Выписка из штатного расписания (образец 2024 года)

Отличия выписки от штатного расписания

Выписка из штатного расписания представляет собой его сокращенную версию. В таком документе указывается ограниченный объем информации. Здесь, как правило, отображаются данные о конкретном сотруднике, его должности, размерах оклада и надбавок.

Кроме того, в выписке не пишут информацию из «шапки» штатного расписания. То есть, в ней не будут указаны: регистрационный номер, дата оформления документа и период его действия. Вместе с этим в выписке крайне редко прописываются сведения из заключительного раздела, а именно: реквизиты организации и подписи ответственных лиц.

Зачем делать выписку из штатного расписания?

Отдельная часть оригинала штатного расписания может потребоваться как самой организации, так и работникам. Отказать в ее выдаче никто не имеет права. Выписка из штатного расписания носит не только внутренний, но и внешний характер. Наиболее распространенные случаи ее предоставления рассмотрим далее.

Предоставление выписки в государственные органы

Выписка из штатного расписания является доказательством соблюдения работодателем трудового законодательства. Поэтому ее организация обязана предоставить по требованию компетентных органов. Запросить такой документ могут:

• налоговая служба;
• трудовая инспекция;
• Социальный фонд России;
• суд.

Перечень сведений, указываемых в выписке, определяется органом, который ее запрашивает.

Другие случаи формирования выписки для организации

Поскольку штатное расписание является достаточно объемным документом, юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю проще сделать выписку из нее. Помимо предоставления в компетентные органы экземпляр понадобится компании, если она вступает в саморегулируемые организации или принимает участие в тендерах.

Выписка для работника

Ознакомление сотрудников со штатным расписанием не осуществляется, однако они имеют право получать документы, связанные с работой, в соответствии со статьей 62 ТК РФ. Поэтому, если человеку понадобится выписка, он может запросить ее в отделе кадров, получив бумагу с указанием достоверных сведений о своей должности и дополнительной информацией.

При этом причина такого запроса не имеет значения. Выписка может потребоваться работнику только лишь для ознакомления с указанными данными в штатном расписании или же в целях предъявления в те же государственные органы по их запросу.

Работнику организации выписка из штатного расписания также бывает необходима для решения личных вопросов: в посольство, банк и т.д.

Кто готовит выписку?

Штатное расписание непосредственно связано с трудовыми отношениями, а потому выписку из него готовит работник отдела кадров. Именно он несет ответственность за правильное заполнение документа и достоверность представленных в нем данных. Если в выписке указываются должностные оклады и/или надбавки, то эта колонка проверяется бухгалтером организации, который также становится ответственным лицом.

Если кадровой службы или хотя бы одного кадровика у юридического лица или индивидуального предпринимателя нет, их функция в данном случае возлагается на руководителя. Тогда готовить выписку из штатного расписания ИП или директору предстоит совместно с бухгалтером или самостоятельно.

Содержание выписки

Четких требований к содержанию выписки нет. Но целесообразно будет указать в ней следующие сведения:

• наименование организации;
• название документа: «Выписка из штатного расписания»;
• реквизиты основного документа – штатного расписания;
• дата выдачи выписки;
• наименование структурного подразделения;
• должность;
• количество штатных единиц;
• размеры оклада и надбавок;
• месячный фонд заработной платы;
• графа «Примечание» с дополнительными сведениями.

Эти данные являются основными в штатном расписании. При желании выписку можно сделать без указания окладов. Это не будет ошибкой и потребует меньше затрат времени, так как документ не нужно будет проверять и согласовывать бухгалтерской службе.

Способы оформления выписки из штатного расписания

В связи с отсутствием утвержденной формы выписки на законодательном уровне организация вправе самостоятельно выбирать способ ее оформления. Главное – не упустить нужные колонки и убедиться в достоверности сведений перед подписанием документа.

Сведения переносятся в выписку из штатного расписания точь-в-точь.

Если в организации есть форма выписки, утвержденная на локальном уровне, стоит использовать ее. В противном же случае можно обратиться к одному из двух способов, представленных ниже. Важно также обратить внимание на то, что печатать отдельную часть оригинала в любом случае нужно на фирменном бланке, если сама «штатка» сделана на нем же.

Унифицированная форма № Т-3

Наиболее привычным и популярным среди современных работодателей является формирование выписки на бланке Унифицированной формы № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Это – форма штатного расписания. Название можно свободно изменить на «Выписка из штатного расписания» и далее заполнять колонки по тем же правилам, что и основной документ.

В верхнем левом углу Унифицированной формы указывается наименование организации, ниже – измененное название документа и дата создания выписки. Далее вставляется таблица с нужными колонками. Лишние пункты из нее стоит удалить, не оставляя место для прочерков. Сразу ниже таблицы пишутся должности ответственных лиц и проставляются их подписи с расшифровкой.

Программа 1С

С программами «1С: ЗУП» и «1С: Бухгалтерия» сегодня сталкиваются все работники кадровой и бухгалтерской служб. И хотя типовой формы выписки здесь не предусмотрено, сформировать этот документ все же можно. Для этого потребуется перейти в соответствующий раздел, связанный со штатными сотрудниками/расписанием, выгрузить туда информацию и кликнуть «Сформировать». Далее полученный файл можно скачать на компьютер в Excel и внести нужные изменения: дата, название документа и т.д.

Как заверить выписку?

На выписке из штатного расписания обязательно нужно указать дату ее выдачи, а также сделать отметку о том, что оригинал документа хранится в организации. Законом такое требование не предусмотрено, но во избежание неприятностей в случае проверки лучше сделать это сразу.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо правильно заверить. Для этого внизу необходимо прописать слово «Верно», указать должность заверяющего лица (это может быть руководитель организации или начальник отдела кадров, бухгалтер – если указаны суммы выплат), его подпись с расшифровкой и дату заверения.

Дата является обязательной по той причине, что в штатное расписание в любой момент могут быть внесены изменения, и сведения в выписке в таком случае окажутся ошибочными.

Печать на выписке из штатного расписания проставляется на усмотрение руководителя. Если основной документ не был ею заверен, то и здесь штамп не потребуется. Законом данный вопрос не урегулирован, поэтому ошибка ни в каком из этих случаев не будет допущена.

В редких случаях выписка включает более одной страницы. Такой документ необходимо сшить и приклеить сзади на узел нити прямоугольник с надписью «Верно», датой, подписью ответственного лица и количеством страниц (по желанию).