Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов (образец)

Как используют сопроводительное письмо при сверке взаиморасчетов между контрагентами

Подобное письмо чаще всего составляет тот, кто отправляет акт сверки своему контрагенту на согласование. Здесь речь идет о ситуации, при которой одна из сторон инициирует сверку взаиморасчетов. Хотя ограничений на этот счет не установлено. Как показывает практика, если контрагенты систематически сверяют расчеты, то сопроводительное письмо в таких случаях не используют.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение. 

Отправку письма принято считать хорошим тоном, играющим на положительный имидж отправителя. Оно приобщается к акту, имеет уточняющий, поясняющий характер. Составляют и отправляют его вместе с актом сверки тогда, когда это уместно, чаще всего, чтобы:

• высказать просьбу о рассмотрении акта и предоставлении ответа в пределах конкретных сроков;
• обозначить ситуацию, срок для возврата отправленного документа;
• зафиксировать конкретные факты (действия), перечислить направляемые документы, проч.

Следует заметить, что обязательных норм, требований для формы, содержания, оформления сопроводительного письма к акту сверки нет. Отправитель может включить в него, по сути, любую информацию, которую посчитает необходимой. Главное, чтобы она не была сторонней и имела непосредственное отношение к делу.

Кто и как составляет письмо

Составлением занимается уполномоченное ответственное лицо - человек, которому поручили это сделать. Обычно таковым является работник бухгалтерии, так как именно она формирует акт сверки. Но поручить это задание могут и иному компетентному работнику: делопроизводителю, юристу и т. д.

Форма составления является произвольной. Но организация может разработать свой шаблон для таких случаев. В готовом виде документ должен подписать руководитель организации. Полагаем, что так как это письмо, сопровождающее акт сверки, то отправлять его целесообразно вместе с актом тем же способом (в электронном виде либо на бумаге).

Требования к составлению

При составлении сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов рекомендуем придерживаться в части оформления действующего Нацстандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016. Настоящий стандарт введен Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018)!

Среди общеустановленных требований к оформлению документа (электронного, бумажного), обозначенных данным стандартом, выделим следующее:

1. Если документ составляется на нескольких страницах, то вторую и следующие за ней нужно нумеровать. Каждый номер проставляется вверху, посередине (минимум 10 мм от верхнего края). При этом документ можно составлять на обеих сторонах листа (с одинаковой шириной полей!).

2. Для оформления используют шрифты разм. 12, 13, 14, а при формировании таблиц можно устанавливать шрифты меньших размеров. Рекомендуемый вариант - Тimes New Roman либо Times DL.

3. При печати текста следует:

• соблюдать абзацный отступ 1,25 см, межстрочный интервал 1-1,5, обычный интервал между буквами, а между словами – 1 пробел;
• заголовки располагать с указанным выше абзацным отступом либо по центру;
• напечатанный текст выравнивать по ширине страницы.

4. Организация может также автономно установить свои правила по выделению отдельных реквизитов полужирным шрифтом, закрепив данные установки в локальном нормативном акте. Она может предусмотреть выделение реквизита «текстовой заголовок», «адресат», «подпись».

Подробнее общие требования к созданию официального (делового) документа описаны в ч. 3 Национального стандарта. Информация об использовании реквизитов и их оформлении разъясняется в ч. 4 и ч. 5!

Структура, содержание письма

Сопроводительное письмо к акту сверки (образец предложен в конце статьи) предпочтительнее составлять на фирменном бланке организации, хотя можно и на обычном листе А4, указав сверху ее название, реквизиты. Рекомендуем придерживаться стандартной структуры документа, включающей:

• заголовок;
• основную часть с описанием сути вопроса;
• приложение с перечнем сопутствующих документов (отправляемых вкупе с письмом);
• подпись уполномоченного лица с расшифровкой.

Письму следует присвоить номер, предусмотрев дату и место составления, данные получателя и отправителя. Обращаться к получателю следует в вежливой форме, начиная со слова «Уважаемый» и указывая его имя, отчество. Далее отправитель озвучивает свою просьбу, например, о подписании акта для выражения согласия с проверенными взаиморасчетами. При этом важно указать акт сверки, сформированный за конкретный период, о котором идет речь.

Весь текст основной части, включая саму просьбу, можно писать в произвольной форме. В дополнение к сказанному добавим, что лучше делать все это кратко, оптимально в 2–3 предложения, но четко и доступно.

Образец письма с условными данными

Допустим, бухгалтерия ООО «Форт» направляет составленный акт сверки № 1 от 01.10.2024 на согласование в ООО «Лик». К нему приобщается сопроводительное письмо на имя главы ООО «Лик» (Иванова Никиты Валентиновича) от имени директора ООО «Форт» Климовича Ф. Р.

В письме констатируется факт отправки акта и выражается просьба о его подписании (либо сообщении о расхождениях) в течение 5 раб. дней. Получатель (ООО «Лик») получает письмо на бланке организации следующего содержания:

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец: скачать

Итоги

Сопроводительное письмо отправлять контрагенту вместе с актом сверки можно, но необязательно. На практике его отправляют тогда, когда одна из сторон инициирует сверку взаиморасчетов. Составляют письмо в произвольной, но вежливо-уважительной форме, придерживаясь норм ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем обычно фиксируют факт отправки акта, просят подписать, согласовать его в конкретный срок либо указать расхождения.