платы. Размер неустойки стороны могут прописать в большем размере, чем они предусмотрены по нормам ЖК, например, «Неустойка за нарушение сроков оплаты коммунальных платежей/ возмещения коммунальных платежей начисляется в размере 0,1 % от суммы задолженности за каждый день просрочки...»

Важно! Если в договоре не прописано, что коммунальные платежи возмещает или платит арендатор, долг по коммуналке и пени за просрочку начисляются на собственника (Арендодателя). Взыскать эти суммы с арендатора в регрессном порядке практически невозможно. Поэтому этот вопрос так важно прописать при оформлении договора.

Удержание долга за коммунальные платежи из залога (депозита)

Если в договоре аренды/найма предусмотрено внесение гарантийного платежа (депозита, обеспечительной суммы и пр.), арендодатель вправе удержать из него сумму долга арендатора по коммунальным платежам, но это должно быть прописано в условиях договора.

Часто, в договоре указывается обязанность арендатора по восполнению гарантийного платежа до первоначальной суммы, если арендодатель использовал ее часть для погашения долгов арендатора.

Расторжение договора аренды досрочно

Бланк по теме: Уведомление о расторжении договора аренды - бланк и образец Посмотреть Скачать

Это самая серьезная мера ответственности для арендатора. Ее применение возможно, если в договоре указано, что систематическое (2 и более раза) нарушение сроков оплаты коммунальных платежей со стороны Арендатора является основанием для расторжения договора. Если в договоре такого условия нет, применяются общие нормы ст. 619 ГК РФ.

Прежде, чем расторгнуть договор аренды по этому основанию, Арендодатель должен направить арендатору письменное предупреждение (претензию) с требованием погасить долг в разумный срок (от 10 до 30 дней).

Если арендатор не погасит долг в указанный срок, арендодатель вправе обращаться в суд с иском о расторжении договора и выселении, или расторгнуть договор аренды в одностороннем порядке (если это предусмотрено в договоре аренды).

Вычет долга из арендной платы

В отдельных случаях арендодатель может оплатить долг за коммунальные платежи за арендатора (если это обязанность арендатора), а затем потребовать с него возмещения этих сумм, или вычесть их из следующих арендных платежей. Однако, такой порядок арендодателю нужно применять очень осторожно, учитывая все положения договора аренды и нормы ГК.

Важно! Арендодатель не вправе самостоятельно отключить коммунальные услуги (воду, свет), если арендатор допускает просрочку по оплате коммунальных платежей. Такие действия могут совершать только РСО/УК, а для арендодателя — это незаконные действия.