Недостача при инвентаризации: примеры и проводки

Что такое недостача и кто за нее отвечает

Недостача имущества организации — это минусовая разница между данными бухучета и фактическим наличием имущества предприятия. Например, когда по учетным данным бухгалтерии в кассе имеется 50 000 руб., а на самом деле там только 20 000 руб., то говорят о недостаче денежных средств в кассе в размере 30 000 руб. (20 000 руб. - 50 000 руб.). Однако, при инвентаризации проверяются не только деньги, но и оборудование, мебель, материалы и товары.

Если при инвентаризации выявлена недостача материалов, то причиной тому, как правило, бывает:

1. Виновные действия персонала организации (хищение, халатность).
2. Установление факта грабежа компании без участия в этом ее работников.
3. Естественная убыль имущества организации.

Виновные действия персонала

В первом случае виноваты работники организации. Закон позволяет взыскать с них ущерб (ст. 232, 238 ТК РФ). Однако, размер возмещаемой суммы зависит от того, был ли заключен договор о полной материальной ответственности с виновными лицами. На практике, такие договоры заключают с лицами, работа которых связана с ТМЦ или с денежными средствами организации, но далеко не с каждым.

Перечень должностей, на которых можно «повесить» полную материальную ответственность, закреплен постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К примеру, с кладовщиком можно заключить такой договор, а с уборщицей складских помещений — нет. Хотя вторая из работников ежедневно пребывает на складе и теоретически тоже может совершить кражу.

Если с виновными в недостаче лицами договор о полной материальной ответственности не заключен, то размер взыскиваемой суммы будет ограничен. Согласно ст. 241 ТК РФ, он не может быть больше среднемесячного заработка.

Отметим, что и при полной ответственности работодатель вправе самостоятельно взыскивать (без согласия работника по распоряжению руководителя) только среднемесячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Остальное — по согласию виновного лица или через суд.

При этом, нужно учитывать требования ст. 138 ТК РФ об ограничении взыскиваемой суммы в месяц: 20% от зарплаты как максимум (а в случаях, предусмотренных ст. 107 УИК РФ и ст. 99 закона РФ "Об исполнительном производстве" от 02.10.2007 № 229-ФЗ, — не более 50 % от заработной платы). Если сумма среднемесячного заработка больше 20% от ежемесячной зарплаты, то взыскание затянется на несколько месяцев, пока не будет выбрана вся сумма.

Как недостачи, выявленные при инвентаризации, отразить в налоговом учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Грабеж компании без участия в этом ее работников

В случае наличия фактов грабежа третьими лицами работники не виноваты (если они не совершали с грабителями действий по предварительному сговору). Даже, если сами отдали ценности грабителям.

Например, если при разбойном нападении лиц с применением оружия охранник открыл им склад, то обвинять его в этом и требовать возмещения похищенных ценностей незаконно. Он действовал под страхом смерти. При ограблении руководитель компании, которой подчинен склад, обращается в полицию.

Проводить расследование, устанавливать виновных лиц будут компетентные органы, а выносить приговор и решение о возмещении ущерба — суд. Служба безопасности фирмы таких полномочий не имеет. В итоге, руководству компании остается ждать, даже если к ограблению причастен персонал.

Естественная убыль имущества организации

В случаях естественной убыли имущества организации никто не виноват, потому как это происходит с учетом технологических условий хранения и транспортировки имущества, климатического и сезонного факторов объекта. Например, высыхание краски, заплесневение хлебобуочных изделий, порча овощей и др. По естественной убыли законодательством РФ установлены допустимые нормы потери массы или объема товаров (грузов, ТМЦ).

