Проводки по задержке заработной платы

Оплата труда персоналу компании должна производиться не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Такой алгоритм установлен ТК РФ, а каждое предприятие уточняет сроки выплаты, закрепляя их в своих локальных актах. Обычно выплачивается аванс в период с 15-го числа до завершения расчетного месяца, а окончательный расчет производится с 1-го по 15-е число следующего за расчетным месяца.

Если в установленное время оплата труда не осуществляется, то работодатель согласно ст. 236 ТК РФ обязан выплатить сотруднику компенсацию за несвоевременную выдачу зарплаты. При этом не имеет значения, по какой причине произошла просрочка.

В сущности, эти выплаты определяют меру ответственности работодателя перед сотрудниками и представляют собой проценты, исчисленные в размере минимум 1/150 от действующей на момент расчета ключевой ставки ЦБ за каждый просроченный день, начиная со следующего за датой установленной выплаты, и завершая днем реальной выдачи задолженности (ст. 236 ТК РФ). Компания может установить и больший размер компенсации, прописав соответствующие положения в своей нормативно-правовой документации.

Формула расчета суммы полагающихся процентов

Компенсация рассчитывается индивидуально – по выплатам каждому сотруднику за дни просрочки в оплате зарплаты, отпускных, пособий, расчета при увольнении и т.п., по формуле:

К = (З – НДФЛ) х КС_ЦБ / 150 х Д, где

З - причитающаяся к выплате, но не выплаченная зарплата;

НДФЛ – налог с величины этой зарплаты;

КС_ЦБ – действующая ключевая ставка ЦБ;

Д – число дней задержки

Пример

Ввиду отсутствия средств на счете компании, зарплата за вторую половину февраля в сумме 86200 рублей (после вычета НДФЛ) была выплачена не в установленный срок 05.03.2020, а лишь 17.03.2020, в результате чего образовалась просрочка в 12 календарных дней (с 6-го по 17-е марта). Расчет величины компенсаций производится в соответствии с нормами ст. 236 ТК РФ, т. е. исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ (с 10.02.2020 г. она равна 6%).

В штате фирмы 3 сотрудника, величина просроченных выплат и суммы компенсации по каждому представлены в таблице:

Заметим, что отсчет дней задержки выплаты начинается со следующего дня от каждой даты утвержденной для выдачи зарплаты. Т. е., если бы аванс в нашем примере следовало выплачивать 20-го февраля, и он был бы тоже выдан 17-го марта, то к сумме начисленной компенсации по выплате зарплаты за вторую половину февраля нужно было бы прибавить и сумму процентов за 26 дней (с 21 февраля по 17 марта) задержки аванса за первую половину месяца.

Проводки по задержке заработной платы

Освоив правила начисления компенсаций за невыплаченную вовремя зарплату, перейдем к оформлению этих операций в бухучете компании. Необходимо следовать требованиям законодательства по их учету:

• продолжительность задержки исчисляется в календарных, а не в рабочих днях, включая выходные и праздничные дни;
• начисление компенсаций отражается на отдельном субсчете счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Аналитика ведется по каждому сотруднику;
• в бухучете суммы исчисленных процентов отражаются на прочих расходах предприятия – счете 91 (п. 11 ПБУ10/99);
• выплата компенсаций может производиться из кассы или зачисляться на карту работника;
• величина компенсаций не учитывается в расходах при налогообложении прибыли, поскольку не привязана к выплатам за выполнение трудовых обязанностей и является санкцией за невыполнение условий трудового договора;
• выплачивают компенсацию вместе с выдачей/перечислением зарплатной задолженности.

Проводки по задержке заработной платы (компенсация):

НДФЛ и страховые взносы за задержку зарплаты

Рассчитанные компенсационные суммы в минимальных объемах (по 1/150 от ключевой ставки ЦБ) не облагаются НДФЛ (письмо Минфина РФ от 28.02.2017 № 03-04-05/11096). Также не подлежат налогообложению проценты, исчисленные в размере в соответствии с установленными и обозначенными в локальных актах предприятия ставкам, например, 0,05% от невыплаченных сумм.

Однако, если размеры выплаченных компенсаций превышают установленный законодательством минимум, но при этом алгоритм расчета не оговорен в локальных актах, компании предстоит начислить НДФЛ с суммы превышения фактической выплаты над минимальным размером, исчисленным исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ.

А вот страховые взносы на проценты за задержку выплаты зарплаты начислять необходимо на общих основаниях, поскольку подобная компенсация не обозначена в закрытом перечне необлагаемых страховыми взносами выплат ст. 422 НК РФ.

Пример

Напомним, как отразить задолженность по заработной плате проводками на примере.

В феврале 2020г. ООО «Эльф» на 10 дней задержало выплату зарплаты персоналу. Общая величина долга (за минусом НДФЛ) – 400 000 руб. По утвержденному колдоговору размер компенсации составляет 0,08% от суммы просрочки за каждый календарный день. Сумма исчисленной компенсации составила 3200 руб. (400 000 х 0,08% х 10 дн.) На эту величину начислены страховые взносы в сумме 966,4 руб., в том числе:

• в ПФР – 704 руб. (3200 × 22%);
• в ФСС– 92,80 руб. (3200 × 2,9%) и 6,4 руб. (взносы на страхование от производственного травматизма: 3200 × 0,2%);
• в ФФОМС – 163,2 руб. (3200 руб. × 5,1%).

В день выплаты задолженности сформированы проводки:

НДФЛ с суммы компенсации в данном случае не удерживается, хотя минимальная сумма компенсации, рассчитываемая по ставке ЦБ, превышена вдвое (400000 х 6% / 150 х 10 дн. = 1600), поскольку повышенная мера ответственности работодателя закреплена в колдоговоре фирмы. Отсутствие же такой нормы в локальных актах потребует удержания НДФЛ с величины превышения минимальной компенсации, т. е. с суммы 1600 рублей (3200 – 1600).