Нужен ли путевой лист, если есть доверенность?

Для чего выписывают путевые листы

Путевым, или маршрутным, листом называется первичный бухгалтерский документ, подтверждающий факт совершения водителем рейса. В этом документе содержатся такие данные, как:

• Ф. И. О. водителя;
• номер и модель транспортного средства;
• данные лица (организации), оформившего путевку;
• срок действия документа (дата рейса и его продолжительность);
• вид перевозки и тип сообщения.

Эта информация обязательна к заполнению, согласно требованиям статьи 6 закона «Устав автомобильного транспорта…» от 08.11.2007 № 259-ФЗ, определяющей требования к путевым листам. Но, поскольку форма путевого листа законодательно не доработана, в нем также проставляют иные отметки, например о прохождении водителем предрейсового медосмотра и осмотра транспортного средства, о понесенных в пути затратах на топливо и/или ремонт машины, детально расписывают маршрут поездки, например, если предполагается развоз товара по нескольким точкам, и т. д. Все эти данные одинаково нужны как водителю транспортного средства, так и бухгалтерии предприятия, которое им владеет.

Как заполнить путевой лист, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Зачем путевой лист нужен бухгалтеру?

Путевой лист применяется бухгалтером для учета расходов на амортизацию автомобиля и топливо, парковку и запчасти, а также для расчета заработной платы водителей. При сдаче отчетности этот документ предоставляется в ФНС для того, чтобы подтвердить, что расходы на совершенную поездку относятся к рабочим и могут быть учтены при формировании налоговой базы. Если организация работает по упрощенке и использует для налогообложения объект «Доходы минус расходы», предъявление путевых листов в ФНС позволит всерьез сократить обязательные выплаты. Соответственно, с точки зрения бухгалтерии вопрос: «Что важнее – доверенность или путевой лист?» – звучит глупо. Это два разных документа, и использование их преследует разные цели.

Для чего путевой лист нужен водителю?

Водителю маршрутный лист необходим по большей части для предъявления по требованию сотрудникам ГИБДД. Предъявление этого документа обязательно, согласно пункту 2.1.1 ПДД, а его отсутствие может обернуться для водителя штрафом. Путевка помогает подтвердить:

• законность поездки;
• исправность автомобиля на момент выезда с предприятия;
• прохождение водителем медицинского осмотра;
• деловой характер поездки.

Кроме того, путевой лист для водителя выступает доказательством того, что он выполнял определенную работу по поручению организации и затратил на нее некоторое время. В этом качестве документ может быть полезен при возникновении трудовых споров или споров о заработной плате. Доверенность на пользование транспортным средством таким доказательством не признается. Она лишь подтверждает, что водитель получил право распоряжения автомобилем. Но воспользовался ли он этим правом, когда, в каком объеме? На эти вопросы доверенность ответа не даст.

Когда путевой лист обязателен

Согласно положениям ФЗ-259, путевые листы обязательны, если поездка совершается в коммерческих или служебных целях и в ходе ее предполагается перевозка грузов, багажа и/или пассажиров. Документ может быть выписан как в бумажном, так и в электронном виде. Транспортное средство при этом может как принадлежать организации, так и быть взятым ею в аренду.

Связана ли деятельность компании с автомобильными перевозками или иными транспортными услугами, в данном случае не важно. Путевые листы для поездок служебного плана выписываются в любом случае. То есть, даже если водитель дизайнерского бюро везет бухгалтера этой организации в налоговую для сдачи отчетности на авто, принадлежащем организации, маршрутный лист ему необходим. Впрочем, должность водителя здесь тоже не играет роли. За рулем может сидеть хоть архитектор бюро, хоть его директор – путевка для перевозки других сотрудников потребуется им в обязательном порядке. Доверенность вместо путевого листа здесь использовать не получится, поскольку это противоречит правилам дорожного движения.

Нужен ли путевой лист, если есть доверенность

Если есть доверенность, путевой лист для поездок на служебном автомобиле не требуется в следующих случаях:

• поездка совершается в личных целях;
• не совершается перевозка грузов и/или пассажиров.

Однако в случае проверки ГИБДД некоммерческий характер поездки должен легко прослеживаться. Например, если машина принадлежит таксопарку, доказательством использования ее в личных целях станет выключенный таксометр и отсутствие связи с диспетчерской.

При передвижении по служебной надобности тоже есть нюанс. Директор или владелец организации имеет право пользоваться принадлежащим ей автомобилем в рабочих целях (например, для поездок к контрагентам или в инстанции) без путевок, только по доверенности. Но только в том случае, если он управляет этим автомобилем самостоятельно и не везет пассажиров. Если же директор пользуется услугами водителя или, наоборот, сам решил подвезти кого-то из своих сотрудников по служебным делам, оформление путевого листа обязательно.

Подведем итоги

Нужен ли путевой лист, если есть доверенность на управление автомобилем? Нужен, причем его необходимость установлена федеральным законом № 259. Если поездка предполагает перевозку груза и/или пассажиров либо совершается в служебных целях, без путевого листа не обойтись. Кроме того, у доверенности и маршрутного листа изначально разные функции, поэтому оба документа необходимы как водителю, так и бухгалтерии.