Оплата в нерабочие дни: как рассчитать и оформить

Из-за угрозы распространения коронавируса дни с 30 марта по 30 апреля 2020 года объявлены нерабочими. Часть компаний приостановила деятельность полностью, другие выводят на смену только определенных сотрудников, некоторые организации решили продолжить работу. Как произвести оплату труда в нерабочие дни?

Как оформить документы

Указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239 дни с 30 марта по 30 апреля 2020 г. объявлены нерабочими. Формально они не выходные. При этом работодателей обязали произвести оплату в нерабочие дни марта - апреля. Чтобы оформить документы как полагается, можно рекомендовать следующее:

• Издать приказ об освобождении от работы с 30 марта по 03 апреля включительно (на период действия Указа № 206) по организации в целом или для тех, кого на этот период отпускают с работы, и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц. Если же компания продолжит работу, издать приказ о работе в указанный период всех или определенных сотрудников (в т.ч. на «удаленке»).
• Издать второй приказ – о продлении нерабочего периода с 04 по 30 апреля или до дня его отмены (основание - Указ № 239), либо приказ о работе в данный период. Следует известить о нем всех работников, в т.ч., находящихся дома - по электронной почте или по телефону. Собрать подписи отсутствующих сотрудников о том, что они ознакомлены с документом, можно позже - после начала работы.
• В табеле отметить нерабочие дни особым кодом, например «НОД» - нерабочие оплачиваемые дни (код компания вправе присвоить сама, обязательного значения для такого периода нет). Для тех, кто в нерабочие дни трудится, применяют обычные обозначения для рабочих дней.
• На основании табеля произвести оплату труда в выходные и нерабочие дни.

Несмотря на введение ограничений, работодателям не дали права переносить сроки выплаты зарплаты, поэтому при задержке платежей сотрудникам полагается компенсация (ст. 236 ТК РФ).

Читайте также: Снижение страховых взносов с 30% до 15%

Оплата работы в нерабочие дни

Некоторым организациям – непрерывно действующим или обеспечивающим продажу продуктов питания, аптекам и некоторым другим, разрешили не останавливать деятельность, т.е. Указы № 206 и № 239 на них не действуют. Эти работодатели начисляют зарплату за март-апрель как обычно, исходя из принятой системы оплаты труда.

Что касается работодателей, на которых Указы распространяют свое действие, но их сотрудники все же будут привлекаться к работе, то здесь нужно учитывать ряд нюансов.

Обычно оплата работы в нерабочие праздничные дни и выходные производится в двойном размере, либо сотруднику позже за них предоставляется отгул (ст. 153 ТК РФ). Но, согласно ]]>разъяснениям Минтруда]]>, оплата нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля, объявленных Указами Президента № 206 и № 239, для тех, кто в этот период работает, производится в обычном размере, так как эти дни не являются ни выходными, ни праздничными, значит, и оснований для начисления повышенного вознаграждения за труд нет. Такие рекомендации даны в письме ведомства от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696. То есть, компания рассчитывает зарплату работающим сотрудникам в обычном порядке:

• исходя из фактически отработанных часов/дней, если сотрудник на окладе,
• исходя из нормы выработки, если зарплата сдельная.

«Удаленка»: оплата труда в нерабочие дни с 30 марта

Если условия труда позволяют, работников можно перевести на дистанционную работу. Труд на «удаленке» Указы о нерабочих днях не запрещают.

Работодателю нужно заранее продумать вопрос о том, как будет учитываться и оплачиваться такое рабочее время. Если сотрудник трудится в прежнем режиме, выполняя тот же объем работы, его зарплата уменьшаться не должна.

За удаленную работу компания может и доплачивать, хотя закон не обязывает устанавливать при этом повышенное вознаграждение. Так, если сотрудник будет использовать личное имущество, к примеру, компьютер, принтер, можно заключить с ним договор о выплате компенсации за использование оргтехники в служебных целях.

Читайте также: Отсрочка по уплате страховых взносов

Оплата нерабочих дней марта-апреля тем, кто не работает

Отдельно рассмотрим, как начислить зарплату за дни прекращения работы. В марте 2020 г. официально нерабочими были 2 дня (30 и 31 марта), а апрель, согласно Указу № 239, будет нерабочим полностью.

Четкого разъяснения, как начислять зарплату за дни такого отсутствия сотрудника на рабочем месте, нет. Поэтому работодателю порой придется самостоятельно выбирать вариант расчета.

Оплата нерабочих дней с 30 марта для сотрудников на окладе

Если сотрудник трудится на окладе, и весь март (за исключением 2-х последних официально нерабочих дней), он отработал полностью – зарплата ему начисляется согласно штатному расписанию в полном размере. Вопросов при этом не возникает.

В апреле все нерабочие дни, объявленные Указом № 239, также оплачиваются в полном размере.

Т.е., оплата нерабочих дней в марте-апреле производится, как если бы сотрудник отработал всю норму времени полностью.

Сложнее в тех случаях, когда месяц неполный - из-за выпавшего на него отпуска или больничного.

Пример

В начале марта сотрудник был в отпуске - с 01.03.2020 по 09.03.2020 г. Его оклад 30000 руб. в месяц. Нерабочие дни в марте – 30, 31 марта.

С 10.03.2020 г. отработанными будут считаться 16 рабочих дней, включая 30 и 31 марта. Норма рабочего времени в марте - 21 день (с учетом нерабочих 30 и 31 чисел).

Расчет зарплаты: 30000 / 21 х 16 = 22857,14 руб. – зарплата сотрудника за март.

Обратите внимание, что отпуск, выпадающий на период нерабочих дней марта и апреля, на эти дни не продлевается, поскольку они не являются нерабочими праздничными днями.

Сдельная оплата в нерабочие дни

При сдельной оплате зарплата зависит от выработки. В нерабочие дни начислять фактически не за что – сотрудники не выходили на работу. Как тогда исполнить требование Указов? В письме Минтруда от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696 сказано, что вознаграждение сдельщикам выплачивается в соответствии с локальным актом компании. Эти расходы относятся в полном размере на затраты по оплате труда. То есть, порядок оплаты в нерабочий день 2020 г. нужно закрепить отдельным документом. Наиболее удобным вариантом представляется средний заработок.

Пример

Сотрудник получает сдельную зарплату. За март 2019 – февраль 2020 сотрудник получил 330000 руб., рабочих дней в расчетном периоде – 220. Число оплачиваемых нерабочих дней в марте -2, в апреле – 22.

Для оплаты нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля бухгалтерия использовала средний заработок (так установлено в локальном акте компании):

330000 / 220 х 2 дня = 3000 руб. – оплата нерабочих дней в марте;

330000 / 220 х 22 дня = 33000 руб. – оплата нерабочих дней за апрель.

Компания может выбрать и другой способ расчета.

Несмотря на то, что сотрудники в апреле 2020 г. могут не отработать ни одного дня, зарплату каждому сдельщику нужно начислить в размере не ниже регионального МРОТ. Хотя оплата труда в нерабочие дни в ТК РФ отдельно не оговаривается, начисление в меньшей сумме заинтересует и налоговиков, и ГИТ, особенно если сотрудник пожалуется.

Штрафы за невыплату зарплаты приведены в п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: должностных лиц и ИП наказывают на 1-5 тыс. руб., юрлиц на 30-50 тыс. руб. За повторные нарушения сумма штрафов возрастает.