Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.
Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.
Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении. Однако во избежание ошибок ознакомьтесь с образцом заполнения, будьте внимательны при оформлении журнала.
Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)
За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.
В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.
Какая информация содержится в книге?
- Номер п/п;
- День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
- Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
- Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
- Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
- Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
- В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
- Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
- Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
- После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.
Правила заполнения книги движения трудовых книжек
При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.
Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).
Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.
Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».
Ответственность за отсутствие книги
Работодателям следует иметь ввиду: если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует или неправильно оформлена, то это является нарушением требований трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к ответственности (в частности, административной).
Во избежание проблем необходимо журнал ведения трудовых книжек скачать, пронумеровать, прошить, опломбировать. Если у вас в компании была книга учета, но велась она не по установленной законодательством форме, необходимо это исправить: скачать бланк книги учета трудовых книжек, перенести туда все сведения о движении трудовых книжек в компании. В дальнейшем работодателю необходимо вести книгу по установленной законодательством форме и придерживаться порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
