Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.
Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть
Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:
- доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
- ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
- экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.
Как правильно оформить подпись в электронном письме:
- Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
- Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
- Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
- Важное условие – грамотность написания.
- Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.
Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.
Подпись в электронном письме: примеры
В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.
Образец подписи электронного письма:
С уважением, Ласкина Ольга Васильевна,
Менеджер по продажам ООО «Вектор»
Телефон моб.: 8(978)55-454-04 (Viber).
Заменить фразу «С уважением» можно другими:
- С надеждой на плодотворное сотрудничество.
- Всегда рады помочь.
- С благодарностью за оказанное доверие.
- С наилучшими пожеланиями.
- Отличного настроения.
- С интересом ожидаем новых предложений.
- В ожидании Вашего визита.
- С надеждой на понимание.
- Удачного дня.
- Успехов Вам.
Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.
Как оформить подпись в электронной почте
Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.
Оформление подписи в электронной почте Яндекса осуществляется в меню «Настройки» во вкладке «Личные данные, подпись, портрет». В этом блоке надо нажать кнопку «Добавить подпись» и создать подходящий шаблон. В Mail.ru схема действий похожая – через «Настройки» выбирается вкладка «Имя отправителя и подпись», в которой вводится нужный вариант текста и его оформления.
