Забалансовый учет – специфический раздел учета в компаниях, который не всегда принимают во внимание. Многим предприятиям, не входящим в круг организаций с законодательно установленной жесткой регламентацией применения забалансовых счетов, свойственно игнорировать его, либо настолько скупо фиксировать информацию на этих счетах, что назвать это забалансовым учетом можно лишь с очень большой натяжкой.
Тем не менее, за балансом следует отражать все сведения, касающиеся используемых в компании активов. Узнаем подробнее об особенностях этих учетных операций, разберемся, может ли компания не вести забалансовый учет.
Учет на забалансовых счетах: для чего он нужен
Целью ведения учета является контроль активов и обязательств компании, а также оперативное представление информации по нему внешним и внутренним пользователям. Не является исключением и забалансовый учет, только на нем учитываются активы, находящиеся во временном пользовании фирмы (например, арендованные ОС, спецодежда сотрудников, материалы на ответственном хранении, либо в переработке). Ведение забалансовых счетов дает возможность контролировать отдельные операции, например, отслеживать безнадежную дебиторскую задолженность и списанный, но используемый в производстве инвентарь.
Существуют виды деятельности, обязывающие осуществлять подобный учет, к примеру, комиссионная торговля. Но мы поговорим о нем применительно к производственным и коммерческим компаниям.
Аргументами в пользу ведения забалансового учета выступают такие факторы:
- Отражение за балансом списанных, но используемых в производстве активов (инвентаря, ПК, лицензий и др.) не позволяет выпустить из виду ни один из них, тем самым максимально сближая бухучет с управленческим;
- ИФНС более пристрастно проверяют сегодня забалансовый учет, и, к примеру, отсутствие сведений в отчетности о наличии арендованного имущества может повлечь непризнание расходов на аренду, и отстаивать правомерность затрат придется уже только в суде;
- Отсутствие забалансового учета отмечается в аудиторском заключении. В таком случае безусловно положительным оно не будет, что наносит ущерб деловой репутации фирмы.
Добавим, что, хотя ответственность за отсутствие забалансового учета не установлена, КоАП РФ предусматривает возможность наложения административного штрафа, если доказывается утаивание либо искажение десятой части учетной информации. Таким образом, проще поставить и вести учет за балансом, чем дожидаться неприятностей. Рассмотрим, как он осуществляется.
Постановка и ведение
Правила учета на забалансовых счетах прописываются в учетной политике. Точкой отсчета для фиксации сведений за балансом является инвентаризация забалансовых счетов, которой предшествует оформление распоряжения руководителя. По общепринятым правилам проводится инвентаризация обязательств и имущества, которые подлежат отражению за балансом, составляется опись и на ее основании информация вносится на соответствующие счета.
Особенностью забалансового учета является то, что никакого отношения к принципу двойной бухгалтерской записи он не имеет. Это – чистая аналитика, т. е. отражение факта поступления или выбытия имущества/обязательства. Сальдо по счетам не выводится. Каждая операция по поступлению и выбытию забалансового актива/обязательства должна подтверждаться. Документальным свидетельством может служить журнал операций по забалансовым счетам, в котором по каждому счету производятся соответствующие учетные записи. Форму журнала можно разработать и утвердить в учетной политике. Он должен содержать графы:
- наименование имущества;
- присвоенный инвентарный номер;
- дата ввода в эксплуатацию;
- дата выбытия с забалансового учета;
- ФИО ответственного лица.
Основанием для постановки актива на забалансовый учет служит требование-накладная или другая форма, по которой имущество списывается в эксплуатацию. Если имущество пришло в негодность, то объект снимают с учета на основании акта списания с забалансового счета. Образцом акта может служить действующая типовая форма, например, ф-ма МБ-8 для списания «малоценки», либо ОС-4 при выбытии ОС. Но чаще разрабатывают собственные документы, менее громоздкие и наиболее подогнанные под нужды компании.
В финансовой отчетности информация о наличии сумм за балансом фигурирует в справочном разделе баланса «Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах». Заполняется она построчно, по категориям активов и обязательств. При необходимости справка к балансу по забалансовым счетам становится отдельным разделом в пояснительной записке.
Какие счета забалансового учета используются
Рзделяют три категории забалансовых счетов, на которых учитывают:
- имущество, не принадлежащее компании – счета с 001 по 006;
- обеспечения и обязательства перед контрагентами – счета с 007 по 009;
- прочее имущество – счета 010 и 011.
На счетах первой группы учитывают имущество, принятое по договорам аренды/лизинга, ТМЦ на ответхранении, БСО и др. Объекты учитываются по стоимости, указанной в соглашениях. Если она не указана в договорах и нет возможности определить ее с помощью независимой оценки, имущество учитывают в количественном выражении.
Приведем пример:
При приемке ТМЦ на сумму100 тыс. руб. выясняется, что поставлен товар незаявленного ассортимента. Пока стороны разбираются, предприятие учитывает ТМЦ на забалансовом счете 002 проводкой Д/т 002 на сумму 100 тыс. руб. на основании заключенного договора. После возвращения партии поставщику, бухгалтер делает запись К/т 002 на ту же сумму и оформляет выбытие актива составлением акта формы МХ-3.
Ко второй группе забалансовых счетов относят, например, обеспечения платежей, полученные по договорам, обязательства в виде залогов, банковских гарантий, поручительств (счет 008). Здесь же отражают списание дебиторской задолженности на забалансовый счет 007.
Пример:
Списанная дебиторская задолженность неплатежеспособного контрагента оформляется проводкой Д/т 007 на сумму долга. Учитывают его на протяжении 5 лет после вынесения решения о списании с баланса в убыток, поскольку ситуация у дебитора может измениться. Если по истечении этого срока долг по-прежнему не погашен, сумма подлежит списанию с забалансового счета на основании документов, подтверждающих дальнейшую нецелесообразность учета просроченного долга.
На счетах третьей группы отражают стоимость законсервированных ОС, малоценное имущество, например, инвентарь стоимостью до 40 тыс. руб., спецодежду в эксплуатации, переданное в аренду имущество.
