Весьма серьезные последствия может принести ошибка, допущенная при оформлении платежного поручения, и от этого не застрахован ни один, даже очень опытный бухгалтер. Чтобы это не стало поводом для долгих разбирательств, штрафов от налоговиков или судебных исков, допущенную ошибку необходимо своевременно устранить.
Расскажем, как поступить, если исполнителем в платежном поручении неправильно указано назначение платежа.
Исправление ошибок в платежном документе
В базе нормативных актов нет никаких правоустанавливающих и руководящих документов Центробанка, прямо регламентирующих сроки и порядок исправления неверных записей в платежном документе. Ориентировочный порядок, следуя которому может быть исправлена ошибка в платежном поручении в назначении платежа до либо после его обработки банком, можно найти в Постановлениях Арбитражных Судов по аналогичным искам (например, Постановление ФАС Московского округа от 05.05.2010 № КА-А40/3335-10 дело № А40-36339/09-128-151).
Сроки на исправление некорректных записей
Несмотря на то, что нормативных документов, жестко регламентирующих сроки на корректировку ошибочной записи в графе «назначение платежа», нет, исполнителю после ее обнаружения следует исходить из того, что чем оперативнее будет отправлено письмо об ошибке в назначении платежа в банк, тем больше шансов на быстрое разрешение спорной ситуации.
Изменение назначения платежа
Необходимость внести корректировки в ошибочную запись в назначении платежа может возникнуть до того, как банк проведет платеж, либо уже после совершения операции.
Уточнение данных до обработки платежки
Своевременное обнаружение неточностей в платежке, а также внесение необходимых корректировок в назначение платежа в период обработки документа банком проходит с наименьшими затратами усилий и нервов.
На этой стадии достаточно направить в операционный отдел банка уточняющее письмо-уведомление, с указанием некорректной записи и точных платежных реквизитов. На его основании, до исполнения требования плательщика, работники банка вносят изменения и обрабатывают корректный платеж.
Изменение данных по исполненному платежному требованию
Если ошибка в назначении платежа не была вовремя выявлена, и банк успел провести платеж по некорректной платежке, внести изменения будет сложнее.
Исправлять назначение платежа в порядке одностороннего действия не может ни одна из сторон, в связи с этим необходимо составить уточняющее письмо получателю платежа с сообщением о том, что при оформлении платежного требования была допущена ошибка.
В письме необходимо запросить согласие получателя платежа на внесение изменений в поле платежки о назначении. Такое согласие должно быть составлено контрагентом письменно в трех экземплярах (1 – адресату, 2 – в банк, 3 – в собственное делопроизводство).
Чтобы согласовать и изменить неправильное назначение платежа в платежном поручении, письмо может быть составлено в произвольной форме, но в обязательном порядке должно содержать:
- регистрационные данные отправителя (полное наименование, юридический адрес, ФИО и должность руководителя);
- данные платежки, в которой допустил ошибку исполнитель;
- указание на неверную формулировку назначения платежа;
- корректную формулировку, идентифицирующую назначение платежа.
Документ необходимо распечатать в четырех экземплярах (1 – возвращается отправителю платежа после обработки требования, 2 – остается в банке отправителя, 3 – получателю платежа, 4 – передается банку получателя).
После согласования с контрагентом корректировки ошибочного назначения платежа, пакет документов передается в банк для регистрации и исполнения.
Следует помнить, что письмо о назначении платежа, образец и форма которого предусматривает внесение корректировок по уже исполненному платежу, должно сопровождаться:
- копией платежки, по которой изменяется назначение платежа;
- письмом от получателя платежа, где отражено его согласие на внесение изменений.
После получения уведомления о корректировках в назначении платежа и необходимых для этого документов, ответственное лицо в банке визирует обращение, после чего вносит необходимые изменения, о чем уведомляет стороны финансовой операции, передав копию письма об изменении назначения платежа с соответствующей отметкой банка.
