Компенсация сотруднику за аренду жилья

Виды компенсаций по ТК

Все расходы работников могут компенсироваться нанимателем в обязательном либо добровольном порядке. Согласно ТК, подлежат возмещению, к примеру, следующие виды расходов:

• командировочные (ст. 168);
• связанные с разъездной работой (ст. 168.1);
• на переезд в иную местность на работу (ст. 169);
• по использованию личного имущества работника (ст. 188) и др.

К необязательным расходам, которые наниматель может возместить, относят, например, оплату питания, детсада. Здесь наниматель сам, с учетом своих финансовых возможностей, решает, что, в каком размере компенсировать.

Порядок, размеры (добровольной, необязательной!) компенсации закрепляются в локальных актах организации!

Наниматель может компенсировать арендные расходы двумя способами. Первый: напрямую заключив договор с арендодателем и оплатив аренду за свой счет. Второй: путем возмещения трат работника, внесшего арендную плату из своих средств. Рассмотрим распространенные случаи обязательной и «неоднозначной» компенсации аренды жилья сотрудникам, а также ключевые вопросы ее налогообложения.

Возмещение командировочных расходов

К командировочным расходам, подлежащим возмещению, причисляют стоимость проезда (туда – обратно), оплату гостиницы либо аренды жилья и др. Вся сумма возмещения полностью учитывается в налоговой базе по прибыли. Если наниматель сам арендует жилье командированному и оплачивает его, данные расходы также учитываются, но только за периоды фактического проживания.

Таким образом, оплата аренды жилья командированным лицом из своих средств подлежит полному возмещению:

1. Если есть документы о суммах арендных платежей, обосновывающие расходы. Тогда НДФЛ и взносы с компенсации не удерживаются (п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК).

2. Если документов, обосновывающих арендные расходы, нет, то компенсация облагается взносами. НДФЛ же удерживают с сумм, которые превышают следующие суточные лимиты:

• 700 р. (при командировке по России);
• 2 500 р. (при зарубежной служебной поездке).

Нужно ли удерживать алименты по исполнительному листу с компенсации за аренду жилого помещения работнику, предусмотренной трудовым договором? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Перечень конкретных расходов, подтвержденных документально, размеры их возмещения можно прописать в Положении о командировках. Если его нет, решения по компенсациям принимаются нанимателем индивидуально.

Расходы при переезде в другую местность на работу

Возмещение аренды жилья сотрудникам при переезде в иную местность на работу прямо не обозначено ст. 169 ТК. Но наниматель обязан возместить расходы:

• по переезду самого работника и его членов семьи, перевозке багажа, имущества (кроме случаев, когда наниматель предоставляет средство передвижения);
• по обустройству на новом месте проживания.

Как видим, в статье фигурируют лишь «переезд» и «обустройство», причем без какой-либо конкретики. О проживании, обеспечении жильем напрямую ничего не сказано.

Тем не менее отсутствие конкретного описания расходов при переезде и обустройстве допускает возможность причисления арендной платы за жилье к расходам из ст. 169 ТК. То есть аренда может признаваться обустройством, что подтверждает в т. ч. судебная практика.

Следовательно, наниматель может сам снять и оплатить жилье иногороднему сотруднику либо компенсировать расходы, потраченные сотрудником на оплату жилья. Что касается обложения НДФЛ, то тут ситуация неоднозначная, так как по данному вопросу существуют разные позиции:

1. Арендная плата жилья – это оплата услуг, которую производит наниматель в интересах работника, получающего от этого материальную выгоду. То есть это натуральный доход работника, подлежащий обложению НДФЛ и взносами (разъяснения Минфина, письмо № 03-03-06/1/34531 от 14.06.2016, а также письмо № 03-03-06/1/823 от 12.01.2018).
2. Компенсация работнику аренды жилья связана с выполнением его должностных обязанностей, имеет компенсирующий характер. То есть без переезда, живя в другой местности, иногородний работник не смог бы выполнять свои обязанности. Здесь арендная плата произведена как бы в интересах нанимателя, следовательно, она не облагается НДФЛ. Данная позиция обозначена некоторыми судебными решениями (пример – Постановление ФАС ВСО № Ф02-4189/13 от 11.09.2013).

Из сказанного выше можно сделать вывод, что «безопаснее», видимо, все же платить НДФЛ с арендной платы. Особенно если наниматель не готов защищать, обосновывать свои действия через суд. Но делать это следует именно за период фактического проживания, даже если наниматель внесет предоплату за несколько месяцев вперед.

Если характер работы разъездной

Здесь речь идет об особых условиях труда работника. Компенсация выплачивается нанимателем за аренду согласно порядку, прописанному в локальном акте. Допускается два варианта компенсации арендных расходов:

1. Возмещение фактических трат работника, подтвержденных документами. Данные расходы обусловлены производственной необходимостью, имеют компенсирующий характер. Предполагается, что без них выполнение должностных обязанностей невозможно. Соответственно, НДФЛ и взносами данная компенсация не облагается (ст. 217 и 422 НК).
2. Выплата в рамках компенсации сотруднику за аренду квартиры в виде специальной надбавки, установленной к заработку работника (применительно к п. 3 ст. 255 НК). Здесь надбавка – часть зарплаты, соответственно, подлежит обложению НДФЛ и взносами.

Итоги

Наниматель в обязательном порядке по ТК возмещает расходы работника, в т. ч. арендную плату за жилье, но только при определенных обстоятельствах. Среди них значатся расходы, связанные с командировками (ст. 168 ТК), разъездной работой (ст. 168.1 ТК), переездом для работы в иной местности (ст. 169 ТК).