Основные ошибки при начислении отпускных
Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.
Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:
Калькулятор по теме: Калькулятор дней отпуска Эксперты нашего сайта подготовили удобный калькулятор расчета отпускных дней. Воспользуйтесь нашим калькулятором и безошибочно подсчитайте, сколько дней отпуска положено сотруднику.- неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде (к примеру, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности, другие периоды с сохраненным средним заработком);
- завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок (учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет, например, матпомощь, больничные, или, наоборот, не учтены какие-то суммы, например, разовые премии);
- при начислении совершена счетная/арифметическая ошибка;
- технический сбой в программе учета;
- неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).
Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных – ее нужно исправить, независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.
Статья по теме: Расчет среднего заработка для отпускных ПодробнееВ каких еще случаях необходимо пересчитать отпускные, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно узнайте ответ в материале.
Как исправляется ошибка в отпускных
Калькулятор по теме: Калькулятор отпускных Калькулятор отпускных поможет вам правильно рассчитать сумму отпускных, положенную сотруднику.Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:
- Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
- Определить, является ли ошибка существенной или несущественной;
- Внести исправления в программу учета.
- Произвести расчет с сотрудником.
- Скорректировать отчетность, если необходимо.
У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.
Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.
Статья по теме: Учетная политика Любая организация должна вести бухгалтерский и налоговый учет, фиксируя способы их ведения в учетной политике. Учетная политика организации создает единую систему учета и документооборота, которой обязаны следовать все сотрудники и подразделения фирмы. Отсутствие учетной политики – грубое нарушение, за которое предприятие могут оштрафовать. Как составить учетную политику на 2023 год, и какие особенности следует учесть – об этом наш материал. ПодробнееОбщий порядок исправления таков:
- неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
- несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения;
- по существенным ошибкам прошедшего года, если бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные. Ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде.
Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.
Отпускные были выплачены в большем объеме
Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Как исправить переплату отпускных:
- внести сторнировочные записи по начислению отпускных;
- пересчитать сумму страховых взносов, исправить «Расчет по страховым взносам» и Расчет 4-ФСС, если ошибка возникла в периоде, за который уже сдана отчетность;
- по НДФЛ вернуть работнику переплату или зачесть ее в счет будущих платежей; также придется подать уточненный Расчет 6-НДФЛ, если он уже был сдан;
- при необходимости доначислить налог на прибыль или налог при УСН «доходы минус расходы» соответствующего периода, либо включить сумму в расходы текущего периода.
Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно. Если компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, сумма переплаты включается в расходы только в бухгалтерском учете - учитывать ее в налоговом учете оснований нет. Базу по прибыли или «упрощенке» такие расходы не уменьшают.
Пример
Сотруднику начислили отпускные в декабре 2021 в сумме 24 000 руб. В июне 2022 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.
Как исправили ошибку:
- так как сумма признана несущественной, откорректировали начисление июнем 2022 г.;
- пересчитали страховые взносы. В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 х 30% = 180), по ним отразили сторно 180 руб.
Из расходов июня исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).
Сотрудник на возврат переплаты согласился, написав заявление. Излишне удержанный НДФЛ - 78 руб. (600 х 13% =78) зачли в счет налога из зарплаты за июнь 2022 г.
Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм».
Отпускных было начислено меньше, чем нужно
Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:
- начисляются страховые взносы на сумму недоплаты;
- суммы доплаты и доначисленных страховых взносов включаются в расходы, уменьшая налоговую базу периода, в котором обнаружена ошибка;
- из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ;
- при необходимости подается уточненная отчетность по страховым взносам.
Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.
Пример
Работнику в марте 2022 г. выплатили отпускные, но в мае выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:
- сделает доначисление отпускных в мае 2022 г. на сумму 950 руб.,
- доначислит страхвзносы в сумме 285 руб. (950 х 30%) и взносы на «травматизм»;
- из 950 руб. удержит НДФЛ – 124 руб. (950 х 13%) и уплатит его в бюджет не позднее 01.06.2022, если доначисленные отпускные будут выплачены работнику в мае;
- суммы доначислений отразит в отчетности РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2022 г.