Недостача денежных средств в кассе – проводки

В каких случаях возможна недостача денежных средств в кассе? Проводки по ущербу составляются в учете по итогам инвентаризации или после выявления расхождений в документах в процессе оперативного контроля. Обязательные инвентаризации проводятся перед формированием годовой финансовой отчетности, при смене кассира, при обнаружении фактов порчи имущества или хищения. В ходе проверки сопоставляется информация об остатках по бухгалтерским документам и фактическое наличие ценностей. Результаты фиксируются актом.

Когда обнаружена недостача денег в кассе, проводка составляется в периоде, к которому относится дата проведения инвентаризационных мероприятий. До момента документального оформления сумм недостачи или излишка бухгалтерские корреспонденции по этим цифрам не записываются. Ущерб в виде недостачи фиксируется по счету 94 в дебете. Одновременно с этим необходимо привести в соответствие значение счета 50, то есть надо уменьшить конечное сальдо через кредитовый оборот.

Дальнейшие действия бухгалтера зависят от обстоятельств случившегося:

• недостача может быть списана на виновных лиц, возмещение осуществляется добровольно путем взноса наличности или удержания из заработной платы;
• виновные лица выявлены, но не согласны компенсировать ущерб – тогда разрешение проблемы переходит в плоскость судебного урегулирования с последующим принудительным взысканием;
• при отсутствии виновных лиц, или при наличии оснований, исключающих возможность взыскания средств, недостача списывается в расходы;
• если суд вынес решение об отказе в удовлетворении требований субъекта хозяйствования по принудительному возмещению денежных средств, ущерб в бухгалтерском учете относится на прочие расходы с последующим покрытием из прибыли.

Когда в возникновении недостачи доказана вина кассира, сотрудник должен возместить всю сумму ущерба, так как с ним при приеме на должность заключается договор о полной материальной ответственности. При недостаточности средств допускается погашение долга с рассрочкой. При увольнении виннового лица взыскание возможно только в судебном порядке.

Недостача в кассе – проводки на примерах

Пример 1

При инвентаризации кассы были обнаружены фальшивые купюры на сумму 5000 руб. Виновным признан кассир, причиненный ущерб покрыт из заработной платы работника (зарплата начислена в сумме 56 000 руб., налог из нее удержан в размере 7280 руб.). Записи в учете:

• Д-т 94 – К-т 50 – 5000 руб. – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка составлена на основании акта инвентаризации и приложенной к нему копии экспертного заключения;
• Д-т 73.2 – К-т 94 – 5000 руб. – издан приказ о привлечении к материальной ответственности кассира;
• Д-т 26 – К-т 70 – 56 000 руб. – кассиру за истекший месяц начислена заработная плата;
• Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ – 7280 руб. – из начисленной в пользу кассира зарплаты удержан налог;
• Д-т 70 – К-т 73.2 – 5000 руб. – по заявлению виновного лица возмещение недостачи произведено через удержание при выплате заработной платы.

Пример 2

При подсчете денег во время инкассации допущена ошибка, в результате чего сформировалась недостача. Несоответствие выявили после зачисления денег на банковский счет – подлежало зачислению 228 500 руб., фактически переданы деньги в сумме 220 000 руб. Кассир внес недостающую сумму наличными денежными средствами. Проводки в учете:

• Д-т 57 – К-т 50 – 228 500 руб. – зафиксирована операция по сдаче наличности из кассы инкассатору;
• Д-т 51 – К-т 57 – 220 000 руб. – произошло зачисление сданных денег на расчетный счет, что подтверждено банковской выпиской;
• Д-т 94 – К-т 57 – 8500 руб. – выявлена недостача в кассе, проводка составлена после проведения внутреннего расследования;
• Д-т 73.2 – К-т 94 – 8500 руб. – ущерб списан на виновное лицо в полном объеме;
• Д-т 50 – К-т 73.2 – 8500 руб. – недостача погашена путем внесения денег в кассу.

Пример 3

На предприятии проведена инвентаризация кассы в связи со сменой материально ответственного лица – предыдущий кассир умер, что подтверждено копией свидетельства о смерти. По итогам проверки произведено отражение недостачи, проводки бухгалтер составил так, чтобы ущерб отнести на расходы, так как виновное лицо уволено в связи со смертью и возместить средства не может. Сумма недостачи составляет 3500 руб. Корреспонденции в учете:

• Д-т 94 – К-т 50 – 3500 руб. – зафиксирована недостача;
• Д-т 91.2 – К-т 94 – 3500 руб. – ущерб списан на расходы.