Нормы естественной убыли утверждены:

1. Минздравом  РФ — по лекарствам, средствам для дезинфекции, дезинсекции и дератизации.
2. Минпромторгом РФ — по металлическим рудам, сырью, применяемому в металлургии, коксу, шлакам, металлам, древесине и продукции ее переработки, минеральным удобрениям, жидким криопродуктам, лакокрасочным материалам, химпродукции и фармацевтической продукции, продтоварам в сфере торговли и общепита.
3. Министерством строительства и ЖКХ РФ — по цементу, кварцевому песку и иным стройматериалам.
4. Минсельхозом РФ — по продукции растениеводства сельского хозяйства, животноводства, микробиологической, мясу, молоку, мукомольно-крупяной и иной пищевой продукции, комбикормам и ветеринарным препаратам.
5. Минэнергетики РФ — по нефти, нефтепродуктам, каменному и бурому углям, торфу и горючим сланцам, альтернативным видам топлива.

Когда нельзя взыскать ущерб

При взыскании среднемесячного заработка с виновных лиц руководство обязано учесть ряд обстоятельств, за наступление которых персонал ответственности не несет. Согласно ст. 239 ТК РФ, работник не считается виновным, если причиной недостачи при инвентаризации стали:

• войны, наводнения, пожары, землетрясения и прочие стихийные бедствия, забастовки, изменения законодательства РФ или любые иные обстоятельства (форс-мажор), на которые затронутый ими работник не может реально воздействовать;
• необходимая оборона;
• устранение опасности, непосредственно угрожающей личности и правам работника (например, при ограблении склада);
• отсутствие соответствующих условий хранения вверенного работнику имущества по вине работодателя;
• нормальный хозяйственный риск.

Если с первыми тремя пунктами все понятно, то остальные вызывают вопросы. При отсутствии нормальных условий хранения ценностей бесполезно требовать их сохранности от персонала. Например, если у склада на дверях нет запорных механизмов, то туда может попасть любой желающий. Работник физически не может находиться у дверей каждую минуту смены.

Аналогично не спрашивают с персонала за порчу ценностей, если в помещении не подходящая температура, повышенная или пониженная влажность. Если магазин закупил замороженные полуфабрикаты, но не позаботился о холодильном оборудовании, то и товары потеряют свои свойства.

Под нормальным хозяйственным риском понимается хищение товаров покупателями с полок магазинов самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). Если руководство магазина решило вести торговлю по типу самообслуживания, выкладывая товары в свободный доступ, то оно обязано предполагать возможные хищения. В таких магазинах всегда будет риск, что покупатель уйдет с товаром без оплаты. Поэтому, если при инвентаризации выявлена недостача, то спрашивать ее с кассира или с продавца бессмысленно.

Работники не будут нести ответственность за чужую кражу, потому что это незаконно. Виновным будет лицо, совершившее кражу. Поэтому придется снова подать заявление в полицию, чтобы там установили преступника, а суд — взыскал с него ущерб. В итоге, в торговых сетях самообслуживания дорогостоящий товар помещают в закрытую витрину с сигнализацией или на кассовую зону (за спиной у кассира).

Как оформить недостачу по инвентаризации

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то работодатель обязан провести внутреннюю проверку. Руководителю организации следует установить размер ущерба и причину его возникновения. Для этого можно создать специальную комиссию.

Комиссия установит размер ущерба и причины его возникновения (ст. 247 ТК РФ).  С соответствующих работников в обязательном порядке должна быть запрошена объяснительная с изложением ими видения ситуации.

На практике бывает так, что директор с кем-то договорился о рассрочке платежа и отгрузил товары. При этом, он не сообщил об этом бухгалтерии и не сделал этого позднее (вплоть до дня инвентаризации). Или еще одна распространенная ситуация: поставщик прислал товары не в полном объеме. В таких случаях работники могут прояснить ситуацию (например, сообщить работодателю о том, что они направили претензию поставщику).

Объяснительная составляется лично работником в произвольной форме и на имя директора. Отметим, что такая записка обязательно должна быть в деле, потому что того требует ст. 247 ТК РФ. Однако, если работник отказался давать пояснения, тогда оформляйте соответствующий акт. Он станет подтверждением, что обязанность по истребованию объяснений от работника вы выполнили.

