Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.
Размер суточных для загранкомандировок
Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов. В организации разрабатывают внутренний документ (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).
Суточные – это компенсация работнику расходов при проживании вне постоянного места жительства (ст.168 Трудового кодекса РФ). Организация вправе установить любой размер суточных. Однако, есть следующая тонкость - с сумм превышения установленных норм по Налоговому кодексу предприятие начислит:
-
НДФЛ (в общем случае 13%);
-
страховые взносы (в ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%).
Установленные законом нормы составляют (п. 3 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ):
-
700 рублей для поездок по России;
-
2500 рублей для командировки за рубеж.
Российское законодательство постоянно меняется, но будут ли установлены новые необлагаемые суточные при командировке в Беларусь в 2019, нормы для командировок в другие зарубежные страны, пока неизвестно.
Компания может установить свой размер суточных для поездки в каждую страну. При однодневной зарубежной поездке суточные составляют 50 % от установленных сумм (п.19 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749).
Пример
ООО «Полет» направило своего сотрудника Васильева А.П. в командировку в Казахстан. На предприятии утверждено Положение о командировках, в котором указано: «командировка в Казахстан - суточные (2019 год) установить в размере 3000 рублей за каждый день пребывания за рубежом». В Казахстане Васильев А.П. пробыл 2 дня.
При утверждении авансового отчета бухгалтер ООО «Полет» произвел следующие расчеты:
2 дня х 3000 = 6000 рублей - начислены суточные за дни пребывания в Казахстане,
2 дня х 2500 = 5000 рублей – установленная НК РФ норма для целей НДФЛ по суточным в загранкомандировках,
6000 – 5000 = 1000 рублей – сумма превышения фактических суточных над нормой,
1000 х 13 % = 130 рублей – начислен НДФЛ для удержания с Васильева А.П.,
1000 х 22 % = 200 рублей – начислены страхвзносы ПФР,
1000 х 2,9% = 29 рублей – начислены взносы ФСС,
1000 х 5,1% = 51 рубль – взносы ФФОМС.
Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ
Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.
При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):
-
даты определяются по проездным документам;
-
день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;
-
день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.
Компания может установить свою методику расчета, но для целей включения суточных в расходы по налогу на прибыль стоит руководствоваться общим порядком.
Пример
ООО «Краски» г. Москва направило своего сотрудника Лотова М.А. в Беларусь в г. Минск. Он выехал из Москвы поездом 18.10.2018 г. в 22.55. Пересек границу и въехал на территорию Беларуси 19.10.2018. Обратно из Минска Лотов выехал 23.10.2018 г. в 08.00 часов, пересек границу и вернулся в Москву в 17.00 часов того же дня. В Положении о командировках ООО «Краски» указало, что при командировках в Беларусь размер суточных 2018 г. равен 2500,00 рублей, для российских поездок суточные – 700 рублей.
Начисляем суточные:
18.10.2018 – день в России,
19.10.2018 – день въезда (день пересечения границы) считается как день за рубежом,
21.10.2018 – 22.10.2018 – дни, проведенные за границей,
23.10.2018 – день выезда (день пересечения границы) считается как день в России.
Итого дней в командировке: 2 дня в России (18.10.2018, 23.10.2018), 3 дня за рубежом (19.10.2018, 21.10.2018, 22.10.2018).
2 дня х 700 рублей = 1400 рублей суточные по территории России,
3 дня х 2500 рублей =7500 рублей суточные по Беларуси.
Всего ООО «Краски» начислило суточных Лотову М.А.:
1400 + 7500 = 8900 рублей.
Для точного подсчета необходимо обращать внимание не только на даты отъезда-приезда, но и на даты/время пересечения границ.
При отсутствии билетов подтвердить даты могут другие документы – путевой лист ТС с чеками заправки по маршруту следования, счета из гостиниц и так далее (п.7 Положения № 749).
В какой валюте выдавать суточные
Организация вправе решить сама, выдаст она аванс на суточные в конвертируемой валюте, валюте страны направления либо в рублях по курсу на день отъезда. Если деньги были выданы в валюте, то после возвращения из командировки сотрудника и составления авансового отчета, суточные и расходы за рубежом в иностранной валюте пересчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета (п. 7 и приложение к ПБУ 3/2006).
Пример
ООО «Ива» направило в командировку Карпова П.В. в Казахстан 10.01.2019. В день отъезда Карпову П.В. выдали аванс - суточные в командировке в Казахстан 2019 года в общей сумме 170 000 тенге. Вернувшись, Карпов составил авансовый отчет. Отчет утвержден руководителем 23.01.2019 г.
Курс тенге, установленный Центробанком, на 10.01.2019 - 17,80 руб. за 100 тенге; на 23.01.2019 г.- 18,00 руб. за 100 тенге.
Для учета суточных бухгалтер 10.01.2019 перевела выданный аванс в рубли:
курс: 100 тенге = 17,8 руб., 1 тенге = 0,178 руб.
170 000 х 0,178 = 30260 руб. – выдан аванс на командировку в пересчете на рубли.
На день утверждения авансового отчета 23.01.2019 бухгалтер пересчитала суточные по текущему курсу Центробанка:
аванс выданный в валюте 170 000 тенге, пересчитан на рубли по курсу 23.01.2019,
курс: 100 тенге = 18,0 руб., 1 тенге = 0,18 руб.
170 000 х 0,180 руб. = 30 600 руб. – размер аванса в рублях на дату утверждения отчета.
При этом образуется положительная курсовая разница в размере 340 руб. (30 600 – 30 260).
