На практике специалисты кадровых служб нередко сталкиваются с необходимостью внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении личных данных ее владельца. Поскольку трудовая книжка все еще остается важным документом, подтверждающим выработанный работником стаж, внесение корректировок в ТК должно выполняться в соответствии с регламентом, установленным нормативными документами.
В этом обзоре рассмотрим ситуации, при которых может возникнуть необходимость в корректировке записей, как правильно сделать исправление ошибок в трудовой книжке, примеры записей, выполненных применительно к конкретным ситуациям, а также нормативные документы, которыми следует руководствоваться при внесении изменений в документ.
Нормативная база
Чтобы исключить ущемления прав работников при начислении пенсий, к внесению изменений в трудовые книжки законодательство требует подходить предельно ответственно.
Процедура и порядок, согласно которым вносятся изменения в трудовой книжке при ошибке в записи или смене личных данных, установлены:
-
«Правилами ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 "О трудовых книжках";
-
«Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденных Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 (Приложение № 1).
Почему важно соблюдать установленный порядок внесения изменений?
Каждую запись, признанную некорректной, сотрудники ПФР могут подвергнуть сомнению и исключить стаж по сомнительной записи из общего трудового стажа работника при начислении пенсионного пособия, до момента его подтверждения дополнительными документами (справками, заверенными выписками из приказа и т.п.).
Иными словами – каждая неправильно выполненная запись в трудовой книжке или несоответствие оформления внесенных изменений установленным требованиям, повлекут необходимость подтверждения стажа, что может стать проблемой, если работодатель уже не существует, и привести к потере времени при оформлении пенсии.
Когда вносятся изменения и корректировки в записях трудовой книжки
Изменения и корректировки в записях могут вносится:
-
на титульном листе трудовой книжки или вкладыша к ней;
-
в разделе «Сведения о работе»;
-
в разделе «Сведения о награждениях».
К ошибкам, в связи с которыми вносятся изменения в записях о стаже работы, относятся:
-
неправильное формулирование причины увольнения;
-
неверное указание даты или нумерации записи о приеме, увольнении, перемещении на другую должность, переводе в другое структурное подразделение;
-
неправильное написание должности, на которую принят, перемещен, с которой уволен работник;
-
отмена действия (например, отмена приказа о приеме);
-
грамматические ошибки и т.д.
Исправление записи на титульном листе книжки (или вкладыша к ней) требуется в случае:
-
грамматических ошибок в написании фамилии, имени, отчества работника;
-
ошибок в дате рождения и выдачи ТК.
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец внесения изменений в записях о стаже
Как исправить ошибку в трудовой книжке, чтобы скорректированная запись имела юридическую силу?
Прежде всего, необходимо учитывать следующие моменты:
-
не допускается зачеркивание ошибочно внесенных данных, отдельных знаков (ошибки в слове), цифровых символов;
-
не допускается внесение изменений над перечеркнутой надписью.
Пункт 1.2 «Инструкции по заполнению» устанавливает следующий алгоритм внесения изменений в ошибочную запись:
-
В графе «№№ п/п» проставляется следующий за последней записью порядковый номер.
-
В графе «Дата» указывается актуальная дата внесения записи.
-
В графе «Сведения о работе …» указывается, запись под каким номером не соответствует действительности, и вносится ее актуальная формулировка.
-
В графе «Основание» указываются реквизиты изначального распорядительного документа, либо документа, на основании которого в запись вносится корректировка.
Обобщая пояснения, приведем пример, как исправить ошибку в трудовой книжке, образец исправления записи о приеме на работу:
Если в дате и сведениях о перемещении работника была допущена ошибка в трудовой, как исправить - образец:
Еще один важный образец внесения изменений – при отмене какого либо действия. Например, если в трудовую ошибочно внесли запись об увольнении работника:
Запись о приеме не считается ошибочной, но подлежит аннулированию, если работник не приступил к работе, в связи с чем произошла отмена приказа о приеме на работу:
Изменения в титульный лист ТК
Алгоритм внесения изменений в сведения, указанные на титульном листе трудовой книжки отличается от порядка внесения правок в сведения о стаже. В отличие от информации о работе, на этой странице изменяемые сведения о фамилии, имени, отчестве работника зачеркиваются аккуратной ровной чертой. Не стираются, не замазываются корректором, а именно зачеркиваются. При изменении ФИО указываются наименование и реквизиты документа, на основании которого вносятся новые данные (свидетельство о браке/разводе, решение суда об изменении фамилии).
Актуальные данные, на которые изменяются ранее действовавшие, записываются на внутренней стороне обложки слева от титула, там же указываются реквизиты подтверждающего изменение документа, и вся запись заверяется подписью ответственного сотрудника, а также печатью (при наличии).
Но если при первичном оформлении трудовой книжки допущены искажения в ФИО, дате рождения работника, то такой способ исправления не подойдет. Лучше сразу признать бланк испорченным и заполнить новую трудовую.
При оформлении трудовой книжки работнику, впервые устраивающемуся на работу, его нужно ознакомить с внесенными сведениями на титульной странице во избежание подобных ошибок. Если неточность обнаружится позднее, когда в трудовую уже будут внесены сведения о работе у разных работодателей, доказывать принадлежность документа данному гражданину, возможно, придется в судебном порядке. Некоторые кадровые специалисты в подобных случаях рекомендуют оформить дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. В то же время, в «Инструкции по заполнению» и «Правилах ведения» трудовых книжек прямого запрета на внесение подобных исправлений другим работодателем не содержится.
Рассмотрим возможный пример, когда в датах на титульном листе была допущена ошибка в трудовой, как исправить (образец записи по дате рождения):
Дата рождения:« 01 » июля 1984 г.«10» июня 1984 г.
Неверная дата зачеркивается, а на обложке указывается:
«Дата рождения «01» июля 1984 г. исправлена на «10» июня 1984 г. на основании паспорта серии 0132 номер 123456, выдан Отделом УФМС гор. Мурманска 15.06.2004 года. Инспектор ОК ООО «Прогресс» Иванова (Иванова И.М.)».
Хотя подобное исправление, на наш взгляд, работодатель вносит на свой страх и риск – такую запись в других инстанциях могут признать как действительной, так и незаконной.
