Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.
Что такое маршрутный лист
Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:
- водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
- курьеры;
- сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
- сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).
Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.
Маршрутный лист: для чего он нужен
Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:
- подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
- подтверждать прибытие работника в то или иное место;
- служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
- служить для анализа и оптимизации маршрутов.
В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:
- в бухгалтерию;
- непосредственному руководителю сотрудника.
Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.
Маршрутный лист: образец
Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.
Как сделать маршрутный лист
Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:
- ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
- дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
- адреса, прибытия и убытия;
- время прибытия и убытия (при необходимости);
- стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
- отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.
По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.
Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.
Как заполнять маршрутный лист
Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:
- маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
- указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
- дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)
После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка
Заполненный бланк маршрутного листа