Списание недостачи при инвентаризации за счет зарплаты работников (взыскание среднемесячного заработка) производится на основании распоряжения директора, но это не значит, что можно долго тянуть с этим. На его подготовку время ограничено. Законодательством РФ на это дается один месяц с даты окончательного установления размера ущерба. Если указанный срок был пропущен и сумма ущерба превышает среднемесячный заработок виновного лица или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, то взыскание в принудительном порядке (без согласия работника) становится невозможным. В таких случаях деньги возвращаются через суд (ст. 248 ТК РФ).

На заметку! Размер ущерба определяют по рыночном ценам, действующим на дату хищения в этой местности. При этом сумма не будет ниже стоимости, отраженной в бухгалтерской отчетности, с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ).

При нарушении работодателем порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать такие действия в судебном порядке. Помним, что весь ущерб может быть взыскан только с работника в рамках договора о полной материальной ответственности. Если такого договора нет, то и суд вряд ли обяжет виновника возместить всю сумму ущерба.

Однако, не все потеряно. Многие работники чувствуют ответственность, боятся потерять работу и согласны на возмещение ущерба. Но, допустим, не общей суммой, а постепенно. То есть, с ним можно договориться о рассрочке платежей. Оформляется она документально. В этом случае виновное лицо подписывает письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба с указанием суммы и сроков. При этом, у работодателя остается на руках некая гарантия получения денег. Если работник уволится, не погасив задолженность, то на основании такого документа директор сможет взыскать остальную сумму ущерба через суд.

На заметку! Возместить причиненный организации ущерб можно не только деньгами. По договоренности с работодателем виновное лицо может передать организации равноценное имущество или своими средствами устранить причиненные повреждения.

Недостача при инвентаризации — проводки

В бухучете обязательно указывают выявленные при инвентаризации расхождения. Себестоимость утраченных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Счет применяется в корреспонденции с кредитом, например, счета 10 «Материалы» или 41 «Товары» (в зависимости от того, что утрачено).

Затем отражается списание ущерба с зарплаты работника. Сумма отправляется на дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2, а потом частями или в полном объеме — списывается на зарплату работника в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Дт 70 Кт 73-2).

Пример: По результатам ежегодной инвентаризации выявлена недостача двух планшетов на складе техники общей стоимостью 60 000 руб. С кладовщиком заключен договор о полной материальной ответственности, его вина доказана. Удержать принудительно можем только среднемесячный заработок. У виновника он составляет 79 000 руб. А ежемесячная зарплата за вычетом НДФЛ равна 70 000 руб.

Несмотря на то, что среднемесячного заработка хватит, чтобы погасить ущерб сразу, мы не сможем списать сумму долга в полном объеме, потому что вправе забирать только 20 % от ежемесячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ). В нашем случае сумма ежемесячного взыскания составит: 70 000 руб. х 20%/100% = 14 000 руб. При взыскании по 14 000 руб. с каждой зарплаты кладовщика работодатель сможет возместить всю сумму ущерба за 5 месяцев.

В бухгалтерии выявленная в ходе инвентаризации недостача товаров (по примеру - планшетов) отражается следующими проводками.

Если бы недостача произошла из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора) или виновное лицо определить не удалось, то себестоимость утраченных ценностей пришлось бы списать на прочие расходы. Решение об этом также принимает руководитель, в связи с чем оформляется соответствующий приказ.

В таком случае себестоимость пропавших планшетов отразили бы аналогично: Дт 94 Кт 41. Однако, потом из-за отсутствия виновнивных лиц списали бы ее на прочие расходы: Дт 91-2 Кт 94. Таким же образом составляются проводки в том случае, если суд не удовлетворил взыскание с виновника. Правда, в этом случае основанием для списания станет уже не приказ директора, а решение суда (п. 5.2 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Итоги

Недостача при инвентаризации имущества организации взыскивается в определенном порядке. Это зависит от вида недостачи и обстоятельств, по которым она образовалась. Недостача должна быть правильно отражена в бухучете организации. Основные нюансы, с которыми может столкнуться работодатель при выявлении недостачи имущества, приведены выше в статье.